Dan Ostergaard · Mitbegründer, Trusty · Ehemaliger Global Head of Compliance bei Novartis · Gründer von PolicyStore
Warum lesen Mitarbeiter keine Compliance-Richtlinien?
Mitarbeiter ignorieren Compliance-Richtlinien nicht, weil ihnen Compliance egal ist. Sie ignorieren sie, weil Richtlinien oft schwer zugänglich, zu lang, in komplexer Rechtssprache verfasst und in veralteten Systemen wie PDFs, E-Mail-Anhängen oder gemeinsamen Ordnern gespeichert sind.
Die Lösung besteht nicht darin, mehr Richtlinien zu schreiben. Es geht darum, bestehende Richtlinien leichter auffindbar, verständlicher und nutzbarer zu machen.
Organisationen, die ihren Mitarbeitern ein zentrales, mobilfreundliches Compliance-Portal, prägnante Zusammenfassungen der Richtlinien und ansprechende Schulungen bieten, bauen mit weitaus größerer Wahrscheinlichkeit eine echte Compliance-Kultur auf.
Das eigentliche Problem ist nicht das Engagement der Mitarbeiter
Eine der häufigsten Beschwerden unter Compliance-Experten lautet:
„Niemand liest unsere Richtlinien.“
Es ist eine frustrierende Realität. Stunden, oft sogar Wochen, werden damit verbracht, Richtlinien zu entwickeln, rechtliche Anforderungen zu prüfen und Genehmigungen einzuholen, nur damit diese Dokumente in einem gemeinsamen Laufwerk verschwinden, wo sie kaum jemals wieder geöffnet werden.
Doch hier ist die unangenehme Wahrheit:
Das Problem liegt meist nicht an Ihren Mitarbeitern. Es liegt an der Art und Weise, wie Compliance-Informationen bereitgestellt werden.
Denken Sie darüber nach, wie Menschen heute Informationen konsumieren.
Sie erwarten sofortige Antworten.
Sie suchen, bevor sie stöbern.
Sie nutzen ihre Smartphones genauso oft wie ihre Computer.
Sie bevorzugen kurze Erklärungen, bevor sie umfangreiche Dokumente lesen.
Dennoch verteilen viele Organisationen Compliance-Richtlinien immer noch als statische PDF-Dateien, die an E-Mails angehängt oder irgendwo im Unternehmensintranet vergraben sind.
Es ist kaum überraschend, dass das Engagement gering bleibt.
Warum traditionelles Richtlinienmanagement nicht funktioniert
Den meisten Organisationen mangelt es nicht an Richtlinien.
Stattdessen mangelt es ihnen an Zugänglichkeit.
Mitarbeiter stoßen häufig auf Fragen wie:
Welche Version dieser Richtlinie ist aktuell?
Wo finde ich unsere Anti-Korruptions-Richtlinie?
Hat sich dieses Verfahren kürzlich geändert?
Gilt diese Richtlinie für mein Büro oder mein Land?
Wen sollte ich kontaktieren, wenn ich Fragen habe?
Wenn Antworten nicht sofort verfügbar sind, improvisieren Mitarbeiter.
Sie fragen Kollegen.
Sie verlassen sich auf ihr Gedächtnis.
Oder sie arbeiten weiter, ohne die Richtlinie überhaupt zu prüfen.
Jede dieser Situationen erhöht das Compliance-Risiko.
Compliance sollte leicht zugänglich sein
Compliance sollte niemals davon abhängen, ob sich jemand daran erinnert, wo ein Dokument gespeichert wurde.
Mitarbeiter sollten jederzeit und von jedem Gerät aus auf Richtlinien zugreifen können, wann immer sie diese benötigen.
Ob jemand im Büro, remote, häufig auf Reisen oder bei Kunden vor Ort arbeitet, die neueste Version jeder Richtlinie sollte immer von einem zentralen Ort aus verfügbar sein.
Anstatt sich zu fragen, ob sie Version 4 oder Version 7 lesen, sollten Mitarbeiter die Gewissheit haben, dass sie die aktuellste Anleitung einsehen.
Zugänglichkeit ist kein Komfort mehr.
Sie ist ein Kernbestandteil eines effektiven Compliance-Programms.
Lange Richtlinien sind nicht das Problem, lange Einleitungen schon
Compliance-Richtlinien müssen oft detailliert sein.
