Dejan Jasnic · Mitgründer & Compliance Lead, Trusty · 20+ Jahre Betrugsbekämpfung & Compliance · ACFE Swiss Chapter Board
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet nicht jedes Unternehmen zu einem internen Meldekanal. Für das Hinweisgeberschutzgesetz unter 50 Mitarbeiter gilt: Die Pflicht zur internen Meldestelle trifft nur Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten (§ 12 Abs. 2 HinSchG). Eine Ausnahme bilden bestimmte Unternehmen der Finanzbranche.
Kleine Unternehmen sind damit aber nicht außen vor. Ihre Beschäftigten können sich an externe Meldestellen wenden, und der Schutz vor Repressalien gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Dieser Beitrag erklärt, was für kleine Unternehmen gilt und welche Mindeststandards ein freiwilliger Kanal erfüllen sollte. Welche Anforderungen das Gesetz an verpflichtete Unternehmen stellt, lesen Sie im Überblick Anforderungen an den Whistleblowing-Kanal.
Gilt das Hinweisgeberschutzgesetz unter 50 Mitarbeitern?
Ja, das Hinweisgeberschutzgesetz gilt auch unter 50 Mitarbeitern, nur die Pflicht zur internen Meldestelle entfällt. Nach § 12 HinSchG müssen nur Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten und betreiben. Maßgeblich ist die regelmäßige Zahl der Beschäftigten, also der übliche Personalstand.
Das Gesetz spricht von Beschäftigten, nicht von Mitarbeitern. Dazu zählen nach § 3 Abs. 8 HinSchG unter anderem Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, Auszubildende und arbeitnehmerähnliche Personen. Die Rechtsform spielt keine Rolle: Auch Vereine, Stiftungen und Personengesellschaften können Beschäftigungsgeber sein (§ 3 Abs. 9).
Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten gilt die Pflicht seit dem 17. Dezember 2023 (§ 42 Abs. 1). Wächst Ihr Unternehmen über die Schwelle, muss die Meldestelle eingerichtet werden. Einzelheiten zu Schwelle und Fristen finden Sie in unserem Beitrag zur Pflicht zum Hinweisgebersystem.
Was auch für kleine Unternehmen gilt
Auch ohne eigene Meldestelle bleiben die zentralen Schutzregeln anwendbar:
- Externe Meldung: Beschäftigte können sich jederzeit an eine externe Meldestelle wenden, etwa an die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz (§ 7, § 19 HinSchG).
- Verbot von Repressalien: Benachteiligungen wegen einer Meldung sind verboten, unabhängig von der Unternehmensgröße (§ 36 Abs. 1).
- Beweislastumkehr: Nach einer Meldung wird vermutet, dass eine berufliche Benachteiligung eine Repressalie ist, wenn die hinweisgebende Person dies geltend macht (§ 36 Abs. 2).
- Schadensersatz: Wer gegen das Repressalienverbot verstößt, muss den Schaden ersetzen (§ 37).
- Bußgelder: Repressalien und das Behindern von Meldungen können mit bis zu 50.000 Euro geahndet werden (§ 40). Gegen das Unternehmen selbst sind über § 30 OWiG bis zu 500.000 Euro möglich, wenn eine Leitungsperson gehandelt hat.
Auch ein Unternehmen, das nach dem Hinweisgeberschutzgesetz unter 50 Mitarbeitern liegt, kann also haften. Ohne internen Kanal landen Hinweise direkt bei Behörden, ohne dass Ihr Unternehmen die Chance hat, den Sachverhalt selbst aufzuklären.
Ausnahme: Finanzbranche ohne Schwellenwert
Für bestimmte Unternehmen gilt die Pflicht unabhängig von der Zahl der Beschäftigten (§ 12 Abs. 3 HinSchG). Dazu gehören insbesondere Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Börsenträger, Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute, Wertpapierinstitute, Kapitalverwaltungsgesellschaften, Versicherungsunternehmen, Institute nach dem Kryptomärkteaufsichtsgesetz und Zahlungsinstitute.
Gehört Ihr Unternehmen zu diesen Gruppen, braucht es eine interne Meldestelle auch mit nur wenigen Beschäftigten. Eine Übergangsfrist galt für diese Unternehmen nicht (§ 42 Abs. 1).
