Dejan Jasnic · Mitgründer & Compliance Lead, Trusty · 20+ Jahre Anti-Fraud & Compliance · Vorstand ACFE Swiss Chapter
Kernpunkte des polnischen Hinweisgeberschutzgesetzes:
Während sich Polen auf die Umsetzung seines neuen Hinweisgeberschutzgesetzes am 25. September 2024 vorbereitet, setzen sich Unternehmen im ganzen Land mit den Auswirkungen dieser umfassenden Gesetzgebung auseinander. Das Gesetz, das der EU-Hinweisgeberrichtlinie entspricht, soll Personen schützen, die illegale Aktivitäten an ihrem Arbeitsplatz melden. Obwohl die Absicht des Gesetzes klar ist, nämlich die Förderung von Transparenz und Rechenschaftspflicht, stellt der Weg zur Compliance polnische Unternehmen vor verschiedene Herausforderungen.
- Verpflichtende Hinweisgebersysteme: Organisationen mit 50 oder mehr Mitarbeitern sind verpflichtet, interne Verfahren für die Meldung von Missständen einzurichten. Dies umfasst die Einrichtung sicherer Kanäle für die Einreichung von Meldungen, die Benennung unparteiischer Einheiten oder Personen zur Bearbeitung der Meldungen und die Gewährleistung des Schutzes der Identität der Hinweisgeber. Dies kann ressourcenintensiv sein, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), denen möglicherweise die notwendige Infrastruktur fehlt, um solche Systeme schnell zu implementieren.
- Einhaltung des Datenschutzes: Da Hinweisgebermeldungen häufig sensible personenbezogene Daten enthalten, müssen Unternehmen die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gewährleisten. Dies umfasst die Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) und die Aktualisierung von Auftragsverarbeitungsverträgen. Eine unsachgemäße Verwaltung dieser Daten könnte erhebliche Sanktionen nach sich ziehen, was die Compliance-Bemühungen um eine weitere Komplexitätsebene ergänzt.
- Beziehungen zu den Mitarbeitern: Das Gesetz schreibt zudem vor, dass diese neuen Verfahren in Absprache mit Arbeitnehmervertretern oder Gewerkschaften entwickelt werden müssen. Dies könnte zu Spannungen innerhalb der Organisationen führen, insbesondere wenn Mitarbeiter die Prozesse als aufdringlich empfinden oder der Meinung sind, dass sie nicht angemessen geschützt werden.
- Rechtliche Risiken und Bedenken wegen Repressalien: Unternehmen müssen vorsichtig sein, um jegliche Handlungen zu vermeiden, die als Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber wahrgenommen werden könnten. Das Gesetz verbietet jede Form von Repressalien, einschließlich Herabstufung, Kündigung oder sogar subtile Formen der Diskriminierung am Arbeitsplatz. Die Sicherstellung, dass das gesamte Führungspersonal geschult ist, um Hinweisgebermeldungen angemessen zu bearbeiten, wird entscheidend sein, um rechtliche Risiken zu minimieren.
Bedenken polnischer Unternehmen:
- Kurzer Zeitrahmen für die Umsetzung: Eines der drängendsten Probleme ist der knappe Zeitplan für die Implementierung. Da das neue Hinweisgeberschutzgesetz am 25. September 2024 in Kraft tritt, fühlen sich viele Unternehmen nicht ausreichend vorbereitet, um die Anforderungen zu erfüllen, insbesondere jene, die zuvor noch nicht mit ähnlichen Vorschriften zu tun hatten.
- Kosten der Compliance: Die finanzielle Belastung durch die Einrichtung konformer Hinweisgebersysteme ist ein weiteres großes Anliegen. Für kleinere Unternehmen können die Kosten für die Erstellung sicherer Meldekanäle, die Schulung des Personals und die Aufrechterhaltung der Einhaltung von Datenschutzgesetzen erheblich sein.
- Betriebliche Störungen: Die Einführung neuer Verfahren kann bestehende Arbeitsabläufe stören und erfordern, dass Unternehmen Ressourcen aus anderen wichtigen Bereichen abziehen. Die Notwendigkeit, Richtlinien häufig zu aktualisieren und Rechts- sowie Datenschutzexperten hinzuzuziehen, verstärkt diese betriebliche Belastung.
- Reputationsrisiken: Unternehmen sind zudem besorgt über potenzielle Reputationsschäden, die aus Hinweisgeberfällen resultieren könnten. Selbst unbegründete Anschuldigungen könnten zu öffentlicher Prüfung führen und das Kundenvertrauen sowie den Ruf am Markt beeinträchtigen.
Auswirkungen des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes in Polen:
Während das neue polnische Hinweisgeberschutzgesetz darauf abzielt, die Transparenz zu erhöhen und Hinweisgeber zu schützen, bringt es eine Reihe von Herausforderungen für Unternehmen mit sich. Unternehmen müssen Zeit, Geld und Mühe investieren, um die Compliance sicherzustellen, während sie gleichzeitig potenzielle betriebliche und Reputationsrisiken bewältigen. Da die Frist im September näher rückt, werden proaktive Planung und eine gründliche Einbindung der Mitarbeiter der Schlüssel sein, um diese Herausforderungen zu mildern und Compliance in einen Wettbewerbsvorteil zu verwandeln.
Bei Trusty machen wir es Unternehmen einfach und unkompliziert, die Hinweisgeberschutzgesetze einzuhalten. Trusty beinhaltet eine konforme Hinweisgeber-Richtlinie, die an die polnische Gesetzgebung angepasst ist.
Häufig gestellte Fragen
Organisationen mit 50 oder mehr Mitarbeitern müssen interne Hinweisgeberverfahren einrichten: sichere Meldekanäle, eine unparteiische Einheit oder Person zur Bearbeitung von Meldungen und den Schutz der Identität des Hinweisgebers.
Am 25. September 2024, in Übereinstimmung mit der EU-Hinweisgeberrichtlinie.
Meldungen enthalten oft sensible personenbezogene Daten, daher müssen Unternehmen die DSGVO einhalten, einschließlich Datenschutz-Folgenabschätzungen und aktualisierter Auftragsverarbeitungsverträge.
Ja. Jede Form von Repressalien ist untersagt, einschließlich Herabstufung, Kündigung oder subtilerer Diskriminierung am Arbeitsplatz, weshalb Führungskräfte Schulungen zum Umgang mit Meldungen benötigen.
Passende Lektüre: die Sanktionen bei Verstößen gegen das polnische Hinweisgeberschutzgesetz, wie die Hinweisgeberrichtlinie in der EU umgesetzt wurde und die Trusty Hinweisgeber-Software mit einer an das polnische Recht angepassten Richtlinie.
AB 49 EUR PRO MONAT
Trusty Whistleblowing: ein Meldekanal, der der EU-Hinweisgeberrichtlinie entspricht, in wenigen Minuten live, ohne IT-Projekt. Ab 49 EUR pro Monat, 7 Tage kostenlos testen.