Dejan Jasnic · Mitgründer & Compliance Lead, Trusty · über 20 Jahre Erfahrung in Betrugsbekämpfung & Compliance · Vorstandsmitglied ACFE Swiss Chapter
Italien hat die EU-Whistleblowing-Richtlinie durch das Gesetzesdekret Nr. 24 vom 10. März 2023 (das Dekret) umgesetzt, veröffentlicht im italienischen Amtsblatt.
Im Oktober 2019 wurde die EU-Whistleblowing-Richtlinie verabschiedet, was einen bedeutenden Schritt im Arbeitsrecht darstellte, da sie neue Verpflichtungen zur Einrichtung interner Meldesysteme in Unternehmen einführte. Das primäre Ziel dieser Regelung besteht darin sicherzustellen, dass alle Beschäftigten über Instrumente verfügen, um mögliche Verstöße oder Unregelmäßigkeiten innerhalb der Organisation zu melden, während gleichzeitig die Vertraulichkeit des Hinweisgebers gewahrt bleibt. Obwohl die Richtlinie allgemeine Vorgaben für die gesamte Europäische Union festlegt, musste jedes Land sie spezifisch an die Bedürfnisse seines Wirtschaftssektors anpassen.
Was sollten wir über die Whistleblowing-Richtlinie in Italien wissen?
In Italien wird diese Richtlinie somit durch das Gesetzesdekret Nr. 24 vom 10. März 2023 umgesetzt, das am 15. März 2023 im italienischen Amtsblatt veröffentlicht wurde. Das Dekret hebt frühere nationale Vorschriften auf und ändert sie (hauptsächlich Art. 6, Abs. 2-bis des Gesetzesdekrets 231/2001, „Dekret 231“) und fasst das Schutzregime für Personen, die rechtswidriges Verhalten melden, in einem einheitlichen Gesetzestext zusammen. Ziel ist es, die Umsetzung der Richtlinie zu gewährleisten, ohne die bereits bestehenden gesetzlichen Schutzvorkehrungen zu schmälern.
Es ist jedoch anzumerken, dass der Gesetzgebungsprozess zur Meldung von Unregelmäßigkeiten in Italien wegen mangelnder Transparenz kritisiert wurde, da zu dem im Januar 2022 angekündigten Vorschlag keine öffentlichen Anhörungen oder Konsultationen stattfanden. Obwohl das Justizministerium den offiziellen Auftrag zur Umsetzung der Richtlinie erhielt, wurden keine Treffen oder Konsultationen organisiert, und der Vorschlag verfiel schließlich.
Im September 2022 wurde die Gesetzesreform mit einem neuen Auftrag an die Regierung zur Ausarbeitung eines Umsetzungsgesetzes fortgesetzt. Dieser neue Entwurf wurde im Dezember verabschiedet und bereits drei Tage später dem Parlament vorgelegt. Die Parlamentsausschüsse hatten vor der abschließenden Prüfung Gelegenheit, zu dem Entwurf Stellung zu nehmen. Am 9. März 2023 wurde das Gesetz schließlich von der italienischen Regierung verabschiedet.
Welche Umsetzungsfristen galten für die Whistleblowing-Richtlinie?
Hinsichtlich des Umsetzungszeitraums des Dekrets gilt: Obwohl es am 30. März 2023 in Kraft trat, wurden seine Bestimmungen erst ab dem 15. Juli 2023 für alle Unternehmen mit 250 oder mehr Beschäftigten sowie für öffentliche Verwaltungen wirksam. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten lag die Frist beim 17. Dezember 2023.
Wen schützt das italienische Gesetz?
Dieses Regime zielt in erster Linie darauf ab, Regelverstöße innerhalb öffentlicher und privater Organisationen zu bekämpfen und zu verhindern. Es fördert die Meldung rechtswidrigen Verhaltens, das die Integrität der jeweiligen öffentlichen oder privaten Einrichtung und damit das öffentliche Interesse gefährdet. Darüber hinaus gewährleistet es einen hohen Schutzstandard für Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Kenntnis von Verstößen gegen nationales Recht oder EU-Recht erlangen und diese melden. Dies wird durch die Einrichtung sicherer interner und externer Meldekanäle erreicht, die die Vertraulichkeit der Hinweisgeber, ihre Immunität gegenüber Vergeltungsmaßnahmen und den Schutz ihrer personenbezogenen Daten gewährleisten.
