Dan Ostergaard · Cofondateur, Trusty · Ancien responsable mondial de la conformité chez Novartis · Fondateur de PolicyStore
Pourquoi les employés ne lisent-ils pas les politiques de conformité ?
Les employés n’ignorent pas les politiques de conformité parce qu’ils ne se soucient pas de la conformité. Ils les ignorent parce que les politiques sont souvent difficiles d’accès, trop longues, rédigées dans un langage juridique complexe et stockées dans des systèmes obsolètes tels que des PDF, des pièces jointes d’e-mail ou des dossiers partagés.
La solution ne consiste pas à rédiger davantage de politiques. Il s’agit de rendre les politiques existantes plus faciles à trouver, à comprendre et à utiliser.
Les organisations qui offrent aux employés un portail de conformité centralisé et adapté aux mobiles, des résumés de politiques concis et des formations engageantes ont bien plus de chances de bâtir une véritable culture de conformité.
Le vrai problème n’est pas l’engagement des employés
L’un des reproches les plus fréquents chez les professionnels de la conformité :
« Personne ne lit nos politiques. »
C’est une réalité frustrante. Des heures, voire des semaines, sont consacrées à élaborer des politiques, à examiner les exigences légales et à obtenir des validations, pour que ces documents finissent par disparaître dans un lecteur partagé où ils sont rarement ouverts à nouveau.
Mais voici la vérité dérangeante :
Le problème n’est généralement pas vos employés. C’est la manière dont l’information de conformité est diffusée.
Pensez à la façon dont les gens consomment l’information aujourd’hui.
Ils s’attendent à obtenir des réponses instantanément.
Ils lancent une recherche plutôt que de parcourir des dossiers.
Ils utilisent leur téléphone aussi souvent que leur ordinateur.
Ils préfèrent des explications courtes avant de lire de longs documents.
Pourtant, de nombreuses organisations distribuent encore les politiques de conformité sous forme de fichiers PDF statiques joints à des e-mails ou enfouis quelque part sur l’intranet de l’entreprise.
Il n’est guère surprenant que l’engagement reste faible.
Pourquoi la gestion traditionnelle des politiques ne fonctionne pas
La plupart des organisations ne manquent pas de politiques.
En revanche, elles manquent d’accessibilité.
Les employés se heurtent fréquemment à des questions telles que :
Quelle version de cette politique est en vigueur ?
Où puis-je trouver notre politique anti-corruption ?
Cette procédure a-t-elle changé récemment ?
Cette politique s’applique-t-elle à mon bureau ou à mon pays ?
Qui dois-je contacter si j’ai des questions ?
Lorsque les réponses ne sont pas immédiatement disponibles, les employés improvisent.
Ils demandent à des collègues.
Ils se fient à leur mémoire.
Ou ils continuent à travailler sans vérifier la politique.
Chacune de ces situations augmente le risque de non-conformité.
La conformité doit être facile d’accès
La conformité ne devrait jamais dépendre du fait que quelqu’un se souvienne de l’endroit où un document a été enregistré.
Les employés devraient pouvoir accéder aux politiques depuis n’importe où, sur n’importe quel appareil, chaque fois qu’ils en ont besoin.
Qu’une personne travaille au bureau, à distance, voyage fréquemment ou se rende sur des sites clients, la dernière version de chaque politique devrait toujours être disponible depuis un emplacement central unique.
Au lieu de se demander s’ils lisent la version 4 ou la version 7, les employés devraient avoir la certitude de consulter les consignes les plus à jour.
L’accessibilité n’est plus un simple confort.
C’est un élément essentiel d’un programme de conformité efficace.
Les politiques longues ne sont pas le problème, ce sont les longues introductions
Les politiques de conformité doivent souvent être détaillées.
Les obligations légales, les références réglementaires, les responsabilités et les procédures ont toutes leur place.
Le défi, c’est que les employés ont rarement besoin de chaque détail immédiatement.
La plupart des gens veulent simplement comprendre :
Que couvre cette politique ?
Pourquoi est-ce important ?
Qu’attend-on de moi ?
Où puis-je trouver plus d’informations ?
Fournir un résumé concis au début d’une politique permet aux employés d’en saisir l’essentiel en quelques secondes, tout en leur donnant accès au document complet chaque fois qu’un niveau de détail plus important est nécessaire.
Cela améliore la compréhension sans sacrifier la précision.
Les employés ont besoin de conseils, pas de plus de documents
Publier une politique ne crée pas automatiquement de la sensibilisation.
Et cela ne garantit pas non plus la compréhension.
La conformité est une réussite lorsque les employés peuvent facilement passer de la lecture d’une politique à sa compréhension, puis démontrer cette compréhension.
Les formations interactives, les accusés de réception, les certifications et les rappels périodiques contribuent à transformer la conformité d’un exercice de communication ponctuel en un processus d’apprentissage continu.
Au lieu d’espérer que les employés aient lu un e-mail envoyé il y a six mois, les organisations peuvent fournir un accès continu à des consignes et à des supports d’apprentissage à jour dès que des questions se posent.
Vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne pouvez pas mesurer
L’une des plus grandes faiblesses de la gestion traditionnelle des politiques est le manque de visibilité.
Après avoir envoyé une politique par e-mail, la plupart des organisations n’ont aucune idée de ce qui se passe ensuite.
Les employés l’ont-ils ouverte ?
