Dejan Jasnic · Mitgründer & Compliance Lead, Trusty · 20+ Jahre Betrugsbekämpfung & Compliance · ACFE Swiss Chapter Board
Ein Muster-Hinweisgebersystem ist entscheidend, um ethische und Compliance-Herausforderungen in Unternehmen anzugehen. Bei seiner Einführung sind vor allem rechtliche und organisatorische Fragen zu berücksichtigen.
Welche Anforderungen das Hinweisgeberschutzgesetz an den Kanal stellt, lesen Sie in unserem Überblick Anforderungen an den Whistleblowing-Kanal.
Wesentliche Anforderungen an ein Hinweisgebersystem
- Transparenz: Das Verfahren des Kanals sollte klar definiert sein. Dies umfasst vor allem, was gemeldet werden kann, wie es zu formalisieren ist und welche Stelle jeden Teil des Prozesses verwaltet. Dies folgt den Prinzipien eines Compliance-Programms.
Daher sollte jeder Schritt (Eingang, Untersuchung, Sanktionsbewertung und Durchsetzung) von einer anderen Stelle durchgeführt werden, um Unparteilichkeit zu gewährleisten. - Zugänglichkeit: Mitarbeiter sollten von verschiedenen Geräten aus auf den Kanal zugreifen und ihre Beschwerden grundsätzlich einfach einreichen können.
- Kommunikation: Es ist entscheidend, die Mitarbeiter über die Existenz, Nutzung und Merkmale des Kanals zu informieren. Vor allem, wie der Schutz der Identität des Hinweisgebers gewährleistet wird, im Einklang mit den Richtlinien des Hinweisgeberschutzgesetzes.
- Schutz und Vertraulichkeit: Der Schutz sowohl des Hinweisgebers als auch der gemeldeten Person muss gewährleistet sein. Ebenso müssen Repressalien und falsche Anschuldigungen vermieden werden. Dies muss im Einklang mit der CSR-Politik des Unternehmens und den Vorgaben der unabhängigen Hinweisgeberschutzbehörde stehen.
- Überwachung: Entscheidend sind Kennzahlen, mit denen sich die Wirksamkeit des Kanals bewerten lässt.
- Datenschutz: Vor allem müssen Unternehmen die Vertraulichkeit der Daten von Hinweisgebern und Beschuldigten gewährleisten und deren Schutz sicherstellen.
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Implementierung eines Hinweisgebersystems
Nach der Festlegung der Kanalpolitik und der Stelle, die die Beschwerden verwalten wird, muss zweifellos die Implementierungsphase folgen. Hier wird der Kanal auf der Grundlage eines kanalspezifischen Modells konzipiert, die Vorschriften werden festgelegt und die Prozesse definiert.
Die Kommunikation des Kanals an das gesamte Unternehmen ist unerlässlich, insbesondere die Schulung in seiner Nutzung und die Veröffentlichung der Vorschriften. Darüber hinaus ist es entscheidend, eine kontinuierliche Nachverfolgung, Überwachung und Bewertung seiner Leistung durch Indikatoren durchzuführen.
Fazit
Die Schaffung eines effektiven Hinweisgebersystems ist ein wesentlicher Schritt für jedes Unternehmen, das mit Integrität und Transparenz agieren möchte. Der Schutz von Hinweisgebern und die Bereitstellung eines klaren und zugänglichen Meldewegs sind unerlässlich, um das Vertrauen der Mitarbeiter zu erhalten und sicherzustellen, dass Fehlverhalten identifiziert und angemessen behandelt wird.
Weiterführende Lektüre: Private Einrichtungen nicht zur Implementierung des Hinweisgebersystems verpflichtet: Mindestanforderungen und Bestellung und Funktionen des Managers des Hinweisgebersystems.
Häufig gestellte Fragen
Transparenz darüber, was, wie und von welcher Stelle gemeldet werden kann, Zugänglichkeit von verschiedenen Geräten, Kommunikation an die Mitarbeiter, Schutz und Vertraulichkeit sowohl für den Hinweisgeber als auch für die gemeldete Person, Überwachung durch Indikatoren und Datenschutz für alle Beteiligten.
Gemäß den Prinzipien eines Compliance-Programms sollten Eingang, Untersuchung, Sanktionsbewertung und Durchsetzung jeweils von einer anderen Stelle durchgeführt werden, um Unparteilichkeit zu gewährleisten.
Nach der Festlegung der Kanalpolitik und der verwaltenden Stelle wird der Kanal auf einem kanalspezifischen Modell konzipiert, die Vorschriften festgelegt und die Prozesse definiert. Anschließend wird er dem gesamten Unternehmen mit Schulungen und Veröffentlichung der Vorschriften kommuniziert, gefolgt von einer kontinuierlichen Überwachung durch Indikatoren.
Die Identität des Hinweisgebers muss gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz geschützt werden, Repressalien und falsche Anschuldigungen müssen vermieden werden, und die Vertraulichkeit der Daten sowohl von Hinweisgebern als auch von gemeldeten Personen muss gewährleistet sein.
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