L’établissement d’un programme de conformité robuste est devenu impératif en raison de la prolifération des règles et réglementations régissant la conduite des entreprises. Cependant, l’absence de règles précises sur le contenu de ces programmes soulève des questions sur la manière de les mettre en œuvre.

Que doit inclure un programme de conformité ?

Bien que nous ne disposions pas d’une réglementation exhaustive sur la conformité, deux documents clés en Espagne fournissent des orientations. Il s’agit avant tout de l’article 31 bis.5 du Code pénal et de la Circulaire 1/2016 du Parquet général de l’État (Fiscalía General del Estado).

En effet, ces documents se concentrent principalement sur la conformité pénale mais peuvent servir de références pour d’autres domaines de la conformité.

Ces directives sont essentielles lorsqu’il s’agit de prévenir les infractions pénales, car elles déterminent si le programme de conformité d’une entreprise peut atténuer sa responsabilité pénale, voire l’en exonérer, si une infraction est commise.

Principaux éléments d’un programme de conformité efficace

  • Identification des risques : identifier les domaines de l’entreprise où des délits peuvent survenir et créer une cartographie des risques. Il est avant tout crucial d’être conscient des lois qui s’appliquent à l’entreprise et des défis particuliers auxquels elle est confrontée.
  • Établissement de protocoles : concevoir des normes et des mesures internes qui démontrent l’engagement de l’entreprise envers la conformité réglementaire. Cela passe principalement par la création d’un code d’éthique et d’autres mesures spécifiques.
  • Ressources adéquates : s’assurer de disposer du personnel et des ressources matérielles nécessaires pour mener à bien le programme de conformité.
  • Canal de signalement : mettre en œuvre un canal de communication permettant aux employés comme aux tiers de signaler d’éventuels manquements, en garantissant la confidentialité.
  • Régime disciplinaire : établir des mesures internes pour sanctionner les comportements qui violent les politiques internes ou externes, tout en garantissant systématiquement le respect des droits de l’individu.
  • Révision et mise à jour : évaluer et mettre à jour périodiquement le programme de conformité, en particulier après un incident significatif ou un changement dans l’organisation ou les lois applicables.
  • Promotion d’une culture éthique : au-delà de la simple documentation, il est essentiel de favoriser une culture qui donne la priorité à l’éthique et au respect de la loi.
  • Documentation claire : tout programme de conformité doit être bien documenté, précis et adapté à la réalité de l’entreprise.

Conclusion

L’établissement d’un programme de conformité implique l’instauration d’une culture d’intégrité et de responsabilité. Bien que les directives soient spécifiques à la conformité pénale, les principes peuvent et doivent être adaptés à tous les domaines de la conformité.