Dan Ostergaard · Co-fondatore, Trusty · Ex responsabile globale della compliance di Novartis · Fondatore di PolicyStore
Le organizzazioni investono molto nella redazione di policy di compliance. I team legali le revisionano, i dirigenti le approvano e vengono caricate su drive condivisi o portali interni.
Ma scrivere le policy è solo il primo passo.
La vera sfida è garantire che tali policy raggiungano effettivamente i dipendenti e influenzino le decisioni quotidiane. Nella gestione della compliance, questo divario viene spesso chiamato il problema dell’“ultimo miglio”: la distanza tra la progettazione della policy e la consapevolezza dei dipendenti.
Quando le policy sono difficili da trovare, raramente consultate o sepolte in documenti statici, smettono di funzionare come strumenti di governance. Diventano invece lettera morta.
Per le aziende di qualsiasi dimensione, colmare questo ultimo miglio è essenziale per costruire un programma di compliance efficace.
Cos'è l'ultimo miglio della compliance?
L’ultimo miglio della compliance si riferisce alla sfida di garantire che le policy aziendali raggiungano effettivamente i dipendenti e siano accessibili negli ambienti di lavoro quotidiani. Descrive il divario tra la redazione delle policy di compliance e la garanzia che i dipendenti possano accedervi e comprenderle facilmente.
La maggior parte dei fallimenti di compliance non si verifica perché le organizzazioni non hanno policy. Si verifica perché le policy non raggiungono mai le persone che prendono decisioni operative.
Perché le autorità di regolamentazione si concentrano sulla comunicazione delle policy
Le autorità di regolamentazione moderne valutano sempre più se i programmi di compliance siano operativamente efficaci, e non semplicemente documentati.
Quando le autorità esaminano un programma di compliance, pongono tipicamente domande come:
- Le policy sono state comunicate chiaramente ai dipendenti?
- I dipendenti hanno ricevuto formazione sulle policy?
- I dipendenti potevano accedere facilmente alle linee guida quando necessario?
Le linee guida utilizzate dai pubblici ministeri per valutare i programmi di compliance aziendale esaminano specificamente se le policy siano state distribuite e integrate in tutta l’organizzazione, piuttosto che semplicemente scritte e archiviate.
In altre parole, una policy a cui i dipendenti non possono accedere facilmente può fornire una protezione limitata durante un’indagine.
Lacune nella formazione e nella comunicazione delle policy
In un recente caso giudiziario che ha coinvolto Qube Ports Pty Ltd, un tribunale federale ha stabilito che l’azienda non ha fornito la formazione richiesta ai dipendenti entro i tempi previsti. Il tribunale ha concluso che l’organizzazione aveva violato gli accordi sul posto di lavoro a causa di debolezze nei suoi sistemi di compliance.
Programmi di compliance che esistono ma falliscono operativamente
I principali provvedimenti delle autorità di vigilanza rivelano frequentemente lo stesso schema: le aziende hanno policy e procedure formali, ma sono comunicate male internamente o raramente utilizzate nella pratica.
Questi fallimenti evidenziano una lezione ricorrente nella governance aziendale: una policy scritta da sola non garantisce la compliance.
In un recente caso giudiziario che ha coinvolto Qube Ports Pty Ltd, un tribunale federale ha stabilito che l’azienda non ha fornito la formazione richiesta ai dipendenti entro i tempi previsti. Il tribunale ha concluso che l’organizzazione aveva violato gli accordi sul posto di lavoro a causa di debolezze nei suoi sistemi di compliance.
Perché le policy spesso non raggiungono i dipendenti
Diverse sfide strutturali rendono difficile la comunicazione delle policy per le organizzazioni moderne.
- Forza lavoro distribuita: i dipendenti possono lavorare in più sedi, ambienti remoti o siti operativi.
- Sovraccarico di policy: le organizzazioni spesso mantengono decine di policy, rendendo difficile per i dipendenti trovare rapidamente le linee guida giuste.
- Documentazione statica: le policy sono comunemente distribuite come lunghi documenti PDF archiviati in drive condivisi.
- Visibilità limitata: il management può avere poca visibilità sul fatto che le policy vengano consultate o meno.
Questi fattori creano il problema dell’ultimo miglio: le policy esistono, ma sono disconnesse dal lavoro quotidiano.
Colmare l'ultimo miglio della compliance
Migliorare l’efficacia delle policy non richiede necessariamente grandi dipartimenti di compliance o sistemi complessi.
Al contrario, le organizzazioni traggono vantaggio concentrandosi su accessibilità e visibilità.
