Dejan Jasnic · Mitgründer & Compliance Lead, Trusty · 20+ Jahre Anti-Fraud & Compliance · Vorstand ACFE Swiss Chapter
In einer zunehmend anspruchsvollen Landschaft aus Transparenz, regulatorischer Compliance und Nachhaltigkeit ist die Etablierung eines robusten Prozesses zur Sorgfaltspflicht gegenüber Lieferanten nicht mehr nur Best Practice, sondern eine strategische Notwendigkeit.
Heutzutage reicht es nicht mehr aus, Lieferanten ausschließlich auf Basis von Preis oder Lieferterminen auszuwählen. Organisationen, ob groß oder klein, müssen sicherstellen, dass ihre Lieferketten ethischen, rechtlichen und ökologischen Standards entsprechen. Um dies zu erreichen, ist es entscheidend, Folgendes zu implementieren: Risikobewertungen für Lieferanten, Audits und Verifizierungsprozesse, die Risiken minimieren und Vertrauen auf jeder Ebene aufbauen.
Warum die Sorgfaltspflicht gegenüber Lieferanten unerlässlich ist
Ein Unternehmen ist nur so stark wie sein schwächstes Glied. Fehlverhalten eines Lieferanten kann den Ruf, den Betrieb und die rechtliche Stellung einer Organisation erheblich beeinträchtigen.
Zu den häufigsten Risiken, die aus einer mangelhaften Lieferantenauswahl resultieren, gehören:
• Rechts- oder Steuerverstöße.
• Verletzungen von Arbeits- oder Menschenrechten.
• Mangelnde Rückverfolgbarkeit oder negative Umweltauswirkungen.
• Unzureichende Maßnahmen gegen Korruption oder Geldwäsche.
Diese Risiken haben tiefgreifende rechtliche und finanzielle Folgen und bedrohen zudem die Glaubwürdigkeit eines Unternehmens bei Kunden, Investoren und Mitarbeitern. Deshalb setzen immer mehr Organisationen auf ein proaktives und verantwortungsvolles Risikomanagement für Drittparteien, um ihre Lieferketten abzusichern.
Schlüssel zu einer effektiven Sorgfaltspflicht in der Lieferkette
1. Legen Sie klare Kriterien fest, die auf Ihre ESG-Strategie abgestimmt sind
Bevor Sie mit einer Bewertung beginnen, ist es wichtig, die Werte und Standards zu definieren, die für Ihre Organisation entscheidend sind. Hat die regulatorische Compliance oberste Priorität? Nachhaltigkeit? Diversität und Arbeitsrechte?
Die Übersetzung dieser Werte in objektive, messbare Kriterien ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass die Lieferanten mit Ihrer Unternehmenskultur und Ihren Verpflichtungen zur ESG-Compliance übereinstimmen.
2. Entwerfen Sie einen strukturierten Bewertungsprozess
Effektive Risikobewertungen für Lieferanten integrieren mehrere Informationsquellen und Tools, darunter:
• Fragebögen zur Selbsteinschätzung der Lieferanten, die sich auf deren Strukturen, Praktiken und Richtlinien konzentrieren.
• Dokumentenprüfung, bei der Compliance-Zertifikate, interne Richtlinien, vergangene Audits und mehr angefordert werden.
• Bewertungssysteme oder Risikomatrizen, um Lieferanten objektiv vergleichen zu können.
• Vor-Ort-Besuche oder externe Audits, insbesondere bei Sektoren oder Regionen mit hohem Risiko.
Der Einsatz spezialisierter Software für das Lieferantenmanagement kann diese Prozesse vereinfachen und automatisieren und so für vollständige, verlässliche Transparenz der Lieferkette sorgen.
3. Implementieren Sie eine kontinuierliche Überwachung (nicht nur zu Beginn)
Einer der häufigsten Fehler im Lieferantenmanagement besteht darin, die Due Diligence als einmalige Prüfung zu betrachten. Risiken verschwinden jedoch nicht nach der Unterzeichnung eines Vertrages.
Es ist unerlässlich, Mechanismen zur kontinuierlichen Überwachung der Lieferanten einzurichten, wie zum Beispiel:
• Regelmäßige Überprüfungen von Dokumenten und Zertifizierungen.
• Automatisierte Warnmeldungen bei rechtlichen Änderungen oder Verstößen gegen die Compliance.
• Anonyme Meldekanäle, um Frühwarnsignale innerhalb der Lieferkette zu erkennen.
Die Bereitstellung einer Ethik- oder Hinweisgeber-Hotline, die für Mitarbeiter, Dritte und Lieferanten zugänglich ist, ist in dieser Phase besonders kritisch.
4. Schulen und beteiligen Sie alle Abteilungen
Das Risikomanagement von Drittparteien sollte nicht in der alleinigen Verantwortung der Beschaffungs- oder Compliance-Teams liegen. Die Einbeziehung von Abteilungen wie Recht, Finanzen, Nachhaltigkeit und sogar Marketing bietet eine breitere, strategischere Sichtweise.
Darüber hinaus verbessert die Schulung der Teams in Due-Diligence-Verfahren, ESG-Risiken und der Nutzung technologischer Werkzeuge die Prozessqualität und fördert eine abteilungsübergreifende Kultur der Integrität.
Fazit: Prävention ist Schutz
Letztendlich ist die Integration der Sorgfaltspflicht gegenüber Lieferanten als Kernelement der Lieferantenauswahl ein Weg, um den Ruf, die Nachhaltigkeit und die operative Effizienz einer Organisation zu schützen.
Mit Lösungen wie denen, die wir bei Trusty anbieten, ist es möglich, diese Prozesse effektiv zu automatisieren und zu steuern, wodurch Lieferantenrisiken minimiert werden und sichergestellt wird, dass jeder Anbieter in Ihrer Wertschöpfungskette die höchsten Standards erfüllt, die Ihr Unternehmen fordert.
Denn in Zeiten der Unsicherheit ist die beste Strategie, in intelligente Prävention und verantwortungsvolles Management zu investieren.
Häufig gestellte Fragen
Zu den Folgen gehören Rechts- oder Steuerverstöße, Verletzungen von Arbeits- oder Menschenrechten, mangelnde Rückverfolgbarkeit oder negative Umweltauswirkungen sowie unzureichende Maßnahmen gegen Korruption oder Geldwäsche, was rechtliche, finanzielle und Reputationsschäden nach sich zieht.
Eine solche Bewertung umfasst Fragebögen zur Selbsteinschätzung der Lieferanten, die Verifizierung von Dokumenten wie Compliance-Zertifikaten, internen Richtlinien und vergangenen Audits, Scoring-Systeme oder Risikomatrizen sowie Vor-Ort-Besuche oder externe Audits für Hochrisikosektoren oder -regionen.
Weil Risiken nach der Vertragsunterzeichnung nicht verschwinden. Nötig sind regelmäßige Dokumenten- und Zertifizierungsprüfungen, automatisierte Warnmeldungen bei Rechtsänderungen oder Compliance-Verstößen sowie anonyme Meldekanäle, um die Bewertung aktuell zu halten.
Nicht nur Einkauf und Compliance: Die Bereiche Recht, Finanzen, Nachhaltigkeit und Marketing bringen eine breitere Perspektive ein, und die Schulung aller Teams zu Sorgfaltspflichtverfahren und ESG-Risiken verbessert die Qualität des gesamten Prozesses.
Weiterführende Lektüre: Sorgfaltspflicht für KMU im Jahr 2026, der Wert einer Partnerschaft mit kleineren Lieferanten und Screening von Drittanbietern für KMU.
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