Kaj je direktiva EU o žvižgačih?

16. decembra 2019 je začela veljati direktiva EU o zaščiti oseb, ki prijavijo kršitve prava Unije. Države članice morajo direktivo prenesti v nacionalno zakonodajo do 17. decembra 2021.

Področje uporabe direktive je obsežno. To področje ureja na celotnem kontinentu, kjer živi 450 milijonov državljanov in 22,5 milijona MSP. Direktiva bo neposredno vplivala zlasti na številne od njih.

Direktiva od pravnih oseb zahteva, da vzpostavijo notranje kanale za poročanje ter notranje postopke za sprejemanje poročil in nadaljnje ukrepanje v zvezi z njimi. Tukaj je nekaj glavnih ugotovitev za zdravnike.

Splošni pragovi, ki jih je treba upoštevati, so 50 delavcev in/ali 10.000 prebivalcev. Direktiva EU o žvižgačih velja za pravne osebe v zasebnem sektorju z najmanj 50 delavci. V nekaterih sektorjih ta prag sploh ne velja in so notranji kanali obvezni ne glede na število zaposlenih.

V javnem sektorju se zahteva po notranjem kanalu poročanja nanaša na vse pravne osebe. Vendar se je treba sklicevati tudi na nacionalno zakonodajo, saj lahko države članice določijo izjeme. Od tega splošnega pravila. Tako lahko izvzamejo občine z manj kot 10.000 prebivalci ali 50 delavci. pa tudi drugi subjekti javnega sektorja z manj kot 50 zaposlenimi.

Kakšne so zahteve glede kanala za obveščanje o nepravilnostih?

Kanal poročanja mora omogočati pisno ali ustno poročanje ali oboje. Vsako prejeto poročilo je treba zabeležiti. Oseba, ki poroča, bi morala imeti možnost, da v razumnem roku zahteva fizično srečanje s člani osebja. Sestanek se lahko dokumentira tako, da se pogovor posname v trajni obliki, ki jo je mogoče obnoviti. Ali z natančnim zapisnikom sestanka, ki ga pripravijo uslužbenci, odgovorni za obravnavo poročila.

Osebi, ki poroča, je treba omogočiti, da preveri, popravi in se strinja. zapisnik sestanka s podpisom. Podobne določbe se uporabljajo za snemanje drugih ustnih poročil, predloženih prek telefona ali drugih sistemov za glasovno sporočanje. Čas, v katerem se lahko poročilo hrani, je odvisen od tega, kaj je potrebno in sorazmerno za uskladitev z Direktivo. Pravo Unije ali nacionalno pravo.

Ali morajo biti notranji kanali za obveščanje o nepravilnostih dostopni širši javnosti?

Notranji kanal za poročanje mora biti na voljo delavcem podjetja.
Sama direktiva EU o prijaviteljih kršitev ne zahteva, da je portal za prijavo kršitev javen tudi drugim osebam (npr. dobaviteljem, podizvajalcem …), da sporočijo informacije o kršitvah. Vendar pa lahko slednji kadar koli predložijo svoja poročila prek zunanjih kanalov poročanja. Njihova uporaba ni pogojena s predhodno uporabo notranjih kanalov poročanja.

Kaj pa anonimno prijavljanje nepravilnosti?

V zakonu o prijaviteljih kršitev ni splošne zahteve, da je treba sprejeti anonimne prijave kršitev in ukrepati na podlagi teh prijav. Države članice se lahko same odločijo, ali bodo takšno zahtevo uvedle v svojo nacionalno zakonodajo ali ne. Vendar se lahko odločitev, da se sprejmejo in spremljajo samo poročila z razkrito identiteto poročevalcev, izkaže za zahtevno. Metode potrditve identifikacije so namreč omejene in predstavljajo dodatno oviro za žvižgača.

Poleg tega takšen pristop ni v skladu z najboljšo prakso. Nesprejetje poročila samo zato, ker je bilo podano anonimno in ne glede na njegovo vsebino, ni smiselno. Pogosto je anonimnost lahko najboljša in dejansko edina zaščita prijavitelja pred maščevanjem.

Ali se lahko razkrije identiteta prijavitelja?

Identiteta osebe, ki poroča, se lahko razkrije le z njenim izrecnim soglasjem ali če je takšno razkritje potrebno in sorazmerno v skladu z zakonodajo Unije ali nacionalno zakonodajo.

Kanal za poročanje mora zagotoviti varovanje zaupnosti identitete osebe, ki poroča, in katere koli tretje osebe, omenjene v poročilu, ter preprečiti dostop do njih nepooblaščenim članom osebja.

Identiteta prijavitelja se ne sme razkriti nikomur drugemu kot pooblaščenemu osebju brez izrecnega soglasja te osebe ali če je takšno razkritje potrebno in sorazmerno v skladu z zakonodajo Unije ali nacionalno zakonodajo. O slednjem je treba poročevalca obvestiti pred razkritjem, razen če bi take informacije ogrozile povezane preiskave ali sodne postopke. Enaka dolžnost zaupnosti velja tudi za vse druge informacije, iz katerih je mogoče neposredno ali posredno sklepati na identiteto osebe, ki poroča.

Kakšni so postopki, ki jih zahteva direktiva EU o žvižgačih?

Pravne osebe morajo vzpostaviti postopke za notranje poročanje in njihovo skrbno spremljanje. Informacije morajo biti jasne in lahko dostopne.

Identiteta osebe, ki poroča, se lahko razkrije le z njenim izrecnim soglasjem ali če je takšno razkritje potrebno in sorazmerno v skladu z zakonodajo Unije ali nacionalno zakonodajo.

