Dejan Jasnic · Cofondateur et responsable de la conformité, Trusty · Plus de 20 ans d’expérience en lutte antifraude et conformité · Membre du conseil d’administration de l’ACFE Swiss Chapter
Procédure lanceur d’alerte : de quoi s’agit-il ?
La procédure lanceur d’alerte est le document qui organise le recueil et le traitement des signalements dans votre entreprise. La loi parle de « procédure interne de recueil et de traitement des signalements » (article 8 de la loi Sapin II).
Elle est obligatoire pour les employeurs d’au moins 50 salariés. Son contenu minimal est fixé par le décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022. Une procédure claire rassure les salariés et vous permet de respecter les délais légaux.
Qui établit la procédure et comment ?
Votre entreprise établit la procédure selon l’instrument juridique de son choix, par exemple une note de service ou une annexe au règlement intérieur. Elle doit au préalable consulter les instances de dialogue social, en pratique le CSE (décret, art. 3).
Elle désigne les personnes ou le service chargés de recueillir et de traiter les alertes. Ces personnes disposent de la compétence, de l’autorité et des moyens suffisants, avec des garanties d’impartialité (décret, art. 5). Le canal de réception peut être confié à un prestataire externe (décret, art. 7).
Contenu obligatoire de la procédure
La procédure doit au minimum préciser :
- les canaux de signalement, écrits et oraux, et la possibilité d’obtenir une visioconférence ou une rencontre sous vingt jours ouvrés ;
- les modalités de l’accusé de réception écrit, dans un délai de sept jours ouvrés ;
- les conditions de recevabilité et le sort des signalements qui ne les remplissent pas ;
- les suites données aux signalements anonymes ;
- le délai du retour d’information, qui n’excède pas trois mois à compter de l’accusé de réception ;
- les garanties de confidentialité et d’intégrité des informations ;
- les conditions de clôture du dossier.
Ces exigences figurent aux articles 4 à 6 du décret n° 2022-1284.
Les étapes de la procédure lanceur d’alerte
- Réception : l’alerte arrive par écrit ou oralement, éventuellement de façon anonyme.
- Accusé de réception : l’auteur est informé par écrit dans les sept jours ouvrés.
- Recevabilité : l’entité vérifie que les conditions légales sont remplies et peut demander des compléments. Si elles ne le sont pas, elle informe l’auteur des raisons.
- Enquête : les personnes désignées évaluent l’exactitude des allégations, en toute impartialité.
- Retour d’information : l’auteur est informé par écrit des mesures envisagées ou prises, dans un délai raisonnable de trois mois au plus.
- Clôture : le dossier est clos si les allégations sont inexactes ou infondées, ou si le signalement est devenu sans objet. L’auteur en est informé par écrit.
Ces étapes découlent de l’article 4 du décret n° 2022-1284.
Procédure lanceur d’alerte dans un groupe de sociétés
Dans un groupe, la procédure peut être commune à plusieurs sociétés ou à toutes. Une société peut aussi inviter l’auteur à adresser son alerte à une autre entité du même périmètre de consolidation, mieux placée pour la traiter (décret, art. 4).
Les entreprises de moins de 250 salariés peuvent, de leur côté, mutualiser leur canal de réception et l’évaluation des signalements, sur décision concordante de leurs organes compétents (décret, art. 7). Dans tous les cas, chaque procédure lanceur d’alerte doit indiquer clairement à qui l’auteur s’adresse.
Signalements anonymes et confidentialité
La procédure doit préciser comment votre entreprise traite les signalements anonymes. L’obligation de retour d’information ne s’applique pas à ces signalements (article 7-1 de la loi Sapin II).
Pour tous les signalements, l’identité de l’auteur, des personnes visées et des tiers reste strictement confidentielle (article 9). La divulgation de ces éléments est punie de deux ans d’emprisonnement et de 30 000 euros d’amende.
Diffusion de la procédure et traçabilité
La procédure lanceur d’alerte est diffusée par tout moyen assurant une publicité suffisante. Elle reste accessible en permanence (décret, art. 8). Vous pouvez la publier sur l’intranet, sur votre site internet ou par affichage. Elle informe aussi, de façon claire, sur les procédures de signalement externe.
Les signalements oraux sont consignés par un enregistrement avec l’accord de l’auteur, une transcription intégrale ou un procès-verbal qu’il peut vérifier et signer (décret, art. 6). Les dossiers ne sont conservés que le temps strictement nécessaire (article 9 de la loi Sapin II).
Conclusion
Une procédure lanceur d’alerte conforme repose sur des canaux accessibles, des délais tenus et une confidentialité sans faille. Le logiciel de signalement Trusty intègre ces exigences : accusé de réception, suivi des délais, échanges anonymes et dossiers chiffrés, dès 49 EUR par mois.
Questions fréquentes
L’entreprise, par l’instrument juridique de son choix, après consultation des instances de dialogue social. Elle désigne les personnes chargées du recueil et du traitement des alertes.
L’auteur du signalement est informé par écrit de sa réception dans un délai de sept jours ouvrés (décret n° 2022-1284, art. 4).
Le retour d’information écrit intervient dans un délai raisonnable n’excédant pas trois mois à compter de l’accusé de réception.
Par tout moyen assurant une publicité suffisante, par exemple l’intranet, le site internet ou l’affichage. Elle doit rester accessible en permanence.
Lorsque les allégations sont inexactes ou infondées, ou lorsque le signalement est devenu sans objet. L’auteur est informé par écrit de la clôture.
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