A implementação de um canal interno para denúncias de irregularidades desempenha um papel fundamental na promoção da ética empresarial e da transparência nas organizações. Num grupo empresarial, em que diferentes empresas colaboram e partilham recursos, a gestão adequada das denúncias internas torna-se ainda mais crucial.

As estruturas organizacionais podem ser complexas, com várias entidades a operar sob uma entidade gestora de participações sociais. Esta situação pode aumentar a probabilidade de actividades impróprias ou fraudulentas. Um procedimento interno eficaz de denúncia de irregularidades deve ser claro, acessível e confidencial. Deverá permitir que as instituições e as suas filiais investiguem actos ilegais. Para além disso, a confidencialidade e a privacidade do autor da denúncia devem ser sempre salvaguardadas.

Embora a regulamentação dos canais de denúncia de irregularidades tenha uma base legislativa europeia, cada país regula especificamente estas situações em grupos de empresas, pelo que, em alguns países, é a holding de um grupo de empresas que tem de aprovar uma política interna geral de denúncia de irregularidades.

A coordenação entre as diferentes entidades de um grupo é essencial para garantir que as denúncias internas são geridas de forma eficaz e coerente em todas as empresas do grupo. Em qualquer caso, um grupo de empresas deve ter em conta os seguintes aspectos para uma gestão adequada das denúncias internas.

Como devem ser geridas as queixas dos denunciantes em grupos de empresas?

Políticas e procedimentos comuns: É vantajoso que todas as empresas do grupo adoptem políticas e procedimentos comuns para a denúncia de irregularidades internas. Desta forma, garante-se a uniformidade na gestão e no tratamento das denúncias.

Coordenação centralizada: Considerar a possibilidade de criar uma entidade de coordenação centralizada para supervisionar as queixas internas em todo o grupo. Isto pode ser particularmente útil em grupos de empresas grandes e diversificados.

Comunicação interna: A comunicação interna é fundamental. Por conseguinte, os trabalhadores de todas as empresas do grupo devem estar cientes dos canais de comunicação e da forma como as suas comunicações serão geridas.

Confidencialidade e privacidade: Independentemente de quem gere os procedimentos de denúncia, esta deve ser conduzida de forma a garantir o anonimato do denunciante e a confidencialidade dos factos denunciados.

A gestão das denúncias internas num grupo empresarial é um elemento fundamental para a promoção da ética e da transparência empresarial. Isto é especialmente verdade em grupos com escritórios em diferentes países. A coordenação é essencial para garantir uma gestão coerente e eficiente em todas as empresas do grupo.