I miglioramenti pratici includono:
- rendere le policy accessibili su dispositivi mobili
- fornire riassunti brevi delle policy chiave
- centralizzare la distribuzione delle policy
- monitorare le tendenze di coinvolgimento complessive tra le sedi
L’obiettivo è garantire che i dipendenti possano trovare e consultare facilmente le policy quando prendono decisioni.
Come aiuta la distribuzione digitale delle policy
Gli strumenti di distribuzione digitale delle policy sono sempre più utilizzati per affrontare il lato operativo della compliance.
Piattaforme come la Trusty Compliance App si concentrano sulla distribuzione delle policy di compliance direttamente sui dispositivi mobili dei dipendenti, aiutando le organizzazioni a rendere i materiali di governance più accessibili in diverse sedi.
Le policy possono essere aggiornate centralmente, riassunte per una rapida comprensione e distribuite istantaneamente. Le analisi del coinvolgimento possono anche fornire approfondimenti a livello di sede sull’accesso alle policy, aiutando le organizzazioni a capire come le policy circolano tra gli uffici o i siti operativi.
Questo approccio aiuta ad affrontare la sfida centrale dell’ultimo miglio: garantire che le policy raggiungano effettivamente la forza lavoro.
Letture correlate: perché i dipendenti non leggono le policy di compliance, formazione sulla compliance dei dipendenti che ne dimostra la comprensione e perché avere delle policy non è più sufficiente.
Domande frequenti
L'"ultimo miglio" della compliance si riferisce al divario tra la creazione di policy di compliance e la garanzia che i dipendenti le vedano, le comprendano e le applichino effettivamente nel loro lavoro quotidiano. Molte organizzazioni hanno policy ben scritte, ma questi documenti spesso rimangono sepolti nei sistemi interni o nelle cartelle condivise. Colmare l'ultimo miglio significa rendere le policy accessibili, comprensibili e visibili in tutta la forza lavoro.
Le policy di compliance spesso falliscono perché i dipendenti non riescono a trovarle o accedervi facilmente. Le policy sono spesso distribuite come documenti statici, archiviate in cartelle interne o inviate una volta via email e dimenticate. Senza un accesso semplice e una visibilità regolare, le policy possono esistere formalmente ma avere poca influenza sul comportamento.
Le PMI possono migliorare la comunicazione delle policy rendendole facili da consultare e da comprendere. Questo include fornire accesso mobile, offrire riassunti chiari di policy complesse e garantire che le policy siano archiviate centralmente e aggiornate costantemente. Le piattaforme di distribuzione digitale delle policy possono aiutare le organizzazioni a distribuire le policy direttamente ai dipendenti in diverse sedi.
Le autorità di regolamentazione valutano sempre più se i programmi di compliance sono implementati efficacemente, non solo documentati. Questo include l'esame di come vengono comunicate le policy, se i dipendenti ricevono formazione e se le organizzazioni possono dimostrare che le policy sono state distribuite in tutta la forza lavoro.
La distribuzione delle policy è il processo di consegna di documenti di governance come codici di condotta, policy anti-corruzione o regole sul posto di lavoro ai dipendenti. Una distribuzione efficace garantisce che le policy siano accessibili, visibili e aggiornate regolarmente in modo che i dipendenti possano consultarle quando prendono decisioni.
Le forze lavoro oggi sono spesso distribuite tra uffici, ambienti remoti e siti operativi. Se le policy sono disponibili solo in cartelle interne o intranet, i dipendenti potrebbero non accedervi quando necessario. Rendere le policy accessibili tramite dispositivi mobili o piattaforme centralizzate aiuta a garantire che i materiali di governance rimangano visibili in tutta l'organizzazione.
La tecnologia può aiutare le organizzazioni a gestire la distribuzione delle policy in modo più efficace centralizzando i documenti, consentendo aggiornamenti istantanei e fornendo visibilità sul livello complessivo di consultazione delle policy. Le piattaforme digitali consentono alle aziende di distribuire le policy rapidamente e garantire che i dipendenti in diverse sedi possano accedere alle stesse informazioni.
Per coinvolgimento sulle policy si intende quanto attivamente i dipendenti consultano le policy di compliance e interagiscono con esse. Le organizzazioni possono monitorare le tendenze di coinvolgimento, ad esempio se le policy vengono consultate in diversi uffici o team, per capire come i materiali di governance circolano all'interno dell'organizzazione.
Le PMI spesso operano senza dipartimenti di compliance dedicati. Garantire che i dipendenti possano accedere facilmente alle policy è quindi essenziale per mantenere standard coerenti in tutta l'organizzazione. Affrontare l'ultimo miglio aiuta le PMI a trasformare le policy scritte in linee guida pratiche per le decisioni aziendali quotidiane.
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