L’ont-ils lue ?
Quelles politiques reçoivent le plus d’attention ?
Certains bureaux recherchent-ils soudainement des informations sur le harcèlement, les conflits d’intérêts ou les cadeaux et les invitations ?
Comprendre comment les employés interagissent avec le contenu de conformité peut fournir des informations précieuses.
Par exemple, une augmentation inattendue des consultations d’une politique de lutte contre le harcèlement au travail sur un site peut indiquer que les employés recherchent activement des conseils avant que des préoccupations ne soient signalées officiellement.
Bien que l’analyse des politiques ne remplace pas les enquêtes ou les signalements des lanceurs d’alerte, elle peut aider les équipes de conformité à identifier les tendances plus tôt et à réagir de manière proactive.
La conformité moderne repose sur un accès continu
La conformité n’est plus un événement annuel.
Les employés ont besoin de réponses tout au long de l’année, et pas seulement lors de leur intégration ou de la formation annuelle.
Les politiques évoluent.
Les réglementations changent.
De nouveaux risques émergent.
Les organisations s’étendent à de nouveaux marchés.
Les informations de conformité devraient évoluer tout aussi rapidement.
Un programme de conformité moderne maintient les politiques, les formations, les accusés de réception et les outils de signalement connectés en un seul endroit, afin que les employés sachent toujours où se tourner pour obtenir des informations fiables.
Une meilleure façon de gérer les politiques de conformité
Plutôt que de distribuer des documents statiques dans plusieurs systèmes, de nombreuses organisations se tournent vers des plateformes de conformité centralisées qui regroupent la gestion des politiques, la formation des employés et les ressources de conformité.
Trusty Compliance App est conçue dans cette optique.
Les organisations peuvent créer un portail de conformité à leur image où les employés et les partenaires commerciaux ont un accès instantané aux politiques en vigueur, aux modules de formation, aux ressources de signalement et à d’autres informations de conformité, depuis n’importe quel appareil.
Au lieu de lire des pages de texte juridique avant de trouver l’information dont ils ont besoin, les employés peuvent commencer par des résumés de politiques générés par l’IA, qui expliquent les points clés en langage clair avant de renvoyer directement à la politique complète.
Les modules de formation peuvent être générés à partir des propres politiques d’une organisation, permettant aux employés de suivre un apprentissage interactif, d’accuser réception d’exigences importantes et de recevoir un certificat en cas de réussite.
En coulisses, les équipes conformité gagnent une visibilité précieuse grâce à des analyses qui montrent comment les politiques sont utilisées, où l’engagement est le plus élevé et quels domaines peuvent nécessiter une attention supplémentaire.
Plus important encore, chaque mise à jour devient immédiatement disponible dans toute l’organisation, éliminant les PDF obsolètes, les versions en double et le travail administratif inutile.
La conformité doit être conçue autour des personnes
Pendant des décennies, les programmes de conformité se sont concentrés sur la production de documents.
L’avenir de la conformité est différent.
Il consiste à aider les personnes à prendre des décisions éclairées.
Lorsque les politiques sont faciles d’accès, simples à comprendre et soutenues par des formations engageantes, les employés sont bien plus susceptibles de les utiliser.
La technologie seule ne créera pas une culture de conformité.
Mais supprimer les obstacles inutiles est l’un des points de départ les plus efficaces.
Les organisations qui réussiront ne seront pas nécessairement celles qui auront les manuels de politiques les plus longs.
Ce seront celles qui feront de la conformité une partie du travail au quotidien.
Questions fréquentes
Les raisons les plus courantes incluent une mauvaise accessibilité, des documents trop longs, un langage juridique complexe, des méthodes de diffusion obsolètes et la difficulté à trouver la dernière version. Rendre les politiques plus faciles d’accès et à comprendre améliore nettement l’engagement.
Un portail de conformité numérique centralisé est généralement plus efficace que la diffusion de politiques sous forme de PDF ou de pièces jointes d’e-mail. Les employés peuvent toujours accéder à la dernière version depuis un emplacement unique et fiable.
Les organisations peuvent améliorer la conformité en combinant des politiques accessibles, des résumés concis, des formations interactives, des rappels réguliers et des canaux de signalement clairs. La mesure de l’engagement des employés permet également d’identifier les besoins en soutien supplémentaire.
Trusty Compliance App est une plateforme centralisée qui offre aux employés et aux partenaires commerciaux un accès simple aux politiques de conformité, aux formations, aux accusés de réception, aux ressources d’alerte et à d’autres outils de conformité, depuis n’importe quel appareil. Découvrez-la ici.
Notre plateforme vous aide à générer des résumés de politiques, à créer des évaluations des connaissances, à rédiger des questions de formation, à traduire du contenu en plusieurs langues et à réduire le temps nécessaire pour concevoir et maintenir des programmes de formation à la conformité.
Lectures complémentaires : la formation à la conformité des employés qui garantit la bonne compréhension, pourquoi personne ne respecte vos politiques, et la Compliance App pour la diffusion des politiques et la confirmation de lecture.
POLITIQUES, FORMATIONS ET LIGNE D’ALERTE
Trusty Compliance App : politiques d’entreprise, formation à la conformité et canal de signalement dans une seule application pour vos employés. 10 politiques prêtes à l’emploi, 6 formations, essai gratuit, aucune configuration informatique.