Dejan Jasnic · Cofondateur et responsable de la conformité, Trusty · Plus de 20 ans d’expérience en lutte antifraude et conformité · Membre du conseil d’administration de l’ACFE Swiss Chapter
Les enquêtes sur les signalements d’alerte, menées à la suite d’une alerte au sein des organisations, jouent un rôle essentiel dans le maintien de l’intégrité et de la conformité réglementaire. Les managers sont souvent chargés de superviser ces enquêtes, en veillant à ce qu’elles respectent les cadres légaux et les normes éthiques. Ce type de processus est toutefois encadré par diverses limites légales et responsabilités afin de garantir les droits de toutes les parties impliquées.
Nous examinons ci-dessous les différentes responsabilités et limites des managers dans le cadre des enquêtes internes de l’entreprise.
Conformité au droit du travail et à la réglementation
Un aspect fondamental des enquêtes internes est le respect du droit du travail et des règles de conformité.
Les managers doivent s’assurer que les enquêtes internes sont menées d’une manière qui respecte la loi et les droits des employés. De même, le respect de la loi par la direction est fondamental pour préserver l’intégrité de l’organisation.
Respect des droits en matière de protection des données
Depuis l’entrée en application du Règlement général sur la protection des données (RGPD), les managers doivent prioriser la protection de la vie privée des employés et de leurs droits en matière de protection des données personnelles. Les enquêtes consécutives à une alerte doivent respecter la vie privée des employés et les dispositions du RGPD. La surveillance, le contrôle ou les perquisitions ne doivent être menés que dans les limites d’une attente raisonnable de vie privée, évitant les intrusions indues dans les affaires personnelles de tout employé. Les données personnelles doivent en outre être utilisées de manière appropriée et raisonnable, et obtenues avec le consentement de l’employé.
Responsabilités lors des enquêtes sur les signalements d'alerte
Les managers supervisant les enquêtes internes ont d’importantes responsabilités pour garantir l’équité et la transparence tout au long du processus. Ils doivent allouer des ressources adéquates et définir des protocoles clairs et appropriés pour les enquêtes. Ces processus d’enquête doivent être gérés par un manager, sans l’intermédiation directe d’un autre manager.
Tout au long des enquêtes, les managers doivent maintenir la présomption d’innocence pour toutes les personnes impliquées et protéger leur identité. La communication doit être transparente et respecter les intérêts du lanceur d’alerte et des professionnels impliqués dans l’enquête.
Droits et devoirs des employés
Les employés faisant l’objet d’une enquête ont certains droits et devoirs cruciaux pour l’intégrité du processus. Bien qu’ils aient le devoir de coopérer, les demandes doivent être raisonnables et les droits à la vie privée doivent être respectés. La protection des lanceurs d’alerte contre les représailles est vitale, bien que les lanceurs d’alerte et/ou les personnes signalées puissent faire l’objet de sanctions s’ils sont impliqués dans des activités illégales.
Conséquences des actes irresponsables lors des enquêtes sur les signalements d'alerte
Une conduite irresponsable lors des enquêtes sur les signalements d’alerte peut avoir des conséquences juridiques pour l’auteur. Les managers doivent faire preuve de prudence en évitant les hypothèses infondées et toute atteinte à la vie privée des personnes, en veillant à ce que les enquêtes restent dans les limites légales.
Diligence lors des enquêtes
Les managers doivent agir avec diligence tout au long du processus d’enquête. Cela implique d’assister les enquêteurs et de protéger l’identité des auteurs de signalement, des employés faisant l’objet de l’enquête et des témoins. Il s’agit notamment de ne pas interférer dans les enquêtes en cours, de ne pas évoquer les dossiers avec du personnel non autorisé et de ne prendre aucune mesure sans l’approbation explicite des enquêteurs.
Questions fréquentes
Le droit du travail et les règles de conformité de l'entreprise, ainsi que le RGPD pour les données personnelles de toutes les personnes impliquées.
Allouer des ressources adéquates, définir des protocoles clairs, maintenir la présomption d'innocence, protéger les identités et communiquer de manière transparente tout en respectant les intérêts du lanceur d'alerte et des professionnels impliqués.
Un devoir de coopération équilibré par le droit à des demandes raisonnables et à la vie privée, avec des sanctions possibles pour toute personne impliquée dans des activités illégales.
Assister les enquêteurs, protéger l'identité des auteurs de signalement, des employés et des témoins, ne pas interférer dans les enquêtes en cours, et ne prendre aucune mesure sans l'approbation explicite des enquêteurs.
À lire aussi : le rôle des cadres supérieurs et des dirigeants dans le processus de signalement d’alerte, ce que doit contenir un protocole de canal de signalement d’alerte, et le logiciel de signalement d’alerte Trusty avec gestion de cas intégrée.
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