Dejan Jasnic · Mitgründer & Compliance Lead, Trusty · 20+ Jahre Anti-Fraud & Compliance · Vorstand ACFE Swiss Chapter
Die Unternehmenswelt erlebt derzeit einen Wandel hin zu mehr Transparenz und Rechenschaftspflicht. Durch die Implementierung eines verpflichtenden Hinweisgebersystems wird zudem ein Instrument zur Prävention und Aufdeckung rechtswidriger Handlungen für Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten sowie für andere öffentliche und private Organisationen etabliert.
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Warum ein Hinweisgebersystem von wesentlicher Bedeutung ist
Entscheidend ist zunächst zu verstehen, was Unternehmen dazu bewegt, diese Tools einzuführen. Es geht nicht nur darum, eine Vorschrift einzuhalten, sondern auch darum, eine echte CSR-Politik (Corporate Social Responsibility) zu leben.
Dabei wird auch eine grundlegende Frage geklärt: Was ist ein Whistleblower? Vor allem spielen diese Hinweisgeber eine entscheidende Rolle bei der Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten und tragen somit zur Stärkung der organisatorischen Integrität bei.
Wesentliche Merkmale
Ein Hinweisgebersystem ist nicht einfach nur ein elektronisches Postfach. Vielmehr handelt es sich um ein internes Informationssystem, das darauf ausgelegt ist, die Vertraulichkeit und Sicherheit sowohl des Hinweisgebers als auch der betroffenen Person zu gewährleisten. Um effektiv zu sein, muss es folgende Kriterien erfüllen:
- Zugänglich und einfach: Darüber hinaus ist die Erleichterung der Meldungsabgabe von entscheidender Bedeutung, um die Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten zu fördern.
- Mit der Arbeitnehmervertretung abgestimmt: Es ist wesentlich, Repräsentativität sicherzustellen und eine Einigung mit den Beschäftigten zu erreichen.
- Sicher: Vertraulichkeit ist der entscheidende Faktor. Wenn Sie sich für einen externen Meldekanal entscheiden, muss das Unternehmen sicherstellen, dass dieser sämtliche Sicherheitsstandards erfüllt.
- Rechtskonform: Dies erfolgt im Einklang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz und den Datenschutzvorschriften, wobei die Funktion des Datenschutzbeauftragten eine wesentliche Rolle spielt.
Verpflichtende Anforderungen
Abgesehen von diesen Merkmalen muss der Kanal zweifellos:
- Anonyme Meldungen ermöglichen und Vertraulichkeit gewährleisten.
- Meldungen müssen schriftlich und mündlich möglich sein.
- Über ein Nutzungsprotokoll und ein Verfahren zur Bearbeitung von Meldungen verfügen.
- Es muss ein Sanktionierungssystem gemäß der Arbeitsgesetzgebung vorhanden sein.
- Das für die Bearbeitung von Meldungen zuständige Personal schulen.
- Meldungen registrieren und innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung versenden.
- Ein Verfahren zur Löschung personenbezogener Daten festlegen.
- Die Wirksamkeit regelmäßig überprüfen.
Die verantwortliche Stelle für den Hinweisgeberkanal
Es ist zwingend erforderlich, dass eine verantwortliche Person für das System benannt wird. Ob Einzelperson oder Gremium: Diese Instanz muss autonom und frei von Interessenkonflikten agieren. Für Unternehmen, die bereits über einen Compliance Officer verfügen, kann diese Funktion dieser Person zugewiesen werden.
Compliance: eine Kultur der Integrität
Die Einführung von Hinweisgebersystemen spiegelt insgesamt die Notwendigkeit einer Compliance-Kultur in Organisationen wider. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass dieses Instrument nur ein Teil eines umfassenden Integritätsansatzes ist.
Ob für Kommunen, Berufsverbände oder sogar zur Meldung von Geldwäsche: Das Ziel bleibt dasselbe: die Förderung von Integrität, Transparenz und Rechenschaftspflicht.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die ordnungsgemäße Implementierung eines Hinweisgebersystems nicht nur die rechtliche Compliance sicherstellt, sondern auch die Kultur der Integrität und Transparenz in Organisationen stärkt.
Besonders wichtig ist der Hinweis, dass das Fehlen oder Mängel bei diesen Kanälen zu Sanktionen führen können.
Passende Lektüre: Protokoll für Hinweisgebersysteme und Das Hinweisgeberschutzgesetz: Schutz und Konsequenzen.
Welche Anforderungen das Hinweisgeberschutzgesetz an den Kanal stellt, lesen Sie in unserem Überblick Anforderungen an den Whistleblowing-Kanal.
Häufig gestellte Fragen
Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten sowie weitere öffentliche und private Organisationen sind hiervon betroffen. Die Verpflichtung ergibt sich aus dem Hinweisgeberschutzgesetz, welches die EU-Whistleblowing-Richtlinie umsetzt; der Artikel verdeutlicht jedoch, dass ein solcher Kanal für jede Organisation, die eine Integritätskultur anstrebt, unerlässlich ist.
Das System muss anonyme Meldungen ermöglichen und Vertraulichkeit garantieren, Berichte in schriftlicher und mündlicher Form entgegennehmen sowie über ein Nutzungsprotokoll und ein Verfahren zur Bearbeitung von Beschwerden verfügen. Zudem sind ein Sanktionierungssystem im Einklang mit dem Arbeitsrecht, geschultes Personal, eine Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen, ein Verfahren zur Löschung personenbezogener Daten und regelmäßige Wirksamkeitsprüfungen erforderlich.
Eine benannte Person oder ein Gremium, das autonom und frei von Interessenkonflikten agiert. In Unternehmen, die bereits einen Compliance Officer beschäftigen, kann diese Funktion der entsprechenden Person übertragen werden.
Ja. Der Artikel führt die Verhandlung mit der Arbeitnehmervertretung als eines der Hauptmerkmale auf, um Repräsentativität und Einvernehmen mit den Beschäftigten sicherzustellen, neben Aspekten wie Zugänglichkeit, Sicherheit und der Einhaltung von Hinweisgeber- und Datenschutzregeln.
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