Dejan Jasnic · Cofondateur et responsable de la conformité, Trusty · Plus de 20 ans d’expérience en lutte antifraude et conformité · Membre du conseil d’administration de l’ACFE Swiss Chapter
Le logiciel de signalement est la seule des trois options conçue pour répondre à elle seule à toutes les exigences du droit de l’UE en matière de signalement. Une boîte de réception e-mail et une hotline téléphonique sont toutes deux des moyens légitimes de recevoir des signalements, mais chacune laisse des lacunes en matière de confidentialité, de contrôle d’accès, d’anonymat, de délais ou de tenue des registres que vous devez combler avec des processus supplémentaires et un travail manuel.
En vertu de la directive (UE) 2019/1937, la directive européenne sur les lanceurs d’alerte, tout employeur du secteur privé comptant 50 travailleurs ou plus doit mettre en place un canal de signalement interne. Pour les employeurs de 50 à 249 travailleurs, cette obligation s’applique depuis le 17 décembre 2023. Les organismes du secteur public sont également concernés, et le droit national peut étendre cette obligation aux petites entreprises. La directive n’impose aucune technologie, le choix du canal vous appartient donc, pour autant qu’il respecte les garanties de l’article 9. Ce guide compare l’e-mail, une hotline et un logiciel dédié, exigence par exigence.
une seule plateforme
Les e-mails et les hotlines laissent des failles de conformité. Trusty vous offre un canal de signalement sécurisé qui respecte toutes les exigences de la directive européenne, prêt en moins de cinq minutes.
Qu’est-ce qu’un système de signalement ?
Un système de signalement est la combinaison de canaux, de personnes et de procédures qu’une organisation utilise pour recevoir, évaluer, enquêter et documenter les signalements d’actes répréhensibles. Le canal n’est que le point d’entrée. Derrière, vous avez besoin de gestionnaires de dossiers désignés, d’une procédure écrite, d’un moyen de rester en contact avec le lanceur d’alerte et d’un registre sécurisé de chaque dossier.
La directive permet à chaque organisation de choisir ses canaux. Ses considérants donnent des exemples : signalements écrits par courrier, boîte de dépôt physique ou plateforme en ligne, et signalements oraux par hotline téléphonique ou autre système de messagerie vocale. Sur demande, un lanceur d’alerte doit également pouvoir rencontrer quelqu’un en personne dans un délai raisonnable.
Si vous avez besoin d’un canal conforme rapidement, le logiciel de signalement de Trusty est opérationnel en quelques minutes, à partir de 49 € par mois.
Ce que le droit de l’UE exige d’un système de signalement
Le droit de l’UE exige qu’un système de signalement soit sécurisé, confidentiel, traité de manière impartiale et documenté, avec des délais de réponse fixes. Les articles 9, 16, 17 et 18 de la directive fixent sept critères auxquels tout canal doit satisfaire :
1. Voie de signalement. Les personnes peuvent signaler par écrit, oralement ou les deux, et peuvent demander une réunion en personne (article 9, paragraphe 2).
2. Confidentialité. L’identité du lanceur d’alerte, et de toute personne nommée dans le signalement, n’est pas divulguée au-delà du personnel autorisé sans le consentement explicite du lanceur d’alerte (article 16).
3. Accès restreint. Le canal est conçu de manière à ce que le personnel non autorisé ne puisse pas accéder aux signalements (article 9, paragraphe 1, point a)).
4. Traitement impartial. Une personne ou un service impartial assure le suivi, reste en contact avec le lanceur d’alerte et demande des informations supplémentaires si nécessaire (article 9, paragraphe 1, point c)).
5. Accusé de réception sous 7 jours. Le lanceur d’alerte reçoit une confirmation de réception dans les sept jours (article 9, paragraphe 1, point b)).
6. Retour d’information sous 3 mois. Le lanceur d’alerte est informé des mesures prévues ou prises dans un délai raisonnable, au plus tard trois mois après l’accusé de réception (article 9, paragraphe 1, point f)).
7. Tenue des registres. Chaque signalement est enregistré, gardé confidentiel et stocké aussi longtemps que nécessaire, et les données personnelles manifestement non pertinentes sont supprimées sans délai excessif (articles 17 et 18).
Deux autres obligations s’appliquent quel que soit le canal que vous choisissez. Vous devez fournir des informations claires et facilement accessibles sur la manière de signaler en externe aux autorités compétentes (article 9, paragraphe 1, point g)). Et si un tiers exploite le canal pour vous, ce que la directive autorise, les mêmes garanties s’appliquent à ce fournisseur (article 8, paragraphe 5).
