Na esfera empresarial e organizacional, tem sido sublinhada a necessidade de estabelecer canais de denúncia eficazes, que não só cumpram os regulamentos, mas também se tornem instrumentos para promover a transparência e prevenir actos corruptos ou antiéticos. Segue-se uma descrição do procedimento do canal de reclamações, em conformidade com a regulamentação em vigor.
Qual é o procedimento do canal de reclamações?
O procedimento do canal de reclamações refere-se ao funcionamento sistemático deste instrumento nas empresas e entidades públicas. Esta ferramenta é fundamental no âmbito do lei de proteção dos autores de denúncias e a diretiva da UE relativa à denúncia de irregularidades. Neste sentido, é essencial compreender que estes canais não são meros receptores de informação, mas sim sistemas estruturados que devem seguir um protocolo específico e estar em conformidade com as
política de responsabilidade social das empresas
.
Como é estruturado um canal de reclamações?
As empresas, especialmente aquelas com mais de 50 funcionários, têm a responsabilidade de implementar um canal de denúncia obrigatório
canal de denúncia obrigatório
. Este canal deve ser estruturado de forma a que qualquer ação ou comportamento contrário aos regulamentos internos ou às leis estabelecidas possa ser comunicado. As vias do canal de reclamações, escritas ou verbais, devem garantir a confidencialidade e a proteção dos dados, respeitando assim as disposições do
responsável pela proteção de dados (RPD)
.
A correcta
gestão correcta do canal
implica a receção da queixa, a emissão de um aviso de receção, a avaliação da validade da queixa e, se for aceite, o início do processo de investigação interna. Todo o processo deve ser supervisionado pelo
responsável pela conformidade
que assegura o cumprimento em todas as fases do procedimento.
É essencial ter um procedimento de canal de reclamações?
Sim, e é vital não só por razões legais, mas também para garantir um processo rápido e eficaz de tratamento das queixas. Um canal mal gerido pode levar a
sanções
especialmente se obstruir o processo de queixa e de investigação.
Comunicar o procedimento
Para que um canal de reclamações funcione eficazmente, é imperativo comunicar a sua existência e o seu procedimento. Isto pode ser feito através de um regulamento de canal, idealmente publicado no sítio Web da empresa. Isto é crucial não só para o pessoal interno, mas também para terceiros que possam ter informações valiosas a comunicar.
Conclusão
A criação de um canal de reclamações eficaz e a sua gestão adequada são hoje vitais. As empresas devem garantir que estes sistemas não só estão em conformidade, como também são verdadeiros instrumentos para assegurar a transparência e a ética.
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