Dan Ostergaard · Cofondateur, Trusty · Ancien responsable mondial de la conformité chez Novartis · Fondateur de PolicyStore
Pourquoi la compréhension compte plus que la complétion
La formation à la conformité traditionnelle traite un cours terminé de la même manière, qu’un employé ait assimilé le contenu ou qu’il ait cliqué dessus en arrière-plan. Les régulateurs, les auditeurs et les équipes de gestion des risques internes exigent de plus en plus davantage qu’une liste des personnes « formées ». Ils veulent la preuve que les employés ont compris ce sur quoi ils ont été formés, en particulier pour les domaines à enjeux élevés comme la lutte contre la corruption, le blanchiment d’argent et les codes de conduite.
La formation à la conformité qui se limite à cocher des cases crée un faux sentiment de sécurité. Un relevé de complétion vous indique que quelqu’un a ouvert un fichier. Il ne vous dit pas qu’il pourrait appliquer correctement la politique si une situation réelle se présentait. C’est cet écart qu’une approche de la formation à la conformité des employés axée sur la compréhension vise à combler.
Comment fonctionne la formation à la conformité des employés de Trusty Compliance App
Trusty Compliance App change le point de départ de la formation à la conformité des employés. Au lieu de créer un cours à partir de zéro, vous importez le document source, une politique, un code de conduite, une note d’orientation réglementaire, tout ce que vos employés doivent comprendre, et l’IA génère automatiquement un module de formation interactif complet à partir de celui-ci.
Ce module n’est pas simplement un quiz ajouté à un PDF. Il comprend :
- Des questions tirées directement du contenu du document, de sorte que la formation à la conformité des employés reflète réellement votre politique, et non un modèle générique
- Des options à choix multiples avec des réponses incorrectes réalistes, et non des distracteurs manifestement incorrects qui rendent la bonne réponse facile à deviner
- Des explications pour chaque réponse, correcte et incorrecte, afin que les employés comprennent pourquoi quelque chose est juste ou faux, et pas seulement s’ils ont eu raison
C’est ce qui distingue la formation à la conformité des employés basée sur la compréhension d’un simple exercice de cases à cocher : le test ne met pas fin à l’apprentissage, il le renforce.
Qu'est-ce qui rend un module de formation à la conformité des employés efficace ?
Un bon module de formation à la conformité des employés doit faire trois choses : refléter ce qui compte réellement dans le document source, s’adapter à la manière dont votre organisation hiérarchise les risques et rester facile à maintenir à mesure que les politiques évoluent. Trusty Compliance App intègre ces trois éléments dans le processus.
Pondération des sujets basée sur les mots-clés. Toutes les sections d’une politique ne comportent pas le même risque. Trusty Compliance App vous permet de signaler des mots-clés ou des sujets qui doivent avoir plus de poids dans la formation à la conformité des employés qui en résulte, de sorte que le test met l’accent sur les sections qui comptent le plus pour votre organisation plutôt que de traiter chaque paragraphe comme également important.
Personnalisation complète. Trusty Compliance App génère automatiquement la première version de votre formation à la conformité des employés, mais rien n’est verrouillé. Modifiez n’importe quelle question, réécrivez une explication, ajoutez vos propres questions ou ajustez le niveau de difficulté. Vous conservez la rapidité de l’automatisation sans renoncer au contrôle du contenu final.
Critères de réussite définis. Vous définissez le seuil de réussite de chaque module de formation à la conformité des employés, qu’il s’agisse d’un score exigeant pour une obligation réglementaire ou d’un seuil plus souple pour une sensibilisation générale.
Conçu pour les équipes mondiales et multi-entités
La formation à la conformité des employés se déroule rarement dans une seule langue ou un seul lieu. Les équipes multinationales, les chaînes d’approvisionnement transfrontalières et les réseaux de partenaires ont tous besoin d’une formation cohérente, dispensée dans la langue que chaque participant comprend réellement.
Trusty Compliance App simplifie la traduction, de sorte que le même module de formation à la conformité puisse être déployé dans toutes les régions sans avoir à le reconstruire à partir de zéro pour chaque langue. La notation, la certification et le suivi de la complétion restent cohérents, quelle que soit la version linguistique qu’un employé termine.