Les lois nationales s’appuient sur cette base. L’Espagne exige que les canaux internes acceptent et traitent les signalements anonymes, et le fait de ne pas disposer d’un système interne conforme peut coûter jusqu’à 1 million d’euros à une entité juridique. L’Allemagne n’exige pas que les canaux acceptent les signalements anonymes, mais le fait de ne pas mettre en place un canal interne peut entraîner une amende allant jusqu’à 20 000 euros. Si vous employez des personnes dans plusieurs pays, une voie anonyme avec un contact bidirectionnel est la solution par défaut la plus sûre.
Pourquoi une adresse e-mail est rarement suffisante pour le signalement
Une adresse e-mail peut servir de canal de signalement écrit, mais à elle seule, elle répond rarement aux exigences de confidentialité et d’accès. La directive ne mentionne pas spécifiquement l’e-mail. Ce qui importe, c’est que le canal soit sécurisé et que le personnel non autorisé ne puisse pas accéder aux signalements.
Une boîte mail classique pose problème sur ce point, pour cinq raisons :
• Les administrateurs informatiques peuvent la lire. Les serveurs de messagerie, les sauvegardes et les comptes d’administration donnent accès à des personnes qui ne sont pas des gestionnaires de dossiers.
• L’expéditeur est identifié. Une adresse e-mail professionnelle révèle le lanceur d’alerte, et une adresse privée peut toujours être tracée.
• Les messages sont envoyés aux mauvaises personnes. L’auto-complétion, les règles de transfert et les boîtes de réception partagées peuvent envoyer un signalement à des collègues, ou même à la personne concernée.
• Rien ne suit les délais. Les délais de sept jours et de trois mois dépendent de la mémoire de quelqu’un.
• Les registres sont dispersés. Les réponses, les transferts et les pièces jointes sont répartis dans plusieurs boîtes de réception, ce qui rend difficile la création d’un dossier propre et la suppression conforme au RGPD.
L’e-mail ne coûte rien à mettre en place, c’est pourquoi de nombreux petits employeurs commencent par là. Si vous le conservez, limitez la boîte mail aux gestionnaires de dossiers désignés, maintenez-la hors de l’accès administratif général dans la mesure du possible, enregistrez chaque signalement et chaque délai dans un registre de dossiers séparé, et rédigez une procédure expliquant comment les lanceurs d’alerte anonymes peuvent être recontactés.
Une hotline de signalement ne couvre qu’une partie du droit de l’UE
Une hotline de signalement répond à l’exigence de signalement oral, puisque la directive accepte les signalements par téléphone ou autre système de messagerie vocale. À elle seule, cependant, une ligne téléphonique ne couvre pas la documentation, le suivi des dossiers ni celui des délais.
Une hotline a de réels atouts. Certaines personnes trouvent plus facile d’expliquer une préoccupation en parlant qu’en écrivant, un appel ne nécessite pas de compte ou de connexion à un appareil, et un opérateur formé peut poser des questions de clarification immédiatement.
L’article 18 fixe également des règles spécifiques de tenue des registres pour les signalements oraux :
• Consentement à l’enregistrement. Un appel ne peut être enregistré qu’avec le consentement du lanceur d’alerte, sous une forme durable et récupérable.
• Transcription ou procès-verbal. Sur une ligne enregistrée, vous conservez l’enregistrement ou une transcription complète et exacte. Sur une ligne non enregistrée, le personnel rédige des procès-verbaux précis de l’appel.
• Droit de vérification. Le lanceur d’alerte doit se voir offrir la possibilité de vérifier, de corriger et d’approuver la transcription ou le procès-verbal en les signant.
• Réunions en personne. Les mêmes règles de consentement et de documentation s’appliquent lorsqu’une personne demande à signaler en face à face.
Les lacunes pratiques concernent le suivi et l’anonymat. Un appelant anonyme ne peut pas être recontacté à moins que vous ne lui donniez un moyen de revenir, et une voix reconnaissable peut identifier quelqu’un dans une petite équipe. Les lignes tenues par des opérateurs coûtent également plus cher à mesure que vous ajoutez des langues et des heures d’ouverture, et en dehors de ces heures, les signalements attendent dans une boîte vocale qui doit encore être sécurisée et enregistrée.
Qu’est-ce qu’un logiciel de signalement ?
