Dan Ostergaard · Mitbegründer, Trusty · Ehemaliger Global Head of Compliance bei Novartis · Gründer von PolicyStore
Organisationen investieren massiv in die Erstellung von Compliance-Richtlinien. Rechtsteams prüfen sie, Führungskräfte genehmigen sie, und sie werden auf gemeinsame Laufwerke oder interne Portale hochgeladen.
Doch das Schreiben von Richtlinien ist nur der erste Schritt.
Die eigentliche Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass diese Richtlinien die Mitarbeitenden tatsächlich erreichen und alltägliche Entscheidungen beeinflussen. Im Compliance-Management wird diese Lücke oft als Problem der „letzten Meile“ bezeichnet: die Distanz zwischen der Ausarbeitung einer Richtlinie und dem Bewusstsein der Mitarbeitenden.
Wenn Richtlinien schwer zu finden sind, selten aufgerufen werden oder in statischen Dokumenten vergraben liegen, fungieren sie nicht mehr als Governance-Instrumente. Stattdessen werden sie zum Papiertiger.
Für Unternehmen jeder Größe ist das Schließen dieser letzten Meile unerlässlich, um ein effektives Compliance-Programm aufzubauen.
Was ist die letzte Meile der Compliance?
Die letzte Meile der Compliance bezieht sich auf die Herausforderung, sicherzustellen, dass Unternehmensrichtlinien die Mitarbeitenden tatsächlich erreichen und in den täglichen Arbeitsumgebungen zugänglich sind. Sie beschreibt die Lücke zwischen der Ausarbeitung von Compliance-Richtlinien und der Gewährleistung, dass Mitarbeitende diese leicht abrufen und verstehen können.
Die meisten Compliance-Verstöße treten nicht auf, weil es den Organisationen an Richtlinien mangelt. Sie geschehen, weil die Richtlinien niemals die Personen erreichen, die operative Entscheidungen treffen.
Warum Regulierungsbehörden den Fokus auf die Richtlinienkommunikation legen
Moderne Regulierungsbehörden bewerten zunehmend, ob Compliance-Programme operativ wirksam sind, nicht nur dokumentiert.
Wenn Behörden ein Compliance-Programm überprüfen, stellen sie in der Regel Fragen wie:
- Wurden die Richtlinien den Mitarbeitern klar kommuniziert?
- Wurden die Mitarbeiter zu den Richtlinien geschult?
- Konnten die Mitarbeiter bei Bedarf problemlos auf die Leitlinien zugreifen?
Leitlinien, die Staatsanwaltschaften zur Bewertung betrieblicher Compliance-Programme heranziehen, fragen ausdrücklich, ob Richtlinien im gesamten Unternehmen verteilt und verankert wurden, statt nur verfasst und abgelegt zu werden.
Mit anderen Worten: Eine Richtlinie, auf die Mitarbeiter nicht einfach zugreifen können, bietet im Falle einer Untersuchung möglicherweise nur begrenzten Schutz.
Lücken bei Schulungen und Richtlinienkommunikation
In einem kürzlich ergangenen Durchsetzungsfall, der Qube Ports Pty Ltd betraf, stellte ein Bundesgericht fest, dass das Unternehmen es versäumt hatte, den Mitarbeitenden die erforderlichen Schulungen innerhalb der vorgeschriebenen Fristen zukommen zu lassen. Das Gericht kam zu dem Schluss, dass die Organisation aufgrund von Schwächen in ihren Compliance-Systemen gegen Arbeitsplatzvereinbarungen verstoßen hatte.
Compliance-Programme, die existieren, aber operativ scheitern
Große regulatorische Durchsetzungsfälle offenbaren häufig dasselbe Muster: Unternehmen verfügen über formale Richtlinien und Verfahren, aber diese werden intern schlecht kommuniziert oder in der Praxis kaum angewendet.
