Dejan Jasnic · Mitgründer & Compliance Lead, Trusty · 20+ Jahre Betrugsbekämpfung & Compliance · ACFE Swiss Chapter Board
Vereine, Verbände und politische Parteien leben vom Vertrauen ihrer Mitglieder, Spender und der Öffentlichkeit. Ob ein Hinweisgebersystem im Verein Pflicht ist, regelt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Es unterscheidet nicht nach dem Zweck einer Organisation, sondern nach der Zahl ihrer Beschäftigten.
Dieser Beitrag erklärt, wann Vereine, Verbände und Parteien eine interne Meldestelle brauchen, wer bei der Schwelle mitzählt und wie Sie den Kanal einrichten. Welche Anforderungen das Gesetz an den Kanal stellt, lesen Sie im Überblick Anforderungen an den Whistleblowing-Kanal.
Gilt das HinSchG für Vereine, Verbände und Parteien?
Ja. Das Gesetz knüpft an den Beschäftigungsgeber an. Beschäftigungsgeber sind nach § 3 Abs. 9 HinSchG unter anderem juristische Personen des privaten Rechts, rechtsfähige Personengesellschaften und sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen, sofern sie mindestens eine Person beschäftigen. Eingetragene Vereine und Verbände in Vereinsform fallen damit unter das Gesetz.
Eine Sonderregel für gemeinnützige Organisationen, Verbände oder Parteien enthält das HinSchG nicht. Maßgeblich ist allein die allgemeine Schwelle des § 12.
Nicht eingetragene Vereine und lose Zusammenschlüsse sollten im Einzelfall prüfen, ob sie selbst Beschäftigungsgeber sind oder ob ein Trägerverein die Arbeitsverträge schließt. Entscheidend ist, wer die Beschäftigten tatsächlich anstellt. Bei Verbänden mit mehreren Ebenen kann jede rechtlich selbstständige Gliederung eigener Beschäftigungsgeber sein.
Ab wann ein Verein ein Hinweisgebersystem braucht
Nach § 12 Abs. 1 und 2 HinSchG muss jeder Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten und betreiben. Für Organisationen mit 50 bis 249 Beschäftigten gilt diese Pflicht seit dem 17. Dezember 2023 (§ 42 Abs. 1).
Für das Hinweisgebersystem im Verein heißt das: Viele Vereine liegen unter dieser Schwelle. Große Sport- und Wohlfahrtsverbände, Berufs- und Wirtschaftsverbände oder Parteien mit eigener Geschäftsstelle erreichen sie dagegen häufig. Prüfen Sie daher die Zahl der Beschäftigten jeder rechtlich selbstständigen Einheit, etwa eines Landesverbands, der selbst Beschäftigungsgeber ist.
Mitglieder, Ehrenamt und Beschäftigte: wer zählt?
Für die Schwelle zählen nur Beschäftigte im Sinne des § 3 Abs. 8 HinSchG, etwa Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, Auszubildende und arbeitnehmerähnliche Personen. Mitglieder und ehrenamtlich Tätige nennt das Gesetz in dieser Aufzählung nicht. Ein großer Verein mit vielen Mitgliedern, aber wenigen Angestellten kann daher unter der Schwelle bleiben.
Organisationen mit 50 bis 249 Beschäftigten dürfen eine gemeinsame Meldestelle mit anderen privaten Beschäftigungsgebern dieser Größe betreiben (§ 14 Abs. 2 HinSchG). Das kann für Landes- und Kreisverbände interessant sein. Die Pflicht, Verstöße abzustellen und Rückmeldung zu geben, bleibt bei jeder Organisation.
Welche Hinweise ein Hinweisgebersystem im Verein erfasst
Ein Hinweisgebersystem im Verein nimmt Meldungen über Verstöße im Anwendungsbereich des § 2 HinSchG entgegen. Dazu gehören alle Straftaten, etwa Untreue, Betrug oder Bestechung, und bestimmte Ordnungswidrigkeiten, zum Beispiel im Arbeitsschutz. Hinzu kommen Verstöße gegen Vorschriften etwa zu Geldwäsche, Datenschutz oder Verbraucherschutz.
Viele Vereine nutzen den Kanal zusätzlich für Hinweise auf Verstöße gegen die eigene Satzung oder einen Verhaltenskodex. Das ist möglich. Der besondere Schutz des HinSchG gilt dann aber nur, wenn die Voraussetzungen des § 33 erfüllt sind.
