Dan Ostergaard · Mitbegründer, Trusty · Ehemaliger Global Head of Compliance bei Novartis · Gründer von PolicyStore
Die meisten KMU bieten bereits Compliance-Schulungen am Arbeitsplatz an. Richtlinien werden geteilt, Dokumente in Umlauf gebracht und die Mitarbeiter über das erwartete Verhalten informiert. Auf dem Papier deutet dies darauf hin, dass die Compliance-Anforderungen erfüllt werden.
In der Praxis sieht das Ergebnis oft anders aus.
Im Jahr 2026 lautet die Frage nicht mehr, ob es Schulungen gibt, sondern ob sie wirken und ob ein Unternehmen das nachweisen kann. Hier beginnt sich die Compliance-Schulung am Arbeitsplatz für KMU zu verändern.
Der Wandel von der Schulung zur Rechenschaftspflicht
In mehreren Regulierungsbereichen entwickeln sich die Erwartungen weiter. Ob der Fokus auf Whistleblowing, ESG oder Cybersicherheit im Rahmen von Regelwerken wie der NIS2-Richtlinie (EU) 2022/2555 liegt: Von Organisationen wird erwartet, dass sie über die bloße Bereitstellung von Informationen hinausgehen.
Es reicht nicht mehr aus, nachzuweisen, dass eine Richtlinie verteilt wurde oder dass eine Schulung stattgefunden hat. Zunehmend wird von Unternehmen erwartet, dass sie belegen, dass die Mitarbeiter verstehen, was von ihnen verlangt wird, und in der Lage sind, dies in der Praxis anzuwenden.
Dieser Wandel führt eine neue Ebene der Rechenschaftspflicht ein. Schulungen müssen belegt werden, statt einfach vorausgesetzt zu werden.
Warum Schulungen am Arbeitsplatz oft scheitern
Das Problem ist selten ein Mangel an Bemühungen. Die meisten KMU investieren Zeit in die Erstellung oder Beschaffung von Schulungsmaterialien, und viele verlassen sich auf Standardformate wie PDFs, Präsentationen oder aufgezeichnete Sitzungen.
Das Problem liegt darin, wie diese Informationen vermittelt und aufgenommen werden.
Schulungen sind oft zu allgemein, um relevant zu sein, oder zu lang, um die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten. Mitarbeiter bestätigen möglicherweise den Erhalt, ohne sich mit dem Inhalt auseinanderzusetzen. In vielen Fällen gibt es keinen Mechanismus, um zu überprüfen, ob das Material verstanden wurde, und keine strukturierte Möglichkeit, es im Laufe der Zeit erneut aufzugreifen.
Infolgedessen wird die Schulung eher zu einer Formalität als zu einem funktionalen Bestandteil der Arbeitsweise des Unternehmens. Wenn Fragen auftauchen oder Risiken eintreten, ist die Verbindung zwischen der Schulung und dem tatsächlichen Verhalten oft schwach.
Die wachsende Bedeutung von Nachweisen
Da die Compliance-Erwartungen steigen, wird die Fähigkeit, das Erreichte nachzuweisen, immer wichtiger.
Von Organisationen wird erwartet, dass sie nicht nur zeigen, dass Schulungen angeboten wurden, sondern auch, wann sie abgeschlossen wurden, wer sie abgeschlossen hat und ob die Kernkonzepte verstanden wurden. Dies gilt für interne Überprüfungen, externe Audits und zunehmend auch in Geschäftsbeziehungen, in denen größere Unternehmen den Compliance-Reifegrad ihrer Partner bewerten.
Für KMU stellt dies eine praktische Herausforderung dar. Es geht nicht nur darum, bessere Schulungen anzubieten, sondern darum, einen Prozess zu schaffen, der klare und zuverlässige Nachweise liefert.
Ohne diese Struktur können selbst gut gemeinte Bemühungen schwer nachzuweisen sein.
Wie effektive Schulungen in der Praxis aussehen
Im Jahr 2026 definieren sich effektive Compliance-Schulungen für KMU weniger über den Umfang als vielmehr über Klarheit und Struktur.
Inhalte müssen für die Empfänger zugänglich und relevant sein. Das bedeutet oft kürzere, fokussiertere Module, die reale Szenarien widerspiegeln, statt abstrakter Richtlinien. Die Vermittlung muss in die tatsächliche Arbeitsweise der Mitarbeiter passen, anstatt von ihnen zu verlangen, aus dieser herauszutreten.
Ebenso wichtig ist ein Mechanismus zur Bestätigung des Verständnisses. Dies kann in Form von einfachen Bewertungen, szenariobasierten Fragen oder anderen Formen der Interaktion geschehen, die über den passiven Konsum hinausgehen.
