Dejan Jasnic · Co-fondatore e Compliance Lead, Trusty · Oltre 20 anni di esperienza in antifrode e compliance · Membro del consiglio direttivo dell’ACFE Swiss Chapter
La legge spagnola sul whistleblowing richiede alle aziende di avere un canale di segnalazione interna per i casi in cui si verifichi un illecito all’interno dell’azienda.
Perché un responsabile del sistema di whistleblowing?
L’articolo 8 della legge sul whistleblowing richiede la nomina di un Responsabile del Sistema per il canale di segnalazione, che può essere una persona fisica o un organo collegiale. Inoltre, l’azienda deve designare uno dei suoi dipendenti per gestire le comunicazioni per conto dell’organo collegiale nel caso in cui venga presentata una segnalazione.
La legge sul whistleblowing chiarisce che, nel caso di una società del settore privato, il Responsabile del Sistema sarà allo stesso modo una persona fisica o l’entità a cui l’organo collegiale responsabile ha delegato le proprie funzioni.
D’altra parte, nel caso di gruppi societari, la legge stabilisce regole riguardanti i Responsabili del Sistema. Nello specifico, può esserci una sola persona per l’intero gruppo societario o una persona per ogni società del gruppo.
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Nomina del responsabile del sistema di whistleblowing
Questo Responsabile del Sistema deve agire liberamente e senza ricevere pressioni o istruzioni da parte di colleghi all’interno della propria azienda. Se un gruppo societario ha più Responsabili del Sistema, questi possono scambiarsi liberamente informazioni rilevanti per la corretta gestione delle segnalazioni, a condizione che rispettino la riservatezza delle loro comunicazioni.
È importante ricordare che le nomine e le revoche dei Responsabili del Sistema devono essere notificate all’Autorità Indipendente per la Protezione degli Informatori o, se del caso, alle autorità e ad altri organismi regionali, giustificando i motivi della nomina o della revoca.
In quegli enti o organizzazioni in cui è già stata designata una persona responsabile della funzione di compliance o della gestione delle politiche di integrità, questo dipendente può essere nominato Responsabile del Sistema se soddisfa i requisiti stabiliti dalla legge sul whistleblowing.
Funzioni del responsabile del sistema di whistleblowing
Di conseguenza, questa persona deve adempiere a determinati obblighi, specialmente durante la gestione di una segnalazione interna:
- Inviare al segnalante una conferma di ricezione della comunicazione entro i termini previsti dalla legge.
- Gestire le attività di indagine.
- Mantenere in ogni momento la riservatezza del segnalante, anche nei confronti degli organi direttivi dell’azienda.
- Mantenere la comunicazione con il segnalante nel caso in cui siano necessarie informazioni aggiuntive sui fatti oggetto della segnalazione.
- Informare il segnalante dei suoi diritti e delle azioni che può intraprendere per tutelarli all’interno dell’azienda.
- Rispettare sempre la presunzione di innocenza e l’onore delle persone coinvolte.
- Trasmettere immediatamente tutte le informazioni rilevanti alla Procura della Repubblica quando i fatti possono essere indicativi di un reato. Se i fatti ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea, la questione sarà deferita alla Procura europea.
Letture correlate: Nuova legge sul whistleblowing in Polonia: implicazioni e sfide per le aziende polacche e Il ruolo fondamentale dei canali di whistleblowing nella lotta alla corruzione.
Domande frequenti
La persona fisica o l'organo collegiale che l'articolo 8 della legge spagnola sul whistleblowing impone di nominare a ogni azienda dotata di un canale di segnalazione interna. Qualora venga scelto un organo collegiale, l'azienda designa un dipendente per la gestione e l'elaborazione delle comunicazioni presso lo stesso.
Sì. La legge consente di nominare un unico Responsabile del Sistema per l'intero gruppo o uno per ogni società. Diversi responsabili all'interno di un gruppo possono scambiarsi liberamente le informazioni rilevanti per il corretto trattamento delle segnalazioni, purché sia rispettata la riservatezza delle comunicazioni.
L'Autorità Indipendente per la Protezione degli Informatori o, se del caso, le autorità regionali competenti, indicando i motivi della nomina o della revoca. Una persona già responsabile delle politiche di compliance o integrità può assumere il ruolo se soddisfa i requisiti legali.
Confermare la ricezione entro i termini di legge, gestire le attività di indagine, garantire la riservatezza del segnalante anche nei confronti degli organi direttivi dell'azienda, mantenere i contatti con il segnalante, informarlo dei suoi diritti, rispettare la presunzione di innocenza delle persone interessate e trasmettere i fatti che possono costituire reato alla Procura della Repubblica o alla Procura europea qualora siano lesi gli interessi finanziari dell'UE.
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