Em 16 de Dezembro de 2019, entrou em vigor a Directiva da UE relativa à protecção das pessoas que denunciam infracções ao direito da União. Os Estados-membros são obrigados a transpor a directiva para a legislação nacional até 17 de Dezembro de 2021.
O âmbito de aplicação da Directiva é imenso. Regulamenta o assunto em todo o continente, que alberga 450 milhões de cidadãos e 22,5 milhões de PMEs, muitas das quais serão directamente afectadas pela Directiva.
A Directiva exige que as entidades jurídicas estabeleçam canais internos de apresentação de relatórios e procedimentos internos de recepção e acompanhamento dos relatórios. Aqui estão algumas das principais ofertas para os praticantes.
Os limiares gerais a observar são 50 trabalhadores e/ou 10.000 habitantes. A Directiva da UE relativa à denúncia de irregularidades aplica-se a entidades jurídicas do sector privado com pelo menos 50 trabalhadores. Em alguns sectores este limiar não se aplica de todo e os canais internos são obrigatórios, independentemente da dimensão da força de trabalho.
No sector público, o requisito do canal de informação interno aplica-se a todas as entidades jurídicas. No entanto, será igualmente necessário fazer referência à legislação nacional, uma vez que os Estados-Membros estão autorizados a fazer excepções a esta regra geral. Ou seja, podem isentar municípios com menos de 10.000 habitantes ou 50 trabalhadores, bem como outras entidades do sector público com menos de 50 trabalhadores.
O canal de denúncia deve permitir a denúncia por escrito ou oralmente ou ambos. Todos os relatórios recebidos devem ser registados. Para a apresentação de relatórios oralmente, a pessoa que apresenta o relatório deve poder solicitar uma reunião física com os membros do pessoal dentro de um prazo razoável. A reunião pode ser documentada quer através de uma gravação da conversa numa forma durável e recuperável, quer através de actas precisas da reunião preparadas pelos membros do pessoal responsável pelo tratamento do relatório.
O relator deve ter a oportunidade de verificar, rectificar e acordar a acta da reunião, assinando-a. Disposições semelhantes aplicam-se à gravação de outros relatórios orais apresentados por telefone ou outros sistemas de mensagens de voz. O período de tempo em que um relatório pode ser armazenado depende do que é necessário e proporcional para cumprir a Directiva ou a legislação da União ou a legislação nacional.
O canal de informação interno deve ser colocado à disposição dos trabalhadores da entidade.
A própria Directiva da UE relativa à denúncia de irregularidades não exige que o portal de denúncia seja público também para outras pessoas (por exemplo, fornecedores, subcontratantes…) para comunicar informações sobre infracções. No entanto, estes últimos podem, a qualquer momento, apresentar os seus relatórios através de canais de informação externos. A utilização destes não está condicionada à utilização prévia de canais de informação internos.
Não existe nenhum requisito geral na lei de denúncia para aceitar e dar seguimento às denúncias anónimas de infracções. Os Estados-membros são livres de decidir se introduzem ou não tal requisito nas suas legislações nacionais. No entanto, a decisão de aceitar e dar seguimento apenas a relatórios com identidades reveladas de pessoas denunciantes pode revelar-se um desafio. Nomeadamente, os métodos de confirmação da identificação são limitados e apresentam uma barreira adicional para um denunciante. Além disso, tal abordagem não está de acordo com as melhores práticas. Não aceitar um relatório apenas porque foi feito anonimamente e independentemente do seu conteúdo, faz pouco sentido. Muitas vezes permanecer anónimo pode ser a melhor e com efeito a única protecção para a pessoa denunciante contra a retaliação.
A identidade da pessoa denunciante só pode ser revelada com o consentimento explícito dessa pessoa, ou quando tal revelação for necessária e proporcional nos termos da legislação da União ou nacional.
O canal de denúncia é necessário para assegurar a protecção da confidencialidade da identidade da pessoa denunciante e de qualquer terceiro mencionado no relatório e para impedir o acesso ao mesmo por membros não autorizados do pessoal.
A identidade da pessoa denunciante não pode ser revelada a ninguém para além do pessoal autorizado sem o consentimento explícito dessa pessoa, ou quando tal revelação for necessária e proporcional nos termos da legislação da União ou nacional. O declarante precisa de ser informado sobre esta última antes da divulgação, a menos que tal informação ponha em risco as investigações ou processos judiciais relacionados. O mesmo dever de confidencialidade aplica-se também a qualquer outra informação da qual a identidade da pessoa denunciante possa ser directa ou indirectamente deduzida.
