Dan Ostergaard · Cofondateur, Trusty · Ancien responsable mondial de la conformité chez Novartis · Fondateur de PolicyStore
Les organisations investissent massivement dans la rédaction de politiques de conformité. Les équipes juridiques les examinent, les dirigeants les approuvent et elles sont téléchargées sur des lecteurs partagés ou des portails internes.
Mais la rédaction des politiques n’est que la première étape.
Le véritable défi consiste à s’assurer que ces politiques parviennent réellement aux employés et influencent les décisions quotidiennes. Dans la gestion de la conformité, cet écart est souvent appelé le problème du « dernier kilomètre », la distance entre la conception de la politique et la sensibilisation des employés.
Lorsque les politiques sont difficiles à trouver, rarement consultées ou enfouies dans des documents statiques, elles cessent de fonctionner comme des outils de gouvernance. Elles deviennent alors de la paperasse dormante.
Pour les entreprises de toute taille, franchir ce dernier kilomètre est essentiel pour bâtir un programme de conformité efficace.
Qu’est-ce que le « dernier kilomètre » de la conformité ?
Le dernier kilomètre de la conformité fait référence au défi consistant à s’assurer que les politiques d’entreprise parviennent réellement aux employés et soient accessibles dans leur environnement de travail quotidien. Il décrit l’écart entre la rédaction des politiques de conformité et la garantie que les employés puissent facilement y accéder et les comprendre.
La plupart des défaillances en matière de conformité ne se produisent pas parce que les organisations manquent de politiques. Elles se produisent parce que les politiques n’atteignent jamais les personnes qui prennent les décisions opérationnelles.
Pourquoi les régulateurs se concentrent sur la communication des politiques
Les régulateurs modernes évaluent de plus en plus si les programmes de conformité sont opérationnellement efficaces, et pas simplement documentés.
Lorsque les autorités examinent un programme de conformité, elles posent généralement des questions telles que :
- Les politiques ont-elles été clairement communiquées aux employés ?
- Les employés ont-ils été formés sur les politiques ?
- Les employés pouvaient-ils facilement accéder aux directives en cas de besoin ?
Les directives utilisées par les procureurs pour évaluer les programmes de conformité des entreprises examinent spécifiquement si les politiques ont été distribuées et intégrées dans toute l’organisation, plutôt que simplement rédigées et stockées.
En d’autres termes, une politique à laquelle les employés ne peuvent pas facilement accéder peut offrir une protection limitée lors d’une enquête.
Lacunes en matière de formation et de communication des politiques
Dans une affaire récente impliquant Qube Ports Pty Ltd, un tribunal fédéral a estimé que l’entreprise n’avait pas fourni la formation requise aux employés dans les délais impartis. Le tribunal a conclu que l’organisation avait enfreint les accords de travail en raison de faiblesses dans ses systèmes de conformité.
Programmes de conformité existants mais défaillants sur le plan opérationnel
Les grandes affaires de sanctions réglementaires révèlent fréquemment le même schéma : les entreprises ont des politiques et des procédures formelles, mais elles sont mal communiquées en interne ou rarement utilisées dans la pratique.
Ces échecs mettent en lumière une leçon récurrente en matière de gouvernance d’entreprise : une politique écrite seule ne garantit pas la conformité.
Dans une affaire récente impliquant Qube Ports Pty Ltd, un tribunal fédéral a estimé que l’entreprise n’avait pas fourni la formation requise aux employés dans les délais impartis. Le tribunal a conclu que l’organisation avait enfreint les accords de travail en raison de faiblesses dans ses systèmes de conformité.
Pourquoi les politiques n’atteignent souvent pas les employés
Plusieurs défis structurels rendent la communication des politiques difficile pour les organisations modernes.
- Effectifs dispersés : les employés peuvent travailler sur plusieurs sites, dans des environnements distants ou sur des sites opérationnels.
- Surcharge de politiques : les organisations maintiennent souvent des dizaines de politiques, ce qui rend difficile pour les employés de trouver rapidement les bonnes directives.
- Documentation statique : les politiques sont couramment distribuées sous forme de longs documents PDF stockés sur des lecteurs partagés.
- Visibilité limitée : la direction peut avoir peu d’informations sur la consultation des politiques.
Ces facteurs créent le problème du dernier kilomètre : les politiques existent, mais elles sont déconnectées du travail quotidien.
Franchir le dernier kilomètre de la conformité
L’amélioration de l’efficacité des politiques ne nécessite pas nécessairement de grands départements de conformité ou des systèmes complexes.
Au lieu de cela, les organisations ont intérêt à se concentrer sur l’accessibilité et la visibilité.
