Uvedba notranjega kanala za pritožbe prijaviteljev ima ključno vlogo pri spodbujanju poslovne etike in preglednosti v organizacijah. V skupini podjetij, kjer različna podjetja sodelujejo in si delijo vire, je ustrezno upravljanje notranjega žvižgaštva še toliko pomembnejše.

Organizacijske strukture so lahko zapletene, pri čemer več subjektov deluje v okviru holdinga. Takšno stanje lahko poveča verjetnost nepravilnih ali goljufivih dejavnosti. Učinkovit notranji postopek za prijavo nepravilnosti mora biti jasen, dostopen in zaupen. Institucijam in njihovim podrejenim družbam mora omogočiti, da preiskujejo nezakonita dejanja. Poleg tega je treba vedno varovati zaupnost in zasebnost žvižgača.

Čeprav ima ureditev kanalov za prijavo nepravilnosti evropsko zakonodajno podlago, vsaka država posebej ureja te primere v skupinah podjetij, tako da mora v nekaterih državah splošno notranjo politiko prijave nepravilnosti odobriti krovna družba skupine podjetij.

Usklajevanje med različnimi subjekti v skupini je bistvenega pomena za zagotovitev učinkovitega in doslednega upravljanja notranjih pritožb v zvezi s prijavljanjem nepravilnosti v vseh družbah v skupini. V vsakem primeru bi morala skupina podjetij upoštevati naslednje vidike za ustrezno upravljanje notranjega prijavljanja nepravilnosti.

Kako je treba upravljati pritožbe žvižgačev v skupinah podjetij?

Skupne politike in postopki: Za vse družbe v skupini je koristno, da sprejmejo skupne politike in postopke za notranje prijavljanje nepravilnosti. To zagotavlja enotnost pri upravljanju in obravnavi pritožb v zvezi z obveščanjem o nepravilnostih.

Centralizirano usklajevanje: Razmislite o vzpostavitvi centraliziranega koordinacijskega organa, ki bi nadzoroval notranje pritožbe v skupini. To je lahko še posebej koristno pri velikih in raznolikih skupinah podjetij.

Notranje komuniciranje: Notranja komunikacija je ključnega pomena. Zato morajo biti zaposleni v vseh družbah skupine seznanjeni s kanali poročanja in načinom upravljanja njihovih poročil.

Zaupnost in zasebnost: Ne glede na to, kdo vodi postopke za prijavo nepravilnosti, je treba prijavo nepravilnosti izvajati na način, ki zagotavlja anonimnost prijavitelja in zaupnost prijavljenih dejstev.

Upravljanje notranjega prijavljanja nepravilnosti v skupini podjetij je ključni element pri spodbujanju poslovne etike in preglednosti. To še posebej velja za skupine s pisarnami v različnih državah. Usklajevanje je bistvenega pomena za zagotovitev doslednega in učinkovitega upravljanja v vseh družbah skupine.