Rechtliche Verpflichtungen, regulatorische Verweise, Verantwortlichkeiten und Verfahren haben alle ihren Platz.
Die Herausforderung besteht darin, dass Mitarbeiter selten sofort jedes Detail benötigen.
Die meisten Menschen möchten einfach verstehen:
Was deckt diese Richtlinie ab?
Warum ist sie wichtig?
Was wird von mir erwartet?
Wo finde ich weitere Informationen?
Eine prägnante Zusammenfassung am Anfang einer Richtlinie ermöglicht es Mitarbeitern, die wesentlichen Punkte innerhalb von Sekunden zu erfassen, während sie bei Bedarf weiterhin Zugriff auf das vollständige Dokument erhalten.
Dies verbessert das Verständnis, ohne die Genauigkeit zu beeinträchtigen.
Mitarbeiter benötigen Anleitung, nicht mehr Dokumente
Die Veröffentlichung einer Richtlinie schafft nicht automatisch Bewusstsein.
Ebenso wenig garantiert sie Verständnis.
Compliance gelingt, wenn Mitarbeiter mühelos von der Lektüre einer Richtlinie zu deren Verständnis gelangen und dieses Verständnis anschließend auch nachweisen können.
Interaktive Schulungen, Bestätigungen, Zertifizierungen und regelmäßige Auffrischungen tragen dazu bei, Compliance von einer einmaligen Kommunikationsübung in einen fortlaufenden Lernprozess zu verwandeln.
Anstatt zu hoffen, dass Mitarbeiter eine vor sechs Monaten gesendete E-Mail gelesen haben, können Organisationen jederzeit bei Fragen kontinuierlichen Zugang zu aktuellen Anleitungen und Lernmaterialien bieten.
Was man nicht messen kann, kann man nicht verbessern
Eine der größten Schwächen des traditionellen Richtlinienmanagements ist der Mangel an Transparenz.
Nach dem Versand einer Richtlinie per E-Mail haben die meisten Organisationen keine Ahnung, was als Nächstes passiert.
Haben Mitarbeiter sie geöffnet?
Haben sie sie gelesen?
Welche Richtlinien erhalten die meiste Aufmerksamkeit?
Suchen bestimmte Büros plötzlich nach Informationen über Belästigung, Interessenkonflikte oder Geschenke und Bewirtung?
Das Verständnis, wie Mitarbeiter mit Compliance-Inhalten interagieren, kann wertvolle Einblicke liefern.
Zum Beispiel kann ein unerwarteter Anstieg der Aufrufe einer Richtlinie zur Belästigung am Arbeitsplatz an einem Standort darauf hindeuten, dass Mitarbeiter aktiv nach Anleitung suchen, bevor Bedenken formell gemeldet werden.
Richtlinien-Analysen ersetzen keine Untersuchungen oder Hinweisgebermeldungen, können Compliance-Teams jedoch dabei helfen, Trends frühzeitiger zu erkennen und proaktiv zu reagieren.
Moderne Compliance bedeutet kontinuierlichen Zugang
Compliance ist kein jährliches Ereignis mehr.
Mitarbeiter benötigen das ganze Jahr über Antworten, nicht nur während des Onboardings oder der jährlichen Schulung.
Richtlinien entwickeln sich weiter.
Vorschriften ändern sich.
Neue Risiken entstehen.
Organisationen expandieren in neue Märkte.
Compliance-Informationen sollten sich genauso schnell entwickeln.
Ein modernes Compliance-Programm hält Richtlinien, Schulungen, Bestätigungen und Berichterstattungstools an einem Ort verbunden, sodass Mitarbeiter immer wissen, wohin sie sich für zuverlässige Informationen wenden können.
Ein besserer Weg zur Verwaltung von Compliance-Richtlinien
Anstatt statische Dokumente über mehrere Systeme zu verteilen, wechseln viele Organisationen zu zentralisierten Compliance-Plattformen, die Richtlinienmanagement, Mitarbeiterschulungen und Compliance-Ressourcen zusammenführen.
Die Trusty Compliance App wurde genau mit diesem Ansatz im Hinterkopf entwickelt.
Organisationen können ein individuell gestaltetes Compliance-Portal einrichten, über das Mitarbeiter und Geschäftspartner von jedem Gerät aus sofortigen Zugriff auf aktuelle Richtlinien, Schulungsmodule, Hinweisgeber-Ressourcen und weitere Compliance-Informationen erhalten.