Du test à la certification : boucler la boucle d'audit
La formation à la conformité a le plus de valeur si vous pouvez prouver qu’elle a eu lieu et prouver qu’elle a fonctionné. Trusty Compliance App gère cela de bout en bout :
- Invitez les participants directement et le système envoie des invitations, suit les progrès et effectue des relances automatiquement
- Certification automatique pour toute personne qui atteint votre seuil défini, avec un enregistrement documenté et auditable
- Enregistrements instantanés et centralisés des scores et des complétions, prêts à être remis à un auditeur, un régulateur ou un examen de conformité interne sans rapprochement manuel
Cette combinaison (importer un document, générer un véritable test, certifier la compréhension et tout enregistrer automatiquement) est ce qui rend la formation à la conformité des employés évolutive dans toute une organisation au lieu d’en faire un projet manuel porté par une seule personne.
Qui utilise ce type de formation à la conformité des employés ?
Toute personne qui a besoin de former, de certifier ou de documenter qu’une personne a compris des informations importantes :
- Les équipes RH créant des modules pour le code de conduite, la lutte contre la corruption ou d’autres exigences réglementaires, avec chaque score et enregistrement de complétion consigné à des fins d’audit
- Les équipes commerciales utilisant la même approche pour la connaissance des produits et la formation aux argumentaires, suivant la complétion et la notation de la même manière qu’elles le feraient pour le contenu de conformité
- Les équipes industrielles et opérationnelles couvrant les procédures de sécurité ou les exigences techniques, où la compréhension documentée compte autant que la complétion documentée
- Les équipes partenaires et de chaîne d’approvisionnement étendant la formation à la conformité des employés au-delà du personnel interne aux tiers qui doivent respecter la même norme
Commencer avec la formation à la conformité des employés
Le modèle traditionnel de formation à la conformité nécessitait un concepteur pédagogique, un administrateur de LMS et des semaines de configuration avant que le premier employé ne voie un cours. L’approche fondée sur l’IA renverse ce modèle : importez un document, examinez le module généré, ajustez ce que vous voulez et assignez-le. Ce qui prenait des semaines prend maintenant quelques minutes.
Le point clé à retenir
L’objectif de la formation à la conformité des employés n’a jamais été de générer un certificat de complétion. Il a toujours été de s’assurer que les gens comprennent les politiques qui protègent votre organisation, et de pouvoir le prouver quand cela compte. Trusty Compliance App est conçue autour de cet objectif : plus rapide à configurer, plus facile à personnaliser et axé sur la compréhension plutôt que sur la complétion.
Envie de la voir en action ? Commencez avec Trusty Compliance App.
Questions fréquentes
Un relevé de complétion montre seulement que quelqu'un a ouvert un fichier. Les régulateurs, les auditeurs et les équipes de gestion des risques demandent de plus en plus la preuve que les employés ont compris le contenu, en particulier pour les domaines à enjeux élevés comme la lutte contre la corruption, le blanchiment d'argent et les codes de conduite.
Vous importez le document source, tel qu'une politique ou un code de conduite, et l'IA génère un module interactif avec des questions tirées du document, des options à choix multiples réalistes et une explication pour chaque réponse. Chaque question peut être modifiée, et vous définissez le seuil de réussite.
Oui. Les modules peuvent être traduits et déployés dans différentes régions, tandis que la notation, la certification et le suivi de la complétion restent cohérents quelle que soit la version linguistique complétée par un employé.
Les participants sont invités et relancés automatiquement, toute personne atteignant le seuil est certifiée, et les scores et complétions sont enregistrés de manière centralisée, de sorte que les dossiers peuvent être remis à un auditeur ou un régulateur sans rapprochement manuel.
Lectures complémentaires : pourquoi les employés ne lisent pas les politiques de conformité, la formation à la conformité en milieu de travail, et la Compliance App qui contient les politiques sur lesquelles la formation est basée.
POLITIQUES, FORMATIONS ET LIGNE D’ALERTE
Trusty Compliance App : politiques d’entreprise, formation à la conformité et canal de signalement dans une seule application pour vos employés. 10 politiques prêtes à l’emploi, 6 formations, essai gratuit, aucune configuration informatique.