KMU stehen vor den Auswirkungen der Whistleblowing-Gesetze

Während die Mitgliedstaaten sich beeilen, Gesetze zur Meldung von Missständen gemäß der jüngsten EU-Richtlinie zu erlassen, sieht sich eine Gruppe mit versteckten, ungleichen Auswirkungen konfrontiert: KMU zahlen hohe Abonnementgebühren für digitale Whistleblowing-Hotlines.

Trisha Cole (auf Englisch verfasst, automatisch übersetzt)

Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden richten die Whistleblowing-Software von Trusty in Minuten ein, ab 49 € im Monat.

Was steckt hinter den jüngsten EU-Whistleblower-Gesetzen?

Als Compliance-Experten sind wir von der Notwendigkeit von Gesetzen zum Schutz von Hinweisgebern überzeugt. Abgesehen von dem, was wir in unserer eigenen Berufserfahrung gesehen und gehört haben, waren wir ebenso schockiert wie die breite Öffentlichkeit, als Skandale wie Wirecard und die Duke University ans Licht kamen. Wer weiß, wie lange diese Machenschaften ohne Whistleblower, die an die Öffentlichkeit gehen, unentdeckt geblieben wären?

Um ähnlichen Betrug und Vertuschungen in Unternehmen zu bekämpfen, haben die Europäische Union und mehrere Mitgliedsländer damit begonnen, Rechtsvorschriften zur Unterstützung von Whistleblowern zu erlassen. Organisationen mit mehr als 50 Mitarbeitern und Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern sind verpflichtet, interne Meldekanäle gemäß den gesetzlichen Anforderungen einzurichten. Weitere Einzelheiten zur Gesetzgebung finden Sie in unserem Blog hier.

Hinter diesen Gesetzen steht die Annahme, dass klare Meldeverfahren und Schutzmaßnahmen es Hinweisgebern erleichtern, sich zu melden. Wenn mehr Whistleblower bereit sind, sich zu melden, können laut dieser Argumentation mehr kriminelle oder fahrlässige Aktivitäten gestoppt werden. Einige Gründe hängen mit dem Fehlen klarer Meldeverfahren zusammen, andere haben ihre Ursache in sozialen oder beruflichen Faktoren, die gesetzlich nicht leicht zu regeln sind. Gruppenzwang oder die Angst vor Repressalien sind zwei Beispiele dafür.

Obwohl also zu hoffen ist, dass diese Gesetze zu mehr (und frühzeitigeren) Meldungen anregen, sind sie nicht das magische Heilmittel gegen Korruption, das sich viele wünschen. Leider gibt es für illegale Aktivitäten immer noch viele Möglichkeiten, zu florieren. Vor diesem Hintergrund betrachten wir die weiteren Auswirkungen der EU-Whistleblower-Richtlinie. Insbesondere eine Gruppe steht vor einer neuen Belastung, da sie die erforderlichen Meldeverfahren auf eigene Kosten einführt.

Eine Gruppe im Besonderen sieht sich einer neuen Belastung gegenüber, wenn sie die vorgeschriebenen Whistleblowing-Verfahren in Eigenregie umsetzt.

Die große Mehrheit der Organisationen ist nicht an Straftaten beteiligt. Tatsächlich tun sie oft das Gegenteil: Sie arbeiten hart daran, positive Veränderungen in ihren Branchen zu bewirken. Aus diesem Grund gibt es breite berufliche und private Unterstützung für Gesetze zum Schutz von Hinweisgebern. Sie sind jedoch nicht ohne unvorhergesehene Folgen für die betroffenen Organisationen. Konkret bedeuten diese Vorschriften, dass Hunderttausende europäische Unternehmen nun Zeit, Ressourcen und Budget in die Einführung von Meldekanälen investieren müssen.

Es wird erwartet, dass in den kommenden Monaten weitere Mitgliedstaaten ihre eigenen spezifischen Regelungen bekannt geben werden. Diese Vorschriften stellen unterschiedliche Anforderungen an die Zugänglichkeit von Whistleblowing-Hotlines und die Antwortverfahren. Um Bußgelder zu vermeiden, müssen Organisationen schnell konforme Verfahren einrichten. Und wie jedes wachsende Unternehmen weiß, sind Schnelligkeit und Sicherheit oft mit höheren Kosten verbunden.