Les améliorations pratiques incluent :
- rendre les politiques accessibles sur les appareils mobiles
- fournir de courts résumés des politiques clés
- centraliser la distribution des politiques
- surveiller les tendances générales d’engagement sur tous les sites
L’objectif est de s’assurer que les employés peuvent facilement localiser et consulter les politiques lorsqu’ils prennent des décisions.
En quoi la diffusion numérique des politiques aide
Les outils de distribution numérique des politiques sont de plus en plus utilisés pour traiter l’aspect opérationnel de la conformité.
Des plateformes telles que la Trusty Compliance App se concentrent sur la diffusion des politiques de conformité directement sur les appareils mobiles des employés, aidant ainsi les organisations à rendre les documents de gouvernance plus accessibles sur tous les sites.
Les politiques peuvent être mises à jour de manière centralisée, résumées pour une compréhension rapide et distribuées instantanément. Les analyses d’engagement peuvent également fournir des informations au niveau du site sur l’accès aux politiques, aidant les organisations à comprendre comment les politiques circulent entre les bureaux ou les sites opérationnels.
Cette approche aide à relever le défi central du dernier kilomètre : s’assurer que les politiques atteignent réellement les effectifs.
À lire aussi : pourquoi les employés ne lisent pas les politiques de conformité, une formation à la conformité des employés qui prouve la compréhension, et pourquoi avoir des politiques ne suffit plus.
Questions fréquentes
Le « dernier kilomètre » de la conformité fait référence à l’écart entre la création de politiques de conformité et la garantie que les employés les voient, les comprennent et les appliquent réellement dans leur travail quotidien. De nombreuses organisations ont des politiques bien rédigées, mais ces documents restent souvent enfouis dans des systèmes internes ou des lecteurs partagés. Franchir le dernier kilomètre signifie rendre les politiques accessibles, compréhensibles et visibles pour l’ensemble des effectifs.
Les politiques de conformité échouent souvent parce que les employés ne peuvent pas facilement les trouver ou y accéder. Les politiques sont fréquemment distribuées sous forme de documents statiques, stockées dans des dossiers internes ou envoyées une seule fois par e-mail et oubliées. Sans un accès simple et une visibilité régulière, les politiques peuvent exister formellement mais avoir peu d’influence sur le comportement.
Les PME peuvent améliorer la communication des politiques en les rendant faciles d’accès et de compréhension. Cela inclut la fourniture d’un accès mobile, l’offre de résumés clairs des politiques complexes, et la garantie que les politiques sont stockées de manière centralisée et mises à jour de manière cohérente. Les plateformes de distribution numérique des politiques peuvent aider les organisations à diffuser les politiques directement aux employés sur différents sites.
Les régulateurs évaluent de plus en plus si les programmes de conformité sont mis en œuvre efficacement, et pas seulement documentés. Cela inclut l’examen de la manière dont les politiques sont communiquées, si les employés reçoivent une formation et si les organisations peuvent démontrer que les politiques ont été distribuées à l’ensemble des effectifs.
La distribution des politiques est le processus de diffusion de documents de gouvernance tels que les codes de conduite, les politiques anti-corruption ou les règles de travail aux employés. Une distribution efficace garantit que les politiques sont accessibles, visibles et régulièrement mises à jour afin que les employés puissent s’y référer lorsqu’ils prennent des décisions.
Les effectifs d’aujourd’hui sont souvent répartis entre les bureaux, les environnements distants et les sites opérationnels. Si les politiques ne sont disponibles que dans des dossiers internes ou des intranets, les employés risquent de ne pas y accéder en cas de besoin. Rendre les politiques accessibles via des appareils mobiles ou des plateformes centralisées contribue à garantir que les documents de gouvernance restent visibles dans toute l’organisation.
La technologie peut aider les organisations à gérer plus efficacement la distribution des politiques en centralisant les documents, en permettant des mises à jour instantanées et en offrant une visibilité sur l’engagement global envers les politiques. Les plateformes numériques permettent aux entreprises de distribuer rapidement les politiques et de s’assurer que les employés sur différents sites peuvent accéder aux mêmes informations.
L’engagement envers les politiques fait référence à la manière dont les employés accèdent et interagissent activement avec les politiques de conformité. Les organisations peuvent surveiller les tendances d’engagement, par exemple si les politiques sont consultées dans différents bureaux ou équipes, afin de comprendre comment les documents de gouvernance circulent au sein de l’organisation.
Les PME opèrent souvent sans départements de conformité dédiés. S’assurer que les employés peuvent facilement accéder aux politiques est donc essentiel pour maintenir des normes cohérentes dans toute l’organisation. Franchir le dernier kilomètre aide les PME à transformer les politiques écrites en directives pratiques pour les décisions commerciales quotidiennes.
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