Dejan Jasnic · Mitgründer & Compliance Lead, Trusty · 20+ Jahre Anti-Fraud & Compliance · Vorstand ACFE Swiss Chapter
Das spanische Hinweisgebergesetz verpflichtet Unternehmen, einen internen Meldekanal einzurichten, über den rechtswidrige Handlungen im Unternehmen gemeldet werden können.
Warum ein Manager für das Hinweisgebersystem?
Artikel 8 des Hinweisgebergesetzes verlangt die Bestellung eines System-Managers für den Meldekanal, der eine Einzelperson oder ein Kollegialorgan sein kann. Darüber hinaus muss das Unternehmen für den Fall, dass eine Meldung eingeht, eine Person aus dem Kreis seiner Mitarbeitenden benennen, die die Mitteilungen vor dem Kollegialorgan verwaltet und bearbeitet.
Das Hinweisgebergesetz stellt klar, dass bei einem Unternehmen des privaten Sektors der System-Manager ebenfalls eine Einzelperson oder die Stelle ist, an die das zuständige Kollegialorgan seine Aufgaben delegiert hat.
Für Unternehmensgruppen legt das Gesetz eigene Regeln zu System-Managern fest. Konkret kann es eine Person für die gesamte Unternehmensgruppe oder eine Person für jedes Unternehmen innerhalb der Gruppe sein.
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Bestellung des Managers des Hinweisgebersystems
Dieser System-Manager muss frei handeln und darf keinen Druck oder Anweisungen von Kolleginnen oder Kollegen innerhalb seines Unternehmens erhalten. Wenn eine Unternehmensgruppe mehrere System-Manager hat, können sie für die ordnungsgemäße Bearbeitung von Beschwerden relevante Informationen frei miteinander austauschen, sofern sie die Vertraulichkeit ihrer Kommunikation wahren.
Wichtig ist, dass Bestellungen und Abberufungen von System-Managern der Unabhängigen Behörde zum Schutz von Hinweisgebern oder gegebenenfalls den zuständigen Behörden und weiteren regionalen Stellen gemeldet werden müssen; dabei ist die Bestellung oder Abberufung zu begründen.
In denjenigen Einrichtungen oder Organisationen, in denen bereits eine für die Compliance-Funktion oder die Steuerung von Integritätsrichtlinien verantwortliche Person benannt wurde, kann diese Person zum System-Manager bestellt werden, sofern sie die im Hinweisgebergesetz festgelegten Anforderungen erfüllt.
Aufgaben des Managers des Hinweisgebersystems
Dementsprechend muss diese Person bestimmte Pflichten erfüllen, insbesondere bei der Bearbeitung einer internen Meldung:
- Der hinweisgebenden Person innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist eine Eingangsbestätigung der Mitteilung senden.
- Auf Ermittlungsverfahren reagieren.
- Die Vertraulichkeit der hinweisgebenden Person jederzeit wahren, auch gegenüber den Leitungsorganen des Unternehmens.
- Die Kommunikation mit der hinweisgebenden Person aufrechterhalten, falls zusätzliche Informationen zu den Sachverhalten der Meldung erforderlich sind.
- Die hinweisgebende Person über ihre Rechte und die Maßnahmen informieren, die sie zum Schutz ihrer Rechte innerhalb des Unternehmens ergreifen kann.
- Stets die Unschuldsvermutung und die Ehre der betroffenen Personen wahren.
- Alle relevanten Informationen unverzüglich an die Staatsanwaltschaft übermitteln, wenn die Tatsachen auf eine Straftat hindeuten können. Betreffen die Tatsachen die finanziellen Interessen der Europäischen Union, wird die Angelegenheit an die Europäische Staatsanwaltschaft verwiesen.
Weiterführende Lektüre: Neues Hinweisgebergesetz in Polen: Auswirkungen und Herausforderungen für polnische Unternehmen und Die zentrale Rolle von Meldekanälen im Kampf gegen Korruption.
Häufig gestellte Fragen
Die Person oder das Kollegialorgan, das Artikel 8 des spanischen Hinweisgebergesetzes für jedes Unternehmen mit internem Meldekanal vorschreibt. Wird ein Kollegialorgan gewählt, benennt das Unternehmen eine Person aus dem Kreis der Mitarbeitenden, die die Mitteilungen vor diesem Organ verwaltet und bearbeitet.
Ja. Das Gesetz erlaubt einen System-Manager für die gesamte Gruppe oder jeweils einen pro Unternehmen. Mehrere Manager innerhalb einer Gruppe dürfen für die ordnungsgemäße Bearbeitung von Meldungen relevante Informationen frei austauschen, sofern die Vertraulichkeit der Mitteilungen gewahrt bleibt.
Die Unabhängige Behörde zum Schutz von Hinweisgebenden oder, soweit einschlägig, die zuständigen regionalen Behörden, jeweils unter Angabe der Gründe für die Bestellung oder Abberufung. Eine Person, die bereits für Compliance- oder Integritätsrichtlinien verantwortlich ist, kann die Rolle übernehmen, sofern sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Eingang innerhalb der gesetzlichen Frist bestätigen, auf Ermittlungsverfahren reagieren, die Vertraulichkeit der hinweisgebenden Person auch gegenüber den Leitungsorganen des Unternehmens wahren, den Kontakt zur hinweisgebenden Person halten, sie über ihre Rechte informieren, die Unschuldsvermutung der betroffenen Personen beachten und Sachverhalte, die eine Straftat darstellen können, an die Staatsanwaltschaft verweisen, bei Betroffenheit finanzieller Interessen der EU an die Europäische Staatsanwaltschaft.
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