Anstatt seitenlange Gesetzestexte zu lesen, bevor sie die benötigten Informationen finden, können Mitarbeiter mit KI-generierten Richtlinienzusammenfassungen beginnen, die die wichtigsten Punkte in einfacher Sprache erklären, bevor sie direkt zur vollständigen Richtlinie verlinken.
Schulungsmodule können aus den eigenen Richtlinien einer Organisation generiert werden, sodass Mitarbeiter interaktive Lerninhalte absolvieren, wichtige Anforderungen bestätigen und nach erfolgreichem Abschluss Zertifikate erhalten können.
Hinter den Kulissen erhalten Compliance-Teams wertvolle Einblicke durch Analysen, die zeigen, wie Richtlinien genutzt werden, wo das Engagement am höchsten ist und welche Bereiche zusätzliche Aufmerksamkeit erfordern könnten.
Am wichtigsten ist, dass jedes Update sofort in der gesamten Organisation verfügbar ist, wodurch veraltete PDFs, doppelte Versionen und unnötiger Verwaltungsaufwand entfallen.
Compliance sollte auf Menschen ausgerichtet sein
Seit Jahrzehnten konzentrieren sich Compliance-Programme auf die Erstellung von Dokumenten.
Die Zukunft der Compliance ist anders.
Sie konzentriert sich darauf, Menschen dabei zu helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Wenn Richtlinien leicht zugänglich, einfach zu verstehen und durch ansprechende Schulungen unterstützt werden, ist es viel wahrscheinlicher, dass Mitarbeiter sie nutzen.
Technologie allein schafft keine Compliance-Kultur.
Aber das Beseitigen unnötiger Barrieren ist einer der effektivsten Ausgangspunkte.
Die erfolgreichen Organisationen werden nicht unbedingt diejenigen mit den längsten Richtlinienhandbüchern sein.
Es werden diejenigen sein, die Compliance zu einem Teil der täglichen Arbeit machen.
Häufig gestellte Fragen
Die häufigsten Gründe sind schlechte Zugänglichkeit, umfangreiche Dokumente, komplexe Rechtssprache, veraltete Verteilungsmethoden und Schwierigkeiten, die neueste Version zu finden. Wer Richtlinien leichter zugänglich und verständlicher macht, steigert die Nutzung deutlich.
Ein zentralisiertes digitales Compliance-Portal ist im Allgemeinen effektiver als die Verteilung von Richtlinien als PDFs oder E-Mail-Anhänge. Mitarbeiter können immer die neueste Version von einem vertrauenswürdigen Ort aus abrufen.
Organisationen können ihre Compliance verbessern, indem sie zugängliche Richtlinien, prägnante Zusammenfassungen, interaktive Schulungen, regelmäßige Erinnerungen und klare Meldekanäle miteinander kombinieren. Die Messung des Mitarbeiterengagements hilft zudem dabei, zu erkennen, wo zusätzliche Unterstützung erforderlich ist.
Die Trusty Compliance App ist eine zentrale Plattform, über die Mitarbeiter und Geschäftspartner von jedem Gerät aus einfach auf Compliance-Richtlinien, Schulungen, Bestätigungen, Hinweisgeber-Ressourcen und weitere Compliance-Tools zugreifen. Entdecken Sie sie hier.
Unsere Plattform unterstützt Sie dabei, Zusammenfassungen von Richtlinien zu erstellen, Wissenstests zu entwickeln, Schulungsfragen zu formulieren, Inhalte in mehrere Sprachen zu übersetzen und den Zeitaufwand für den Aufbau und die Pflege von Compliance-Schulungsprogrammen zu reduzieren.
Weiterführende Lektüre: Mitarbeiterschulungen zur Compliance, die das Verständnis nachweisen, warum niemand die bestehenden Richtlinien befolgt, und die Compliance App für die Verteilung von Richtlinien und die Bestätigung des Lesens.
RICHTLINIEN, SCHULUNGEN UND HOTLINE
Trusty Compliance App: Unternehmensrichtlinien, Compliance-Schulungen und ein Hinweisgeberkanal in einer einzigen App für Ihre Mitarbeiter. 10 vorgefertigte Richtlinien, 6 Schulungen, kostenlose Testversion, keine IT-Einrichtung erforderlich.