Diese Versäumnisse verdeutlichen eine wiederkehrende Lektion in der Unternehmensführung: Eine schriftliche Richtlinie allein garantiert keine Compliance.
In einem kürzlich ergangenen Durchsetzungsfall, der Qube Ports Pty Ltd betraf, stellte ein Bundesgericht fest, dass das Unternehmen es versäumt hatte, den Mitarbeitenden die erforderlichen Schulungen innerhalb der vorgeschriebenen Fristen zukommen zu lassen. Das Gericht kam zu dem Schluss, dass die Organisation aufgrund von Schwächen in ihren Compliance-Systemen gegen Arbeitsplatzvereinbarungen verstoßen hatte.
Warum Richtlinien die Mitarbeiter oft nicht erreichen
Mehrere strukturelle Herausforderungen erschweren die Richtlinienkommunikation für moderne Organisationen.
- Verteilte Belegschaften: Mitarbeiter arbeiten möglicherweise an mehreren Standorten, im Homeoffice oder an operativen Betriebsstätten.
- Informationsüberflutung: Organisationen unterhalten oft Dutzende von Richtlinien, was es für Mitarbeiter schwierig macht, schnell die richtige Anleitung zu finden.
- Statische Dokumentation: Richtlinien werden üblicherweise als lange PDF-Dokumente verteilt, die auf gemeinsamen Laufwerken gespeichert sind.
- Begrenzte Sichtbarkeit: Das Management hat möglicherweise kaum Einblick darin, ob auf Richtlinien überhaupt zugegriffen wird.
Diese Faktoren erzeugen das Problem der letzten Meile: Richtlinien existieren, sind aber vom Arbeitsalltag entkoppelt.
Die letzte Meile der Compliance schließen
Die Verbesserung der Wirksamkeit von Richtlinien erfordert nicht zwangsläufig große Compliance-Abteilungen oder komplexe Systeme.
Stattdessen profitieren Organisationen davon, sich auf Zugänglichkeit und Sichtbarkeit zu konzentrieren.
Praktische Verbesserungen umfassen:
- Richtlinien auf mobilen Geräten zugänglich machen
- Kurze Zusammenfassungen der wichtigsten Richtlinien bereitstellen
- Die Verteilung von Richtlinien zentralisieren
- Allgemeine Nutzungstrends standortübergreifend beobachten
Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass Mitarbeiter Richtlinien bei Entscheidungen leicht finden und konsultieren können.
Wie digitale Richtlinienverteilung hilft
Digitale Tools zur Richtlinienverteilung werden zunehmend eingesetzt, um die operative Seite der Compliance zu adressieren.
Plattformen wie die Trusty Compliance App konzentrieren sich darauf, Compliance-Richtlinien direkt auf die mobilen Geräte der Mitarbeitenden zu liefern, wodurch Organisationen Governance-Materialien standortübergreifend zugänglicher machen können.
Richtlinien können zentral aktualisiert, für ein schnelles Verständnis zusammengefasst und sofort verteilt werden. Nutzungsanalysen können zudem standortbezogene Einblicke in den Richtlinienzugriff liefern und Organisationen dabei helfen zu verstehen, wie Richtlinien in Büros oder an Betriebsstandorten zirkulieren.
Dieser Ansatz hilft dabei, die zentrale Herausforderung der letzten Meile zu bewältigen: sicherzustellen, dass Richtlinien die Belegschaft tatsächlich erreichen.
Weiterführende Lektüre: warum Mitarbeitende Compliance-Richtlinien nicht lesen, Mitarbeiter-Compliance-Schulungen, die das Verständnis beweisen, und warum Richtlinien allein nicht mehr ausreichen.
