Alors que les États membres s’empressent de promulguer des lois sur le signalement d’irrégularités conformément à la récente réglementation de l’UE, un groupe subit un impact inégal, souvent invisible : les PME paient des coûts d’abonnement élevés pour des lignes d’alerte numériques.

Trisha Cole (rédigé en anglais, traduit automatiquement)

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Que se cache-t-il derrière les récentes lois européennes sur les lanceurs d’alerte ?

En tant que professionnels de la conformité, nous sommes convaincus de la nécessité de lois protégeant les lanceurs d’alerte. Au-delà de ce que nous avons vu et entendu dans notre propre expérience professionnelle, nous avons été aussi surpris que le grand public lorsque des scandales comme celui de Wirecard et de l’Université Duke ont éclaté. Sans des lanceurs d’alerte prêts à se manifester, qui sait combien de temps ces affaires seraient restées indétectées ?

Afin de lutter contre des fraudes similaires et des dissimulations au sein des entreprises, l’Union européenne et plusieurs pays membres ont commencé à adopter une législation visant à soutenir les lanceurs d’alerte. Les organisations de plus de 50 employés, ainsi que les municipalités de plus de 10 000 habitants, sont tenues de mettre en place des canaux internes de signalement conformément aux exigences légales. Pour en savoir plus sur la législation, consultez notre article de blog ici.

Derrière ces lois se trouve l’hypothèse que des procédures de signalement et des garanties claires facilitent la démarche des lanceurs d’alerte. Selon ce raisonnement, si davantage de lanceurs d’alerte sont prêts à se manifester, davantage d’activités criminelles ou négligentes pourront être stoppées. Certaines difficultés sont liées à l’absence de procédures de signalement claires, mais d’autres trouvent leur origine dans des facteurs sociaux ou professionnels qui ne se traitent pas facilement par la législation. La pression du groupe ou la peur des représailles en sont deux exemples.

Ainsi, même si l’on peut s’attendre à ce que ces lois encouragent davantage de signalements (et plus précoces), elles ne constituent pas la solution miracle contre la corruption que beaucoup espèrent. Malheureusement, l’activité illégale dispose encore de nombreuses occasions de prospérer. Dans cette optique, examinons les répercussions supplémentaires de la directive européenne sur les lanceurs d’alerte. Un groupe en particulier fait face à une nouvelle charge en mettant en œuvre, à ses propres frais, les procédures de signalement requises.

Le coût imprévu des lois sur les lanceurs d’alerte

La grande majorité des organisations ne commettent pas d’infractions. En réalité, elles font souvent l’inverse : elles travaillent dur pour créer un changement positif dans leurs secteurs. Pour cette raison, les lois de protection des lanceurs d’alerte bénéficient d’un large soutien, tant professionnel que privé. Toutefois, elles ne sont pas exemptes de conséquences imprévues pour les organisations concernées. En d’autres termes, cette réglementation signifie que des centaines de milliers d’entreprises européennes doivent désormais investir du temps, des ressources et du budget pour mettre en place des canaux de signalement.

On s’attend à ce que, dans les prochains mois, davantage de pays membres annoncent leurs propres réglementations spécifiques. Ces textes imposent diverses exigences concernant l’accessibilité des lignes d’alerte et les procédures de réponse. Pour éviter des amendes, les organisations doivent rapidement mettre en place des procédures conformes. Et, comme le sait toute entreprise en croissance, rapidité et sécurité s’accompagnent souvent de coûts plus élevés.

Fonctionnalités de la plateforme de signalement

Bien qu’il existe des solutions de signalement à faible coût, dans la pratique ces systèmes comportent des risques pour les parties prenantes. Avec les canaux par e-mail, par exemple, non seulement l’anonymat du lanceur d’alerte est compromis, mais des filtres anti-spam trop zélés pourraient envoyer un signalement crucial directement à la corbeille. Pire encore, une boîte mail remplie de secrets d’entreprise potentiels est le rêve de tout pirate informatique. D’autres solutions gratuites, comme les lignes téléphoniques et les boîtes aux lettres, présentent des inconvénients similaires.