In diesem Sinne erstreckt sich der Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen auf:
- Alle Personen, die den Hinweisgeber während des Meldeverfahrens unterstützen.
- Verwandte oder Personen mit einer stabilen emotionalen Bindung, unabhängig davon, ob sie mit dem Hinweisgeber zusammenarbeiten oder nicht.
- Kolleginnen und Kollegen, die in einer regelmäßigen und fortlaufenden Beziehung zum Hinweisgeber stehen.
- Einrichtungen, die dem Hinweisgeber oder einer der oben genannten Personen gehören.
Hinsichtlich der Arten von Vergeltungsmaßnahmen, vor denen der Hinweisgeber geschützt ist, sieht das italienische Dekret Folgendes vor:
- Kündigung und Suspendierung
- Herabstufung oder ausbleibende Beförderung
- Änderung der Aufgaben oder des Arbeitsortes
- Gehaltskürzung oder Änderung der Arbeitszeiten
- Aussetzung von Fortbildungen
- Negative Leistungsbeurteilungen
- Disziplinarmaßnahmen oder sonstige Sanktionen, einschließlich finanzieller Strafen
- Nötigung, Einschüchterung, Belästigung oder Ausgrenzung
- Diskriminierung oder jede andere nachteilige Behandlung
- Nichtumwandlung eines befristeten Arbeitsvertrags in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis, obwohl eine berechtigte Erwartung auf eine solche Umwandlung bestand
- Nichtverlängerung oder vorzeitige Beendigung eines befristeten Arbeitsvertrags
- Schäden, einschließlich Rufschädigung, insbesondere in sozialen Medien, oder wirtschaftliche bzw. finanzielle Nachteile, wie der Verlust wirtschaftlicher Chancen und Einkommen
- Widerruf einer Lizenz oder Genehmigung
- Aufforderung, sich psychiatrischen oder medizinischen Untersuchungen zu unterziehen
Welche Unternehmen fallen unter das Gesetzesdekret Nr. 24/2023?
Das Dekret gilt für Einrichtungen sowohl des öffentlichen als auch des privaten Sektors. Hinsichtlich letzterer erstreckt sich der Schutz für Hinweisgeber auf Einrichtungen, die im letzten Jahr im Durchschnitt mindestens 50 Beschäftigte hatten. Darüber hinaus fallen Einrichtungen in sensiblen Sektoren wie Finanzdienstleistungen, Produkte und Märkte, Geldwäsche- und Terrorismusfinanzierungsbekämpfung, Verkehrssicherheit und Umweltschutz in den Anwendungsbereich. Betroffen sind zudem Organisationen, die Organisations- und Managementmodelle zur Verhinderung von Straftaten im Rahmen der Geschäftstätigkeit gemäß dem Gesetzesdekret 231/2001 einführen. In diesen letztgenannten Fällen gilt dies unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten im Unternehmen.
Welche Verstöße können im Rahmen der Whistleblowing-Richtlinie in Italien gemeldet werden?
Im Einzelnen können folgende Sachverhalte gemeldet werden:
- Handlungen, Tatsachen oder Unterlassungen, die das öffentliche Interesse oder die Integrität der öffentlichen Verwaltung oder privater Einrichtungen beeinträchtigen und verwaltungsrechtliche, buchhalterische, zivilrechtliche oder strafrechtliche Verstöße darstellen.
- Rechtswidriges Verhalten, das im Sinne des Dekrets 231 relevant ist, oder Verstöße gegen die darin festgelegten Organisations- und Managementmodelle.
- Verstöße im Anwendungsbereich von EU-Vorschriften oder nationalen Vorschriften, die für bestimmte Sektoren gelten.