Kleine Vereine unter 50 Beschäftigten
Ein Verein mit weniger als 50 Beschäftigten muss keine interne Meldestelle einrichten. Trotzdem gelten auch für ihn das Verbot von Repressalien und die Beweislastumkehr (§ 36 HinSchG). Seine Beschäftigten können sich jederzeit an eine externe Meldestelle wenden.
Ein freiwilliges Hinweisgebersystem lohnt sich für einen Verein deshalb oft trotzdem, besonders wenn er öffentliche Fördermittel oder Spenden verwaltet. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag zum Hinweisgeberschutzgesetz unter 50 Mitarbeitern.
Politische Parteien: keine Sonderregel
Für politische Parteien enthält das HinSchG keine eigene Regelung. Sie werden wie jeder andere Beschäftigungsgeber behandelt: Entscheidend ist, ob die jeweilige Organisationseinheit Beschäftigungsgeber ist und in der Regel mindestens 50 Beschäftigte hat.
Auch unterhalb der Schwelle können sich Beschäftigte einer Partei an externe Meldestellen wenden, insbesondere an die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz. Repressalien sind verboten und können mit bis zu 50.000 Euro geahndet werden (§ 36, § 40 HinSchG). Gegen die Organisation selbst sind über § 30 OWiG bis zu 500.000 Euro möglich, wenn eine Leitungsperson gehandelt hat.
Hinweisgebersystem im Verein einrichten
- Zuständigkeit festlegen: Benennen Sie unabhängige, fachkundige Personen als interne Meldestelle oder beauftragen Sie einen Dritten, etwa eine Ombudsperson (§ 14 Abs. 1, § 15 HinSchG).
- Meldewege bereitstellen: Ermöglichen Sie Meldungen in mündlicher Form und in Textform und auf Wunsch ein persönliches Treffen (§ 16 Abs. 3).
- Vertraulichkeit sichern: Nur die zuständigen Personen dürfen die Identität der hinweisgebenden Person kennen (§ 8).
- Fristen einhalten: Eingangsbestätigung spätestens nach sieben Tagen, Rückmeldung innerhalb von drei Monaten (§ 17).
- Gremien einbinden: Regeln Sie, wie mit Hinweisen gegen Vorstands- oder Präsidiumsmitglieder umgegangen wird.
- Informieren: Stellen Sie klare Informationen über interne und externe Meldeverfahren bereit (§ 7 Abs. 3, § 13 Abs. 2).
Weiterführende Lektüre: Hinweisgebersystem für Stiftungen, Hinweisgeberschutzgesetz unter 50 Mitarbeitern und Hinweisgeberschutz nach dem HinSchG.
Fazit
Für Vereine, Verbände und Parteien gelten beim Hinweisgebersystem dieselben Regeln wie für Unternehmen: Ab 50 Beschäftigten ist eine interne Meldestelle Pflicht, und der Schutz vor Repressalien gilt immer. Mit dem Hinweisgebersystem von Trusty richten Sie den Kanal ohne IT-Projekt ein, ab 49 EUR pro Monat.
Häufig gestellte Fragen
Ja, wenn er als Beschäftigungsgeber in der Regel mindestens 50 Beschäftigte hat (§ 12 HinSchG). Mitglieder und Ehrenamtliche zählen dabei nach dem Wortlaut des § 3 Abs. 8 nicht als Beschäftigte.
Das Gesetz enthält keine Sonderregel für Parteien. Es gelten die allgemeinen Regeln: Ist die Partei oder ihre Gliederung Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten, muss sie eine interne Meldestelle einrichten.
Private Beschäftigungsgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten dürfen eine gemeinsame Meldestelle einrichten (§ 14 Abs. 2 HinSchG). Die Pflicht zur Abhilfe und Rückmeldung bleibt bei jeder Organisation.
Bis zu 20.000 Euro, wenn keine interne Meldestelle eingerichtet oder betrieben wird, und bis zu 50.000 Euro bei Repressalien oder Behinderung von Meldungen (§ 40 HinSchG). Gegen den Verein selbst sind in den letztgenannten Fällen über § 30 OWiG bis zu 500.000 Euro möglich.
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