Un logiciel de signalement est une plateforme en ligne sécurisée où les personnes soumettent des signalements et où les gestionnaires de dossiers désignés les gèrent de la réception à la clôture. Il combine le formulaire de signalement, la communication bidirectionnelle avec le lanceur d’alerte, le dossier, le suivi des délais et la piste d’audit en un seul endroit. Parce que la plateforme se situe en dehors des systèmes de messagerie et de fichiers de l’entreprise, seuls les gestionnaires de dossiers que vous désignez peuvent ouvrir les signalements.
Comment le logiciel de signalement répond aux exigences légales
Le logiciel de signalement répond aux exigences légales en les intégrant au processus, de sorte que la conformité ne dépend pas de la discipline individuelle. Une bonne plateforme couvre chaque critère comme suit :
• Voie de signalement. Un formulaire web gère les signalements écrits, et la messagerie vocale gère les signalements oraux.
• Confidentialité et accès. Les signalements se trouvent en dehors du système de messagerie de l’entreprise, et seuls les gestionnaires de dossiers désignés peuvent les ouvrir.
• Anonymat avec suivi. Le lanceur d’alerte reçoit un code d’accès et retourne à une boîte de réception privée pour répondre aux questions, sans donner de nom ou d’adresse e-mail.
• Délais. Chaque dossier affiche son statut et ses dates, de sorte que les limites de sept jours et de trois mois sont visibles.
• Registres. Chaque action est enregistrée dans le dossier, ce qui vous donne un seul dossier à présenter à une autorité ou à un tribunal.
• Langues et entités. Une plateforme peut servir plusieurs pays, avec une équipe de gestion de dossiers distincte pour chaque entité juridique.
La contrepartie est un coût d’abonnement et une courte période de configuration. Pour la plupart des employeurs dépassant le seuil de 50 travailleurs, cela représente moins d’efforts que de construire et de maintenir les mêmes garanties autour d’une boîte mail ou d’une ligne téléphonique, et l’historique des dossiers vous fournit des preuves de conformité si une autorité le demande.
Logiciel de signalement vs e-mail vs hotline : comparaison
Le logiciel remplit les sept critères légaux sans processus supplémentaires, tandis que l’e-mail et la hotline en remplissent chacun quelques-uns et nécessitent des solutions de contournement pour le reste.
Exigence | Boîte e-mail | Hotline téléphonique | Logiciel de signalement |
|---|---|---|---|
Signalements écrits | Oui | Non | Oui |
Signalements oraux | Non | Oui | Oui, avec messagerie vocale |
Confidentialité de l’identité | Faible : l’adresse de l’expéditeur est visible | Partielle : la voix peut identifier | Oui |
Accès limité aux gestionnaires de dossiers | Difficile : les administrateurs IT peuvent accéder aux boîtes mail | Cela dépend de la personne qui répond | Oui, par rôles |
Signalement anonyme avec suivi | Non | Impossible de rappeler | Oui, via une boîte de réception privée |
Délais de 7 jours et de 3 mois | Suivi manuel | Suivi manuel | Visible sur chaque dossier |
Tenue des registres | Dispersée entre plusieurs boîtes de réception | Nécessite le consentement, une transcription et une validation | Un dossier unique consigné |
Plusieurs langues et entités | Une boîte mail par équipe de traitement | Coût de personnel plus élevé | Une seule plateforme |
Effort de mise en place | Quelques minutes, plus des procédures écrites | De quelques jours à quelques semaines | Quelques minutes |
Les trois ne sont pas mutuellement exclusifs. De nombreux employeurs utilisent un logiciel comme canal principal et ajoutent une option téléphonique pour les personnes qui préfèrent parler. Si vous combinez les canaux, acheminez chaque signalement dans le même dossier afin que les délais et les registres restent au même endroit.
conservez les preuves
Remplacez les contournements par e-mail et hotline par un système sécurisé unique. Trusty gère les signalements écrits et vocaux, le suivi anonyme, les délais et les pistes d’audit au même endroit. Ou réservez une démo.