Comparé aux solutions traditionnelles, un logiciel de signalement d’irrégularités, c’est comme Google Maps face à un atlas papier. Les plateformes numériques sont intelligentes et facilitent considérablement la gestion des dossiers. L’ensemble du processus peut être géré via un portail, ce qui permet au lanceur d’alerte de rester anonyme et de signaler depuis n’importe où dans le monde.

Ces caractéristiques rendent les plateformes numériques de signalement plus efficaces et plus agréables à utiliser que les méthodes traditionnelles. Cela vaut autant pour le déclarant que pour l’organisation. Comme Trusty est un portail de signalement en ligne, notre conviction quant à la valeur de ces systèmes est évidente.

Plateformes numériques de signalement

Cependant, l’inconvénient des plateformes numériques de signalement est que la plupart sont coûteuses. Les grandes organisations peuvent payer des milliers d’euros par mois pour intégrer des logiciels à leur réseau sécurisé. Plus l’organisation est grande, plus le nombre de signalements et d’intervenants augmente. Malgré ces coûts élevés, même les plus grandes organisations peuvent s’attendre à environ 10 signalements par an pour 1 000 employés. Le coût par signalement est donc assez élevé.

Les organisations de petite et moyenne taille, en revanche, pourraient ne recevoir aucun signalement de lanceur d’alerte. Malgré cela, certaines entreprises de logiciels de signalement facturent aux PME plus de 300 € pour un abonnement mensuel. Pour une entreprise de 250 employés, cela représente plus de 1 € par employé et par mois. Pour un logiciel qu’elles utiliseront rarement, puisqu’elles ne se livrent de toute façon pas à des pratiques répréhensibles.

En tant que professionnels du droit et de la conformité, cela ne nous convenait pas. Pourquoi les entreprises devraient-elles payer pour un logiciel qu’elles utiliseront rarement ? Surtout lorsque s’abstenir d’une activité répréhensible est un comportement que nous voulons récompenser ? Avant Trusty, les PME étaient confrontées au dilemme de perdre des milliers d’euros par an sur leurs budgets, ou de se contenter d’un outil gratuit mais risqué comme l’e-mail.

Plateforme de signalement Trusty

Le signalement d’irrégularités est un service d’intérêt public et les lanceurs d’alerte doivent bénéficier de la meilleure protection possible. Mais nous devons veiller à ce que cette protection ne pénalise pas indirectement des organisations qui n’ont commis aucune infraction.

C’est pourquoi nous avons conçu Trusty comme une plateforme de signalement, accessible à toute organisation, quelle que soit sa taille. Trusty est conforme et sécurisé, avec des fonctionnalités utiles à la fois pour la personne qui signale et pour l’organisation. Dans le portail web, la personne qui signale peut rester anonyme si elle le souhaite ; en outre, elle n’a pas besoin d’être connectée à l’intranet de l’entreprise pour signaler des irrégularités. Les organisations peuvent consulter et traiter les signalements sur une plateforme unique et pratique, accessible de partout. Les notifications garantissent que votre entreprise ne sera pas sanctionnée pour non-respect des délais de réponse.

Nous avons trouvé une manière intelligente de proposer un logiciel de signalement d’irrégularités à une fraction du coût, en hébergeant le portail web Trusty sur un serveur tiers sécurisé en Allemagne, en alliant cybersécurité de pointe et coût maîtrisé.

Nous voulons que ce service public essentiel soit accessible et pratique pour toutes les organisations. Nous voulons encourager la conformité, pas l’entraver.

Si votre organisation paie déjà un logiciel de signalement, nous vous aiderons volontiers à changer ! Trusty est facile à configurer : il suffit de copier-coller le lien sur votre site web.