O estabelecimento de um Programa de Conformidade sólido tornou-se um imperativo devido à proliferação de regras e regulamentos que regem a condução dos negócios. empresas. No entanto, a falta de orientações regulamentadas sobre os requisitos exactos destes programas levanta questões sobre a forma de os implementar.
O que deve incluir um Programa de Conformidade?
Embora não exista um regulamento exaustivo sobre conformidade, existem dois documentos fundamentais em Espanha que fornecem orientações: Artigo 31 bis.5 do Código Penal e a Circular 1/0216 da Procuradoria-Geral da República.
Estes documentos incidem principalmente sobre conformidade penal mas podem ser utilizados como referência para outros domínios do cumprimento.
Estas directrizes são essenciais para a prevenção de infracções penais, uma vez que determinam se o programa de conformidade de uma empresa pode atenuar ou mesmo isentar a sua responsabilidade penal em caso de prática de um crime.
Principais elementos de um programa de conformidade eficaz
- Identificação de riscos: Reconhecer as áreas da empresa onde o crime pode ocorrer e criar um mapa de risco. É fundamental estar consciente dos leis que afectam a empresa e os desafios específicos que enfrenta.
- Estabelecimento de protocolos: Conceber regras e medidas internas que demonstrem o empenhamento da empresa na conformidade. É aqui que a criação de um código de ética e outras medidas específicas.
- Recursos adequados: Assegurar que dispõe do pessoal e dos recursos materiais necessários para levar a cabo o programa de conformidade.
- Canal de Reclamações: Implementar um canal de comunicação que permita tanto aos colaboradores quanto a terceiros reportarem possíveis não conformidades, garantindo sempre a confidencialidade.
- Regime disciplinar: Estabelecer medidas internas para sancionar comportamentos que violem as políticas internas ou externas, mas assegurando sempre o respeito pelos direitos do indivíduo.
- Revisão e atualização: Avaliar e atualizar periodicamente o programa de conformidade, especialmente após um incidente ou uma alteração significativa na organização ou na legislação relevante.
- Promover uma cultura ética: Para além da mera documentação, é essencial promover uma cultura que dê prioridade à ética e ao respeito pela lei.
- Documentação clara: Qualquer programa de conformidade deve ser bem documentado, exato e adaptado à realidade da empresa.
Conclusão
Estabelecer um programa de conformidade significa criar uma cultura de integridade e responsabilidade. As orientações acima referidas são específicas do cumprimento penal, mas os princípios podem e devem ser adaptados a todos os domínios do cumprimento.todas as áreas de compliance.
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