Comment choisir un système de signalement
Choisissez le système de signalement qui satisfait aux exigences légales dans tous les pays où vous employez 50 travailleurs ou plus, puis comparez l’effort et le coût. Huit questions suffisent à trancher la plupart des cas :
1. Les personnes peuvent-elles signaler à la fois par écrit et par voie orale ?
2. Quelqu’un peut-il signaler anonymement et répondre quand même aux questions de suivi ?
3. Qui, y compris le personnel informatique, peut techniquement accéder à un signalement ?
4. Le système affiche-t-il les délais de sept jours et de trois mois pour chaque dossier ?
5. Produit-il un enregistrement complet et horodaté de chaque dossier ?
6. Les données sont-elles hébergées dans l’UE ou l’EEE, et pouvez-vous les supprimer selon le calendrier ?
7. Couvre-t-il toutes les langues parlées par votre personnel ?
8. Chaque entité juridique peut-elle avoir ses propres gestionnaires de dossiers et droits d’accès ?
Un non à la question 3 ou 5 est une lacune de conformité partout dans l’UE, car le contrôle d’accès et la tenue des registres proviennent de la directive elle-même. Un non à la question 2 est une lacune dans les pays qui exigent le signalement anonyme, comme l’Espagne. Les questions 6 à 8 sont les plus importantes pour les groupes ayant du personnel dans plusieurs pays.
Logiciel de signalement recommandé
Trusty est un logiciel de signalement conçu autour de la directive européenne sur les lanceurs d’alerte, et il met en place un canal de signalement interne en moins de cinq minutes. Il répond oui aux huit questions ci-dessus :
• Signalements écrits et vocaux. Un formulaire en ligne et des messages vocaux intégrés au navigateur, avec masquage de la voix pour que l’auteur ne puisse pas être reconnu.
• Contact bidirectionnel anonyme. Les lanceurs d’alerte retournent à une boîte de réception privée avec un code d’accès, afin que les gestionnaires de dossiers puissent poser des questions sans connaître leur identité.
• Accès contrôlé. Droits d’accès par rôle, avec une gestion de dossiers séparée pour chaque entité juridique.
• Délais et registres. Un tableau de bord des dossiers, un horodatage eIDAS qualifié sur chaque signalement et un journal d’audit infalsifiable.
• Hébergement dans l’UE. Les données sont hébergées dans des centres de données certifiés ISO/IEC 27001 en Allemagne.
• Prêt à être déployé. Des modèles de politique de conformité et une formation des employés sont inclus.
• Option téléphonique. Une hotline peut être ajoutée pour les équipes qui le souhaitent.
Essayez Trusty gratuitement pendant 7 jours sur trusty.report, ou réservez une courte démo pour voir un signalement passer de la soumission à la clôture du dossier.
Questions fréquentes sur les systèmes de signalement
Non. Le droit de l’UE impose un canal de signalement interne aux employeurs comptant 50 travailleurs ou plus, mais n’impose pas l’utilisation d’un logiciel. Un logiciel est simplement le moyen le plus simple de respecter à la fois les règles de confidentialité, de délais et de tenue des registres.
Une adresse e-mail peut être considérée comme un canal écrit, mais uniquement si du personnel non autorisé, y compris les administrateurs IT, ne peut pas accéder aux signalements. Une boîte mail d’entreprise standard échoue généralement à ce test sans contrôles supplémentaires.
Non. La directive permet aux employeurs de proposer un signalement écrit, un signalement oral, ou les deux. Une hotline est une façon de proposer le signalement oral, et la messagerie vocale en est une autre.
Cela dépend du pays. La directive laisse la décision aux États membres, et l’Espagne exige que les employeurs acceptent les signalements anonymes. Les lanceurs d’alerte anonymes qui sont identifiés par la suite sont protégés partout dans l’UE.
Oui. La directive autorise l’exploitation du canal par un tiers externe. L’employeur reste responsable de la confidentialité, du suivi et des délais.
Un système de signalement correspond à l’ensemble du processus de réception, de traitement et de documentation des signalements. Une hotline est un canal de réception au sein de ce système, limité aux appels téléphoniques.
La mise en place de la plateforme elle-même prend quelques minutes. Avec Trusty, un canal de signalement interne est prêt en moins de cinq minutes, puis vous ajoutez vos gestionnaires de dossiers, vos langues et votre politique.
Le coût dépend du canal : l’e-mail n’a pas de frais de licence mais nécessite des processus manuels, le coût d’une hotline avec opérateurs augmente avec le nombre de langues et de plages horaires, et un logiciel fonctionne par abonnement. Trusty propose un essai gratuit de 7 jours.
Sources
• Directive (UE) 2019/1937 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union, EUR-Lex
• Trusty, informations produit
• Ley 2/2023 sur la protection des personnes qui signalent des violations réglementaires, Espagne, BOE
• Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), Allemagne
Cet article constitue une information générale et non un conseil juridique.
à la directive européenne et au RGPD
Logiciel de signalement simplifié, conçu par des experts en conformité.