- Handlungen oder Unterlassungen, die die finanziellen Interessen der Union sowie den Binnenmarkt beeinträchtigen.
- Handlungen oder Verhaltensweisen, die dem Zweck oder der Zielsetzung von EU-Rechtsakten zuwiderlaufen.
Wer ist für die Bewertung der Meldungen zuständig?
Die ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) ist die einzige zuständige Behörde zur Bewertung von Meldungen und zur Verhängung verwaltungsrechtlicher Sanktionen im öffentlichen Sektor
Für private Unternehmen besteht ein gewisser Spielraum hinsichtlich der Frage, wer als zuständige Stelle für Meldungen fungieren kann. Die ANAC kann jedoch weiterhin als zweite Meldestelle kontaktiert werden oder wenn das Unternehmen keine angemessenen Schutzinstrumente für den Hinweisgeber bereitgestellt hat.
Wie erfolgt eine Hinweisgebermeldung?
Die Meldung kann über eine vom Unternehmen oder von der ANAC bereitgestellte IT-Plattform, schriftlich oder mündlich (über Telefonleitungen oder andere Sprachnachrichtensysteme) erfolgen.
Es ist anzumerken, dass zwar die Bereitstellung einer Telefonnummer oder eines Nachrichtensystems vorzugswürdig ist, die mündliche Natur der Meldung jedoch nach unterschiedlichen Auslegungen auch durch die Möglichkeit eines persönlichen Treffens gewährleistet werden kann. In jedem Fall muss jedoch, wenn der Hinweisgeber dies verlangt, die Möglichkeit eines persönlichen Treffens innerhalb eines angemessenen Zeitraums sichergestellt werden.
Das Unternehmen oder die ANAC muss dem Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten oder, in begründeten Fällen, innerhalb von sechs Monaten ab dem Datum der Bestätigung des Eingangs der externen Meldung antworten, andernfalls innerhalb von sieben Tagen nach Eingang der Meldung. Hinsichtlich der Fallbearbeitung legen die italienischen Vorschriften folgende Fristen fest:
- Die erste Eingangsbestätigung an den Hinweisgeber muss innerhalb von 7 Tagen nach Eingang des Falls versandt werden.
- Die erste Rückmeldung muss 3 Monate (90 Tage) nach Ablauf der genannten 7-Tage-Frist erfolgen.
- Die maximale Aufbewahrungsfrist für abgeschlossene Fälle beträgt bis zu 5 Jahre.
Wie sieht die Sanktionsregelung aus und welche Strafen sind vorgesehen?
Hervorzuheben sind die Sanktionen, die die ANAC (Nationale Antikorruptionsbehörde) bei Nichteinhaltung des Dekrets gegen Unternehmen verhängen kann:
- Eine Geldbuße von 10.000 bis 50.000 Euro, wenn festgestellt wird, dass Vergeltungsmaßnahmen ergriffen, Meldungen behindert oder deren Behinderung versucht wurde oder die Vertraulichkeitspflicht verletzt wurde.
- Eine Geldbuße von 10.000 bis 50.000 Euro, wenn festgestellt wird, dass keine Meldekanäle eingerichtet wurden, keine Verfahren für die Einreichung und Bearbeitung von Meldungen eingeführt wurden, die eingeführten Verfahren nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen oder keine Überprüfung und Analyse eingegangener Meldungen durchgeführt wurde.
- Eine Geldbuße von 500 bis 2.500 Euro, falls der Schutz nach dem Dekret entfällt, es sei denn, der Hinweisgeber wurde, auch in erster Instanz, wegen Verleumdung oder übler Nachrede verurteilt oder wegen derselben Straftaten, die im Rahmen der Meldung gegenüber Justiz- oder Rechnungsprüfungsbehörden begangen wurden.