Checkliste: Hinweisgeberschutzgesetz unter 50 Mitarbeitern
Für Unternehmen, die nach dem Hinweisgeberschutzgesetz unter 50 Mitarbeitern liegen, empfehlen sich diese Schritte:
- Beschäftigtenzahl regelmäßig prüfen und dabei die in der Regel Beschäftigten zugrunde legen,
- klären, ob Ihr Unternehmen zu den Finanzunternehmen nach § 12 Abs. 3 HinSchG gehört,
- Führungskräfte über das Verbot von Repressalien und die Beweislastumkehr informieren,
- Beschäftigte über externe Meldestellen informieren,
- Arbeitsverträge und Verschwiegenheitsklauseln prüfen, denn Vereinbarungen, die Meldungen einschränken, sind unwirksam (§ 39),
- einen freiwilligen internen Kanal einrichten, der den gesetzlichen Mindeststandards entspricht.
So erfüllen Sie die geltenden Pflichten und sind vorbereitet, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Gemeinsame Meldestelle ab 50 Beschäftigten
Sobald Ihr Unternehmen in der Regel 50 bis 249 Beschäftigte hat, darf es die interne Meldestelle gemeinsam mit anderen privaten Beschäftigungsgebern dieser Größe betreiben (§ 14 Abs. 2 HinSchG). Die Pflicht, Verstöße abzustellen und der hinweisgebenden Person Rückmeldung zu geben, bleibt bei jedem einzelnen Unternehmen.
Alternativ kann ein Dritter, etwa eine Ombudsperson oder ein spezialisierter Anbieter, als interne Meldestelle beauftragt werden (§ 14 Abs. 1). Gerade für wachsende Unternehmen ist das oft die einfachste Lösung.
Freiwilliger Hinweisgeberkanal: Mindeststandards als Orientierung
Viele Unternehmen, die nach dem Hinweisgeberschutzgesetz unter 50 Mitarbeitern liegen, richten freiwillig einen Kanal ein, oft auch auf Wunsch von Kunden oder Investoren. Das HinSchG regelt für diesen Fall keine eigenen Mindestanforderungen. Wir empfehlen, sich an den Regeln für verpflichtete Unternehmen zu orientieren:
- Meldungen in mündlicher Form oder in Textform ermöglichen (§ 16 Abs. 3),
- die Identität der hinweisgebenden Person und der Betroffenen vertraulich behandeln (§ 8),
- den Eingang innerhalb von sieben Tagen bestätigen und innerhalb von drei Monaten Rückmeldung geben (§ 17),
- unabhängige und fachkundige Personen mit der Bearbeitung betrauen (§ 15),
- jede Meldung dokumentieren und nach drei Jahren löschen (§ 11).
So ist Ihr Kanal bereits vorbereitet, wenn Ihr Unternehmen die Schwelle von 50 Beschäftigten erreicht.
Ein freiwilliger Kanal bietet weitere Vorteile. Sie erfahren früh von Problemen und können sie intern klären. Beschäftigte sehen, dass Hinweise erwünscht sind. Und Kunden, Banken oder Investoren, die nach einem Meldeweg fragen, erhalten eine klare Antwort. Der Aufwand ist mit einer spezialisierten Software gering.
Passende Lektüre: Whistleblowing-Kanal in Unternehmen: Pflichten und Anforderungen, Pflicht zum Hinweisgebersystem und Hinweisgeberschutz nach dem HinSchG.
Häufig gestellte Fragen
Ja. Die Pflicht zur internen Meldestelle entfällt, außer für bestimmte Finanzunternehmen. Externe Meldewege, das Verbot von Repressalien und die Beweislastumkehr gelten aber unabhängig von der Unternehmensgröße.
Maßgeblich ist die Zahl der in der Regel Beschäftigten (§ 12 Abs. 2 HinSchG). Zu den Beschäftigten zählen nach § 3 Abs. 8 unter anderem Arbeitnehmer, Auszubildende und arbeitnehmerähnliche Personen.
Häufig ja: Hinweise erreichen zuerst Ihr Unternehmen und nicht eine Behörde, Kunden und Investoren erwarten oft einen Meldeweg, und der Kanal steht bereit, wenn die Schwelle erreicht wird.
Unter anderem Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute, Kapitalverwaltungsgesellschaften, Versicherungsunternehmen, Institute nach dem Kryptomärkteaufsichtsgesetz und Zahlungsinstitute (§ 12 Abs. 3 HinSchG).
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