Dejan Jasnic · Cofondateur et responsable de la conformité, Trusty · Plus de 20 ans d’expérience en lutte antifraude et conformité · Membre du conseil d’administration de l’ACFE Swiss Chapter
Le monde de l’entreprise connaît une évolution vers plus de transparence et de responsabilité. Avec la mise en œuvre d’un canal de signalement obligatoire, un outil de prévention et de détection des actes illicites est désormais établi pour les entreprises de plus de 50 salariés ainsi que pour d’autres organisations publiques et privées.
Les entreprises de 50 salariés ou plus peuvent mettre en place un logiciel de signalement de Trusty en quelques minutes, à partir de 49 € par mois.
Pourquoi un canal de signalement est-il essentiel ?
Il est évidemment crucial de comprendre ce qui pousse les entreprises à adopter ces outils. Il ne s’agit pas seulement de se conformer à une réglementation, mais aussi de refléter une véritable politique de responsabilité sociétale des entreprises.
Il répond également à une question fondamentale : Qu’est-ce qu’un lanceur d’alerte ? Avant tout, ces lanceurs d’alerte jouent un rôle crucial dans la détection des irrégularités et, par conséquent, dans le renforcement de l’intégrité organisationnelle.
Caractéristiques clés
Un canal de signalement n’est pas une simple boîte aux lettres électronique. Il s’agit d’un système d’information interne conçu pour garantir la confidentialité et la sécurité de l’auteur du signalement et de la personne mise en cause. Pour être efficace, il doit être :
- Accessible et simple : faciliter le signalement est vital pour favoriser la détection des irrégularités.
- Négocié avec la représentation du personnel : il est essentiel de garantir la représentativité et l’accord avec les travailleurs.
- Sécurisé : la confidentialité est la clé. Si vous optez pour un canal de signalement externe, l’entreprise doit s’assurer qu’il respecte toutes les normes de sécurité.
- Légal : conformément à la loi sur la protection des lanceurs d’alerte et aux réglementations sur la protection des données, le rôle du délégué à la protection des données est essentielle.
Exigences obligatoires
Outre ces caractéristiques, le canal doit indéniablement :
- Permettre le signalement anonyme et garantir la confidentialité.
- Permettre les signalements par écrit et oralement.
- Posséder un protocole d’utilisation et une procédure de traitement des signalements.
- Disposer d’un régime de sanctions conforme à la législation du travail.
- Former le personnel chargé du traitement des signalements.
- Enregistrer et envoyer un accusé de réception dans un délai de 7 jours.
- Établir une procédure de suppression des données personnelles.
- Réviser périodiquement son efficacité.
Le responsable du canal de signalement
Il est impératif qu’une personne soit responsable du système. Qu’il s’agisse d’un individu ou d’un organe collégial, il doit être autonome et exempt de conflits d’intérêts. Dans les entreprises disposant d’un responsable de la conformité (compliance officer), cette fonction peut lui être attribuée.
Conformité : une culture de l’intégrité
L’introduction des canaux de signalement reflète globalement le besoin d’une culture de conformité au sein des organisations. Toutefois, il est important de comprendre que cet outil n’est qu’un élément d’une approche globale de l’intégrité.
Que ce soit pour les municipalités, les associations professionnelles ou même pour signaler le blanchiment d’argent, l’objectif reste le même : promouvoir l’intégrité, la transparence et la responsabilité.
Conclusion
En résumé, la mise en œuvre appropriée d’un canal de signalement garantit non seulement la conformité légale, mais renforce également la culture d’intégrité et de transparence dans les organisations.
Plus important encore, l’absence ou l’insuffisance de ces canaux peut entraîner des sanctions.
Lectures associées : Protocole du canal de signalement et La loi sur les canaux de signalement : protection et conséquences.
Questions fréquemment posées
Les entreprises de plus de 50 salariés ainsi que d’autres organisations publiques et privées. L’obligation découle de la loi sur la protection des lanceurs d’alerte transposant la directive européenne, mais l’article soutient que le canal est essentiel pour toute organisation souhaitant instaurer une culture d’intégrité.
Il doit permettre le signalement anonyme et garantir la confidentialité, accepter les signalements écrits et oraux, disposer d’un protocole d’utilisation et d’une procédure de traitement des signalements, d’un régime de sanctions conforme au droit du travail, de gestionnaires formés, d’un accusé de réception sous 7 jours, d’une procédure de suppression des données personnelles et de révisions périodiques de son efficacité.
Une personne désignée, qu’il s’agisse d’un individu ou d’un organe collégial, autonome et sans conflit d’intérêts. Dans les entreprises disposant déjà d’un responsable de la conformité, la fonction peut lui être attribuée.
Oui. L’article cite la négociation avec la représentation syndicale parmi les caractéristiques clés, afin de garantir la représentativité et l’accord des travailleurs, parallèlement à l’accessibilité, la sécurité et la conformité aux règles de protection des lanceurs d’alerte et des données.
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