Häufig gestellte Fragen
Die „letzte Meile“ der Compliance bezieht sich auf die Lücke zwischen der Erstellung von Compliance-Richtlinien und der Gewährleistung, dass Mitarbeiter diese in ihrer täglichen Arbeit tatsächlich sehen, verstehen und anwenden. Viele Organisationen verfügen über gut geschriebene Richtlinien, doch diese Dokumente bleiben oft in internen Systemen oder gemeinsamen Laufwerken vergraben. Die letzte Meile zu schließen bedeutet, Richtlinien für die gesamte Belegschaft zugänglich, verständlich und sichtbar zu machen.
Compliance-Richtlinien scheitern oft, weil Mitarbeiter sie nicht leicht finden oder auf sie zugreifen können. Richtlinien werden häufig als statische Dokumente verteilt, in internen Ordnern gespeichert oder einmalig per E-Mail versendet und dann vergessen. Ohne einfachen Zugang und regelmäßige Sichtbarkeit existieren Richtlinien zwar formal, haben aber kaum Einfluss auf das Verhalten.
KMU können die Richtlinienkommunikation verbessern, indem sie den Zugriff auf Richtlinien vereinfachen und diese verständlich gestalten. Dazu gehören der mobile Zugriff, klare Zusammenfassungen komplexer Richtlinien sowie die zentrale Speicherung und konsistente Aktualisierung. Digitale Plattformen zur Richtlinienverteilung können Organisationen dabei helfen, Richtlinien direkt an Mitarbeiter an verschiedenen Standorten zu übermitteln.
Regulierungsbehörden bewerten zunehmend, ob Compliance-Programme effektiv umgesetzt und nicht nur dokumentiert sind. Dies umfasst die Prüfung, wie Richtlinien kommuniziert werden, ob Mitarbeiter Schulungen erhalten und ob Organisationen nachweisen können, dass die Richtlinien in der gesamten Belegschaft verteilt wurden.
Richtlinienverteilung ist der Prozess der Bereitstellung von Governance-Dokumenten wie Verhaltenskodizes, Anti-Bestechungs-Richtlinien oder Arbeitsplatzregeln an die Mitarbeiter. Eine effektive Verteilung stellt sicher, dass Richtlinien zugänglich, sichtbar und regelmäßig aktualisiert sind, damit Mitarbeiter bei Entscheidungen darauf Bezug nehmen können.
Belegschaften sind heute oft über Büros, Homeoffice-Umgebungen und operative Standorte verteilt. Wenn Richtlinien nur in internen Ordnern oder Intranets verfügbar sind, greifen Mitarbeiter bei Bedarf möglicherweise nicht darauf zu. Die Bereitstellung von Richtlinien über mobile Geräte oder zentralisierte Plattformen hilft sicherzustellen, dass Governance-Materialien im gesamten Unternehmen sichtbar bleiben.
Technologie kann Organisationen dabei helfen, die Richtlinienverteilung effektiver zu verwalten, indem Dokumente zentralisiert, sofortige Aktualisierungen ermöglicht und Einblicke in das allgemeine Engagement bei den Richtlinien gewährt werden. Digitale Plattformen erlauben es Unternehmen, Richtlinien schnell zu verteilen und sicherzustellen, dass Mitarbeiter an verschiedenen Standorten auf dieselben Informationen zugreifen können.
Richtlinien-Engagement bezieht sich darauf, wie aktiv Mitarbeiter auf Compliance-Richtlinien zugreifen und mit ihnen interagieren. Organisationen können Engagement-Trends überwachen, z. B. ob auf Richtlinien in verschiedenen Büros oder Teams zugegriffen wird, um zu verstehen, wie Governance-Materialien innerhalb der Organisation zirkulieren.
KMU arbeiten oft ohne eigene Compliance-Abteilungen. Sicherzustellen, dass Mitarbeiter problemlos auf Richtlinien zugreifen können, ist daher unerlässlich, um konsistente Standards im gesamten Unternehmen aufrechtzuerhalten. Wenn KMU die letzte Meile schließen, werden aus schriftlichen Richtlinien praktische Anleitungen für tägliche Geschäftsentscheidungen.
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