Weitere wichtige Aktualisierungen zum italienischen Gesetz
Interne Meldekanäle müssen ein angemessenes Verschlüsselungssystem verwenden, um den Datenschutz und die Vertraulichkeit während des gesamten Verfahrens zu gewährleisten. Diese Kanäle müssen für alle Beteiligten leicht zugänglich sein und in einem eigenen Bereich der Unternehmenswebsite hervorgehoben werden. Darüber hinaus muss das Unternehmen eine Richtlinie entwickeln, die erläutert, wie der interne Kanal zu nutzen ist, wie eine Meldung eingereicht wird, welche Angaben eine Meldung enthalten sollte und wie Meldungen bearbeitet werden. Bei mündlichen Meldungen müssen Telefonanrufe oder Sprachnachrichten auf einem geeigneten Gerät zur Speicherung und zum Abhören dokumentiert oder transkribiert werden. Erfolgt keine Aufzeichnung, muss die Meldung schriftlich dokumentiert werden. Bei einer Transkription kann der Hinweisgeber den Inhalt überprüfen, korrigieren oder durch Unterschrift bestätigen. Bei persönlich vorgebrachten Meldungen muss das Gespräch mit Zustimmung des Hinweisgebers auf geeigneten Geräten zur Speicherung und zum Abhören aufgezeichnet oder transkribiert und durch Unterschrift bestätigt werden. Bei Unternehmensgruppen können die Meldefunktion und die Website gemeinsam genutzt werden, sofern die Gesamtzahl der Beschäftigten aller Tochtergesellschaften 249 nicht übersteigt. Hat eine Tochtergesellschaft mehr als 249 Beschäftigte, muss eine eigenständige Meldefunktion und Website eingerichtet werden.
Fazit: Was hat sich in der italienischen Gesetzgebung zum Hinweisgeberschutz geändert?
In den letzten drei Jahren haben sich im italienischen Recht folgende Änderungen ergeben:
- Es wurden Kanäle zur Meldung von Verstößen in jeder öffentlichen oder privaten Einrichtung mit mindestens 50 Beschäftigten eingerichtet.
- Die Richtlinie gilt unabhängig von der Einführung des MOG (Organisations-, Management- und Kontrollmodells) gemäß dem Gesetzesdekret 231/2001, sodass die Anwendung des Hinweisgebersystems bereits unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten vorgesehen war.
- Die Umsetzung der Richtlinie mindert die bereits bestehenden Schutzgarantien für Hinweisgeber nicht.
- Die Bestimmungen der Richtlinie haben sich unmittelbar auf den Rechtsrahmen des privaten Sektors ausgewirkt.
Häufig gestellte Fragen
Es trat am 30. März 2023 in Kraft und galt ab dem 15. Juli 2023 für Unternehmen mit 250 oder mehr Beschäftigten sowie für öffentliche Verwaltungen, und ab dem 17. Dezember 2023 für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten.
Öffentliche Einrichtungen und private Einrichtungen, die im letzten Jahr im Durchschnitt mindestens 50 Beschäftigte hatten, sowie Einrichtungen in sensiblen Sektoren wie Finanzdienstleistungen, Geldwäschebekämpfung, Verkehrssicherheit und Umweltschutz, sowie Einrichtungen mit einem Organisationsmodell nach Dekret 231, unabhängig von der Beschäftigtenzahl.
Eine Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt, eine Rückmeldung innerhalb von 3 Monaten nach diesem Zeitraum und die Löschung abgeschlossener Fälle innerhalb von maximal 5 Jahren.
Die ANAC kann Unternehmen bei Vergeltungsmaßnahmen, Behinderung oder Verletzung der Vertraulichkeit mit Bußgeldern zwischen 10.000 und 50.000 Euro belegen, denselben Rahmen bei fehlenden konformen Kanälen und Verfahren, sowie 500 bis 2.500 Euro, wenn der Hinweisgeber den Schutz verliert.
Weiterführende Informationen: wie die Whistleblowing-Richtlinie in der EU umgesetzt wurde, UNI/PdR 125:2022-Zertifizierung zur Geschlechtergleichstellung in Italien, und Trusty Whistleblowing-Software mit D.Lgs. 24/2023-konformen Richtlinien.
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