Dejan Jasnic · Mitbegründer & Compliance Lead, Trusty · 20+ Jahre Erfahrung in Betrugsbekämpfung & Compliance · ACFE Swiss Chapter Board
Was ist das Protokoll für den Hinweisgeberkanal?
Das Protokoll, oft auch Verfahrensordnung oder Hinweisgeberrichtlinie genannt, beschreibt verbindlich, wie Ihr Unternehmen Meldungen entgegennimmt, prüft, bearbeitet und abschließt. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) schreibt kein bestimmtes Dokument vor. Die Fristen des Hinweisgeberschutzgesetzes und die Pflichten der internen Meldestelle lassen sich aber nur mit klaren internen Regeln zuverlässig einhalten.
Wer die Fristen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz versäumt, riskiert Vertrauensverlust und externe Meldungen. Ein gutes Protokoll schafft Rechtssicherheit für die Meldestelle, Vertrauen bei den Beschäftigten und eine nachvollziehbare Dokumentation gegenüber Aufsichtsbehörden und Gerichten. Dieser Beitrag zeigt, welche Fristen gelten, welche Inhalte das Protokoll haben sollte und wie Sie es im Unternehmen bekannt machen.
Wer erstellt das Protokoll?
Verantwortlich ist das Unternehmen als Beschäftigungsgeber. Es muss die interne Meldestelle einrichten, ihr die notwendigen Befugnisse geben und sicherstellen, dass die zuständigen Personen über die notwendige Fachkunde verfügen (§ 12 Abs. 4, § 15 Abs. 2 HinSchG).
In der Praxis entwerfen Compliance, Rechtsabteilung oder die beauftragte Ombudsperson das Protokoll. Binden Sie Datenschutzbeauftragte früh ein. Besteht ein Betriebsrat, ist er bei der Einführung des Meldesystems in der Regel zu beteiligen. Die zuständigen Personen der Meldestelle müssen bei ihrer Tätigkeit unabhängig sein (§ 15 Abs. 1).
Inhalt des Protokolls
Das Protokoll sollte mindestens diese Punkte regeln:
- Geltungsbereich: wer den Kanal nutzen kann und welche Verstöße erfasst sind (§ 1, § 2 HinSchG).
- Meldewege: Meldungen in mündlicher Form oder in Textform, auf Wunsch ein persönliches Treffen (§ 16 Abs. 3).
- Zuständigkeit: wer die Meldestelle bildet, wer vertritt und wer bei Interessenkonflikten übernimmt (§ 14, § 15).
- Verfahren und Fristen: Eingangsbestätigung, Prüfung, Kontakt zur hinweisgebenden Person, Folgemaßnahmen und Rückmeldung (§ 17, § 18).
- Vertraulichkeit: Zugriffsrechte und die abschließenden Ausnahmen nach § 8 und § 9.
- Dokumentation und Löschung: Form der Dokumentation und Löschfrist (§ 11).
- Schutz vor Repressalien: Verbot von Benachteiligungen und Ansprechpartner bei Problemen (§ 36).
Hinweisgeberschutzgesetz: die Fristen im Überblick
Das Hinweisgeberschutzgesetz gibt der internen Meldestelle feste Fristen vor (§ 17 HinSchG):
- 7 Tage: Die Meldestelle bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang der Meldung spätestens nach sieben Tagen.
- 3 Monate: Innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung erhält die hinweisgebende Person eine Rückmeldung zu geplanten und ergriffenen Folgemaßnahmen und deren Gründen. Wurde der Eingang nicht bestätigt, endet die Frist drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung.
- Angemessene Zeit: Ein gewünschtes persönliches Treffen ist innerhalb einer angemessenen Zeit zu ermöglichen (§ 16 Abs. 3).
- 3 Jahre: Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht (§ 11 Abs. 5).
Die Rückmeldung darf interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berühren und die Rechte der Personen, die Gegenstand der Meldung sind, nicht beeinträchtigen (§ 17 Abs. 2). Für externe Meldestellen gelten eigene Fristen: Rückmeldung grundsätzlich innerhalb von drei Monaten, in umfangreichen Fällen innerhalb von sechs Monaten (§ 28 Abs. 4).