Schließlich muss der Prozess dokumentiert werden. Abschluss, Ergebnisse und Zeitpläne sollten so aufgezeichnet werden, dass sie bei Bedarf leicht abgerufen und geteilt werden können.
Zusammengenommen verwandeln diese Elemente die Schulung von einer einmaligen Aktivität in einen wiederholbaren Prozess.
Schulungen effektiv gestalten, ohne die Komplexität zu erhöhen
Bei KMU besteht oft die Sorge, dass die Verbesserung der Schulungen erheblichen Zeit- oder Ressourcenaufwand erfordert. In Wirklichkeit ist meist das Gegenteil der Fall.
Ein strukturierter Ansatz reduziert Wiederholungen, vermeidet Nachbesserungen und erleichtert die Beantwortung von Anfragen von Partnern oder Auditoren. Anstatt E-Mails oder Dateien zu durchsuchen, sind Informationen in einem einheitlichen Format verfügbar. Anstatt dieselben Erklärungen zu wiederholen, können Schulungen wiederverwendet und weiterentwickelt werden.
Hier werden Plattformen wie die Trusty Compliance App relevant. Schulungen können direkt aus bestehenden Dokumenten erstellt werden, wobei KI automatisch Fragen, Antworten und Erklärungen generiert. Dies ermöglicht es Unternehmen, Richtlinien und Verfahren ohne manuellen Aufwand in strukturiertes Lernen zu überführen. Das Ergebnis ist nicht mehr Schulungsaufwand, sondern Schulungen, die einfach zu erstellen, unkompliziert zu absolvieren und bei Bedarf lückenlos dokumentiert sind.
Warum dies für KMU wichtig ist
Die Bedeutung von Compliance-Schulungen am Arbeitsplatz für KMU nimmt zu, da sich die Erwartungen nicht mehr nur auf interne Prozesse beschränken.
Größere Unternehmen, Investoren und Regulierungsbehörden achten genauer darauf, wie Organisationen Risiken managen, und das Bewusstsein der Mitarbeiter ist ein wesentlicher Teil dieses Bildes. Die Fähigkeit zu zeigen, dass die Belegschaft Richtlinien und Verfahren versteht, wird zu einem Faktor bei Beschaffungsentscheidungen, Partnerschaften und der allgemeinen Glaubwürdigkeit.
Für KMU bedeutet dies nicht, Schulungsprogramme auf Konzernniveau zu kopieren. Es bedeutet sicherzustellen, dass das, was bereits vorhanden ist, klar, strukturiert und überprüfbar ist.
Fazit
Schulungen am Arbeitsplatz sind nicht neu, aber die Erwartungen daran ändern sich.
Im Jahr 2026 reicht es nicht mehr aus zu sagen, dass Schulungen durchgeführt wurden. Organisationen müssen in der Lage sein zu zeigen, dass sie verstanden und angewendet wurden. Für KMU kann dieser Wandel ohne Komplexität bewältigt werden, indem man sich auf Klarheit, Struktur und Dokumentation konzentriert.
Wenn Schulungen Teil eines konsistenten Prozesses werden und nicht mehr nur eine einmalige Übung sind, entwickeln sie sich von einer Compliance-Aufgabe zu etwas, das die Arbeitsweise des Unternehmens aktiv unterstützt.
Häufig gestellte Fragen
Schulungen werden als allgemeine PDFs, lange Foliensätze oder aufgezeichnete Sitzungen bereitgestellt; Mitarbeiter bestätigen den Erhalt, ohne sich mit den Inhalten auseinanderzusetzen, und es fehlt ein Mechanismus, um das Verständnis zu verifizieren oder das Material im Zeitverlauf erneut aufzugreifen.
Es muss nicht nur belegt werden, dass eine Schulung bereitgestellt wurde, sondern auch, wann und von wem sie abgeschlossen wurde und ob die Kernkonzepte verstanden wurden, und zwar in einer Form, die für interne Prüfungen, Audits und Partnerbewertungen jederzeit abrufbar ist.
Kürzere, fokussierte Module, die reale Szenarien widerspiegeln, eine Bereitstellung, die sich in die tatsächliche Arbeitsweise der Mitarbeiter einfügt, eine Überprüfung des Verständnisses durch Bewertungen oder Szenariofragen sowie eine dokumentierte Durchführung samt Ergebnissen.
Indem bestehende Richtlinien und Verfahren in strukturierte Module umgewandelt werden, zum Beispiel mit der Trusty Compliance App, bei der Fragen, Antworten und Erklärungen automatisch generiert werden und der Abschluss an einem zentralen Ort dokumentiert wird.
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