Kanal za poročanje mora zagotoviti varovanje zaupnosti identitete osebe, ki poroča, in katere koli tretje osebe, omenjene v poročilu, ter preprečiti dostop do njih nepooblaščenim članom osebja.

Postopki zato je treba urediti tako samo poročanje kot tudi vse ukrepe, ki jih bo sprejel prejemnik poročila, da bi ocenil točnost navedb v poročilu in po potrebi obravnaval prijavljeno kršitev, vključno z ukrepi, kot so notranja preiskava, preiskava, pregon, ukrep za izterjavo sredstev ali zaključek postopka.

V skladu z zakonom o žvižgaštvu morajo biti informacije o uporabi notranjih kanalov za poročanje in o postopkih za zunanje poročanje pristojnim organom jasne in lahko dostopne.

Kdo mora obravnavati prijave žvižgačev in kakšne kvalifikacije so potrebne?

V skladu z direktivo EU o žvižgačih se lahko prijave obravnavajo interno ali prek tretjega ponudnika. zagotoviti je treba neodvisnost in odsotnost navzkrižja interesov. Za upravljanje notranjih kanalov poročanja je treba določiti osebo ali oddelek.

Slednje vključuje prejemanje poročil in vzdrževanje komunikacije s poročevalcem. Poleg tega je odgovorna oseba, ki poroča, zaprositi za dodatne informacije in ji zagotoviti povratne informacije.

To nalogo lahko prenesete na zunanje izvajalce, kot so zunanji svetovalci, ponudniki zunanjih platform za poročanje, odvetniške pisarne, revizorji, predstavniki zaposlenih in podobno.

Bistveno je, da imajo ti tretji ponudniki storitev učinkovita jamstva in zaščitne ukrepe glede neodvisnosti, zaupnosti, varstva podatkov in tajnosti. Nadaljnje ukrepanje v zvezi s poročilom običajno izvaja imenovana, pristojna in nepristranska oseba ali oddelek. Ta oseba ali oddelek je lahko isti subjekt, ki upravlja kanal za poročanje.

Konkretno imenovanje je odvisno od velikosti in strukture posamezne organizacije. Vendar je ključnega pomena, da ta vloga zagotavlja neodvisnost in odsotnost navzkrižja interesov. Takšne naloge se pogosto prenesejo na položaje, kot so vodja službe za skladnost ali kadrovsko službo, vodja službe za integriteto, vodja pravne službe ali službe za varstvo zasebnosti, vodja finančne službe, vodja revizije ali član upravnega odbora. Zasebne pravne osebe s 50 do 249 delavci si lahko delijo sredstva za sprejemanje prijav in nadaljnje preiskave.

Kdaj in kaj je treba sporočiti prijavitelju v skladu z direktivo EU o žvižgačih?

V skladu z direktivo EU o žvižgačih je treba prijavitelja v sedmih dneh obvestiti o prejemu prijave in mu najpozneje po treh mesecih zagotoviti povratne informacije. Prejem poročila je treba prijavitelju potrditi v sedmih dneh po prejemu poročila. Izjeme od te obveznosti ni, medtem ko lahko pristojni organ pri zunanjem poročanju takšno potrditev izpusti, če je poročevalec to izrecno zahteval ali če utemeljeno meni, da bi to ogrozilo zaščito identitete poročevalca.

V notranjih postopkih je treba opredeliti razumen časovni okvir za posredovanje povratnih informacij osebi, ki poroča. Ta rok ne sme biti daljši od treh mesecev od potrditve prejema ali izteka zgoraj navedenega sedemdnevnega roka.

V povratnih informacijah je treba poročevalca obvestiti o predvidenih ali sprejetih nadaljnjih ukrepih in o razlogih za take nadaljnje ukrepe. Če v tem roku ni sprejet noben ustrezen ukrep, lahko prijavitelj javno razkrije kršitev in je še vedno upravičen do zaščite pred povračilnimi ukrepi v skladu z zakonom o prijavljanju kršitev. Ustreznost nadaljnjega ukrepanja je seveda pravni standard, njegova ocena pa je odvisna od okoliščin vsakega primera in narave pravil, ki so bila prijavljena kot kršena.

Ni opredeljenega roka, v katerem mora subjekt dokončati nadaljnje ukrepe. Vendar dlje kot traja, večja je verjetnost, da se bodo morebitni ukrepi šteli za neprimerne, kar bo prijavitelja spodbudilo k uporabi zunanjih kanalov za prijavo ali k javnemu razkritju kršitve.

V nasprotju z zunanjim poročanjem ni izrecne obveznosti, da se osebi, ki poroča, sporoči končni izid preiskav, ki jih je sprožilo poročilo.

O podjetju Trusty

Trusty je platforma za zagotavljanje skladnosti, ki so jo ustvarili vodilni strokovnjaki za podporo podjetjem na njihovi poti do skladnosti. Ponuja brezplačne rešitve za prijavo nepravilnosti za mala in srednje velika podjetja ter široko paleto takojšnjih in cenovno ugodnih rešitev za upravljanje skladnosti.

primer pravilnika o skladnosti

Preberite več


Brezplačna rešitev

Trusty Free
Brezplačna programska oprema za žvižgače

Zanesljiva skladnost z direktivo EU o žvižgačih in ameriško zakonodajo o žvižgačih.

Takojšnje. Zavarovanje. Brez zapletov.


DOBIJTE TRUSTY Free!

V program Trusty se lahko prijavite tudi neposredno prek spletnega mesta WordPress:

vroča linija za žvižgače v wordpressu