Dejan Jasnic · Co-fondatore e Compliance Lead, Trusty · Oltre 20 anni di esperienza in antifrode e compliance · Membro del consiglio direttivo dell’ACFE Swiss Chapter
Il mondo aziendale sta vivendo un cambiamento verso la trasparenza e la responsabilità, con l’introduzione di un canale whistleblowing obbligatorio: uno strumento per la prevenzione e l’individuazione di azioni illecite nelle aziende con 50 o più dipendenti e in altre organizzazioni pubbliche e private.
Le aziende con 50 o più dipendenti possono configurare il software di whistleblowing di Trusty in pochi minuti, a partire da 49 € al mese.
Perché un canale whistleblowing è essenziale?
Ovviamente è fondamentale capire cosa spinge le aziende ad adottare questi strumenti. Non si tratta solo di conformarsi a una normativa, ma anche di riflettere un’autentica politica di responsabilità sociale d’impresa.
Occorre anche chiarire una questione essenziale: chi è il whistleblower? I whistleblower svolgono un ruolo cruciale nell’individuazione di irregolarità e, di conseguenza, nel rafforzamento dell’integrità organizzativa.
Caratteristiche principali
Un canale whistleblowing non è semplicemente una casella di posta elettronica. È un sistema interno di segnalazione progettato per garantire la riservatezza e la sicurezza sia del segnalante che del segnalato. Per essere efficace, deve essere:
- Accessibile e semplice: facilitare le segnalazioni è fondamentale per promuovere l’individuazione di irregolarità.
- Negoziato con la rappresentanza sindacale: È essenziale garantire la rappresentatività e l’accordo con i lavoratori.
- Sicuro: La riservatezza è fondamentale. Se opti per un canale di segnalazione esterno, l’azienda deve assicurarsi che rispetti tutti gli standard di sicurezza.
- Legale: conforme alla legge sulla protezione dei whistleblower e alle normative sulla protezione dei dati; la figura del responsabile della protezione dei dati è essenziale.
Requisiti obbligatori
Oltre a queste caratteristiche, il canale deve:
- Consentire segnalazioni anonime e garantire la riservatezza.
- Consentire segnalazioni sia scritte che verbali.
- Possedere un protocollo d’uso e una procedura per la gestione delle segnalazioni.
- Avere un regime sanzionatorio in conformità con la legislazione sul lavoro.
- Formare il personale incaricato della gestione delle segnalazioni.
- Registrare e inviare una conferma di ricezione entro 7 giorni.
- Stabilire una procedura per eliminare i dati personali.
- Rivedere periodicamente la sua efficacia.
Il responsabile del canale whistleblowing
È imperativo che ci sia una figura responsabile del sistema. Che si tratti di un individuo o di un organo collegiale, deve essere autonomo e privo di conflitti di interesse. Nelle aziende che dispongono di un compliance officer,
questa funzione può essere assegnata a tale figura.
Compliance: una cultura dell'integrità
L’introduzione dei canali di whistleblowing riflette nel complesso la necessità di una cultura della compliance nelle organizzazioni. Tuttavia, è importante capire che questo strumento è solo una parte di un approccio globale all’integrità.
Che si tratti di comuni, associazioni professionali o anche per denunciare il riciclaggio di denaro, l’obiettivo è lo stesso: promuovere l’integrità, la trasparenza e la responsabilità.
Conclusione
In sintesi, la corretta implementazione di un canale whistleblowing non solo garantisce la compliance legale, ma rafforza anche la cultura dell’integrità e della trasparenza nelle organizzazioni.
Ancora più importante, l’assenza o la carenza di questi canali può comportare sanzioni.
Letture correlate: Protocollo del Canale Whistleblowing e La Legge sul Canale Whistleblowing: Protezione e Conseguenze.
Domande frequenti
Aziende con 50 o più dipendenti e altre organizzazioni pubbliche e private. L'obbligo deriva dalla legge sulla protezione dei whistleblower che recepisce la Direttiva UE sul Whistleblowing, ma l'articolo sostiene che il canale sia essenziale per ogni organizzazione che desideri una cultura dell'integrità.
Deve consentire segnalazioni anonime e garantire la riservatezza, accettare segnalazioni scritte e verbali, disporre di un protocollo d'uso e di una procedura di gestione delle segnalazioni, un regime sanzionatorio in linea con la legislazione sul lavoro, gestori formati, un avviso di ricevimento entro 7 giorni, una procedura per la cancellazione dei dati personali e revisioni periodiche dell'efficacia.
Una figura designata, sia essa un individuo o un organo collegiale, che sia autonoma e priva di conflitti di interesse. Nelle aziende che hanno già un compliance officer, la funzione può essere assegnata a tale persona.
Sì. L'articolo elenca la negoziazione con la rappresentanza sindacale tra le caratteristiche chiave, per garantire la rappresentatività e l'accordo con i lavoratori, insieme all'accessibilità, alla sicurezza e alla conformità con le norme sulla protezione dei whistleblower e sulla protezione dei dati.
DA 49 EUR AL MESE
Trusty Whistleblowing: un canale di segnalazione conforme alla Direttiva UE sul Whistleblowing, attivo in pochi minuti senza progetti IT. Da 49 EUR al mese, prova gratuita di 7 giorni.