Merkmale der Whistleblowing-Plattform

Obwohl es kostengünstige Meldelösungen gibt, bergen diese Systeme in der Praxis Risiken für die Beteiligten. Bei E-Mail-Kanälen wird beispielsweise nicht nur die Anonymität des Hinweisgebers gefährdet, sondern wachsame Spam-Filter könnten einen wichtigen Bericht direkt in den Papierkorb verschieben. Schlimmer noch: Ein E-Mail-Konto voller potenzieller Betriebsgeheimnisse ist der Traum eines jeden Hackers. Andere kostenlose Lösungen wie Telefon-Hotlines und Briefkästen weisen ähnliche Nachteile auf.

Im Vergleich zu herkömmlichen Lösungen ist Whistleblowing-Software wie Google Maps gegenüber einem Faltatlas. Digitale Plattformen sind intelligent und erleichtern das Fallmanagement erheblich. Der gesamte Prozess kann über ein Portal abgewickelt werden, was es dem Hinweisgeber ermöglicht, anonym zu bleiben und von überall auf der Welt Meldung zu erstatten.

Diese Merkmale machen digitale Meldeplattformen effizienter und benutzerfreundlicher als herkömmliche Meldemethoden. Dies gilt sowohl für den Meldenden als auch für die Organisation. Da Trusty ein Online-Whistleblowing-Portal ist, liegt unsere Überzeugung vom Wert dieser Systeme auf der Hand.

Digitale Meldeplattformen

Der Nachteil digitaler Meldeplattformen ist jedoch, dass die meisten teuer sind. Große Organisationen zahlen unter Umständen Tausende von Euro pro Monat für die Integration von Software in ihr sicheres Netzwerk. Je größer die Organisation, desto höher ist die Anzahl der Meldungen und der Beteiligten. Trotz dieser hohen Kosten können selbst die größten Organisationen jährlich mit etwa 10 Meldungen pro tausend Mitarbeiter rechnen. Das sind recht hohe Kosten pro Meldung.

Kleine und mittlere Unternehmen hingegen erhalten unter Umständen überhaupt keine Whistleblower-Meldungen. Dennoch verlangen einige Anbieter von Whistleblowing-Software von KMU monatliche Abonnementgebühren von über 300 €. Für ein Unternehmen mit 250 Mitarbeitern sind das mehr als 1 € pro Mitarbeiter und Monat. Für eine Software, die sie selten nutzen werden, da sie ohnehin nicht in Fehlverhalten verwickelt sind.

Als Rechts- und Compliance-Experten gefiel uns das nicht. Warum sollten Unternehmen für eine Software bezahlen, die sie nur selten nutzen werden? Vor allem, wenn das Unterlassen meldepflichtiger Aktivitäten ein Verhalten ist, das wir belohnen wollen? Vor Trusty standen KMU vor der Wahl, entweder jährlich Tausende von Euro aus ihren Abteilungsbudgets zu verlieren oder sich mit einem kostenlosen, aber riskanten Tool wie E-Mail zufrieden zu geben.

Trusty Whistleblowing-Plattform

Whistleblowing ist ein öffentlicher Dienst, und Hinweisgebern sollte jeder mögliche Schutz gewährt werden. Wir müssen jedoch darauf achten, dass dieser Schutz Organisationen, die keine Verstöße begangen haben, nicht indirekt schadet.

Deshalb haben wir Trusty als Whistleblowing-Plattform entwickelt, die jeder Organisation unabhängig von ihrer Größe zur Verfügung steht. Trusty ist konform und sicher, mit Funktionen, die sowohl für die meldende Person als auch für die Organisation nützlich sind. Innerhalb des Webportals kann die meldende Person auf Wunsch anonym bleiben; außerdem muss sie nicht im Intranet des Unternehmens angemeldet sein, um Fehlverhalten zu melden. Organisationen können Meldungen auf einer praktischen Plattform einsehen und bearbeiten, die ebenfalls von überall aus zugänglich ist. Benachrichtigungen stellen sicher, dass Ihr Unternehmen keine Bußgelder wegen versäumter Antwortfristen zahlen muss.

Wir haben einen intelligenten Weg gefunden, die Whistleblowing-Software zu einem Bruchteil der Kosten anzubieten, indem wir das Trusty-Webportal auf einem sicheren Drittanbieter-Server in Deutschland hosten und so modernste Cybersicherheit mit angemessener Kosteneffizienz kombinieren.

Wir möchten diesen wichtigen öffentlichen Dienst für alle Organisationen zugänglich und komfortabel machen. Wir wollen Compliance fördern, nicht behindern.

Wenn Ihre Organisation bereits für eine Whistleblowing-Software bezahlt, helfen wir Ihnen gerne beim Wechsel! Trusty ist einfach einzurichten: Kopieren Sie einfach den Link und fügen Sie ihn auf Ihrer Website ein.