Ablauf nach Eingang einer Meldung
Nach § 17 Abs. 1 HinSchG bestätigt die Meldestelle den Eingang, prüft, ob der Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich fällt, hält Kontakt zur hinweisgebenden Person, prüft die Stichhaltigkeit, ersucht bei Bedarf um weitere Informationen und ergreift angemessene Folgemaßnahmen.
Als Folgemaßnahmen kann sie nach § 18 HinSchG insbesondere interne Untersuchungen durchführen, die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen, das Verfahren mangels Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen oder das Verfahren an eine zuständige Arbeitseinheit im Unternehmen oder an eine Behörde abgeben.
Häufige Fehler bei Fristen und Protokoll
In der Praxis scheitern Meldestellen selten am Gesetzestext, sondern an der Organisation. Typische Schwachstellen sind fehlende Vertretungen im Urlaub, Meldungen in privaten Postfächern und fehlende Erinnerungen an laufende Fristen.
Legen Sie deshalb im Protokoll fest, wer die Meldestelle vertritt, über welche Kanäle Meldungen eingehen dürfen und wie Fristen überwacht werden. Ein System, das die Fristen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz automatisch anzeigt, verringert das Risiko, eine Eingangsbestätigung oder Rückmeldung zu versäumen. Prüfen Sie Ablauf und Fristen mindestens einmal im Jahr.
Dokumentation und Löschung
Die Meldestelle dokumentiert alle eingehenden Meldungen in dauerhaft abrufbarer Weise und unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots (§ 11 Abs. 1 HinSchG). Telefonische Meldungen dürfen nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person aufgezeichnet oder wortgetreu protokolliert werden. Ohne Einwilligung fasst die zuständige Person den Inhalt zusammen (§ 11 Abs. 2).
Die hinweisgebende Person erhält Gelegenheit, das Protokoll zu prüfen, zu korrigieren und zu bestätigen (§ 11 Abs. 4). Nach drei Jahren ab Abschluss des Verfahrens wird die Dokumentation gelöscht, sofern eine längere Aufbewahrung nicht erforderlich und verhältnismäßig ist (§ 11 Abs. 5).
Bekanntmachung im Unternehmen
Das beste Protokoll wirkt nur, wenn Beschäftigte es kennen. Unternehmen müssen klare und leicht zugängliche Informationen über das interne Meldeverfahren bereitstellen (§ 7 Abs. 3 HinSchG). Die Meldestelle informiert außerdem über externe Meldeverfahren (§ 13 Abs. 2).
Veröffentlichen Sie das Protokoll im Intranet, verweisen Sie im Onboarding darauf und machen Sie den Zugang zum Kanal auch für Externe sichtbar, wenn Sie ihn für sie öffnen.
Fazit
Die Fristen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz sind kurz und verbindlich. Ein schriftliches Protokoll legt fest, wer wann was tut, und macht die Bearbeitung nachprüfbar. Mit dem Hinweisgebersystem von Trusty behalten Sie Eingangsbestätigung, Rückmeldung und Dokumentation im Blick, ab 49 EUR pro Monat.
Häufig gestellte Fragen
Eingangsbestätigung spätestens nach sieben Tagen, Rückmeldung innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung (§ 17 HinSchG). Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht (§ 11 Abs. 5).
Das HinSchG schreibt kein bestimmtes Dokument vor. Unternehmen müssen aber klare und leicht zugängliche Informationen über das interne Meldeverfahren bereitstellen (§ 7 Abs. 3). Ein Protokoll ist der praktikabelste Weg dazu.
Geplante und bereits ergriffene Folgemaßnahmen sowie die Gründe dafür, soweit interne Nachforschungen oder die Rechte betroffener Personen dadurch nicht beeinträchtigt werden (§ 17 Abs. 2 HinSchG).
Nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person. Ohne Einwilligung wird der Inhalt durch die zuständige Person zusammengefasst dokumentiert (§ 11 Abs. 2 HinSchG).
Weiterführende Lektüre: Whistleblowing-Kanal in Unternehmen, Hinweisgeberschutz nach dem HinSchG und Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes.
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