As entidades jurídicas precisam de estabelecer procedimentos para a elaboração de relatórios internos e o seu acompanhamento diligente. A informação deve ser clara e facilmente acessível.
Os procedimentos têm portanto de regular o próprio relatório, bem como qualquer acção que será tomada pelo destinatário de um relatório para avaliar a exactidão das alegações feitas no relatório e, quando relevante, para abordar a violação denunciada, incluindo através de acções como um inquérito interno, uma investigação, um processo judicial, uma acção de recuperação de fundos, ou o encerramento do procedimento.
Nos termos da lei sobre a denúncia de irregularidades, as informações relativas à utilização de canais internos de denúncia e aos procedimentos de denúncia externa às autoridades competentes devem ser claras e facilmente acessíveis.
De acordo com a Directiva da UE sobre Denúncias, os relatórios podem ser tratados internamente ou por um terceiro fornecedor. A independência e a ausência de conflitos de interesse devem ser asseguradas. É necessário designar uma pessoa ou um departamento para operar canais de informação internos.
Este último inclui receber os relatórios e manter a comunicação com o declarante, bem como pedir mais informações a esse declarante e fornecer-lhe feedback. Esta tarefa pode ser subcontratada a fornecedores terceiros, tais como conselheiros externos, fornecedores de relatórios externos, escritórios de advogados, auditores, representantes dos empregados e afins. Devem também existir garantias e salvaguardas efectivas em matéria de independência, confidencialidade, protecção de dados e sigilo nos prestadores de serviços de terceiros. O seguimento do relatório pode ser conduzido por uma pessoa ou departamento designado, competente e imparcial. Esta pessoa ou departamento pode ser o mesmo que o que opera o canal de denúncia. Quem é esta pessoa ou departamento, depende do tamanho e da estrutura de cada organização individual. No entanto, a pessoa ou departamento mais apropriado deve ter tal função na organização que garanta a independência e a ausência de conflitos de interesse. Normalmente, tais tarefas são executadas por um chefe de conformidade ou um responsável de RH, um responsável pela integridade, um responsável jurídico ou de privacidade, um chefe financeiro, um chefe executivo de auditoria ou um membro do conselho. As entidades jurídicas privadas com 50 a 249 trabalhadores estão autorizadas a partilhar recursos para a recepção de relatórios e para a realização de quaisquer investigações subsequentes.
Nos termos da Directiva da UE sobre a denúncia de irregularidades, a pessoa denunciante precisa de ser informada da recepção do relatório no prazo de 7 dias e de receber o seu feedback o mais tardar após 3 meses. A recepção do relatório tem de ser acusada à pessoa relatora no prazo de sete dias após a recepção do relatório. Não há isenção a esta obrigação, ao passo que, ao comunicar externamente, a autoridade competente pode omitir tal reconhecimento quando a pessoa comunicante o tenha explicitamente solicitado ou quando razoavelmente acredite que isso comprometeria a protecção da identidade da pessoa comunicante.
Os procedimentos internos precisam de definir um prazo razoável para fornecer feedback à pessoa que apresenta o relatório. Isto não pode exceder três meses a contar do aviso de recepção ou do termo do prazo de sete dias acima referido.
O feedback é necessário para informar a pessoa que reporta sobre as acções previstas ou tomadas como seguimento e sobre os fundamentos de tal seguimento. Se nenhuma acção apropriada for tomada dentro deste período de tempo, a pessoa denunciante pode revelar publicamente a violação e ainda assim qualificar-se para a protecção contra a retaliação ao abrigo da lei de denúncia. Evidentemente, a adequação do seguimento é uma norma legal e a sua avaliação dependerá das circunstâncias de cada caso e da natureza das regras que foram relatadas como tendo sido infringidas.
Não existe um limite de tempo definido dentro do qual as acções de acompanhamento por parte da entidade devam ter sido concluídas. No entanto, quanto mais tempo demorarem mais provável é que as acções, se existirem, sejam consideradas inadequadas, motivando assim a pessoa denunciante a utilizar canais de denúncia externos ou a tornar pública a revelação da violação.
Ao contrário dos relatórios externos, não há nenhuma obrigação explícita de comunicar à pessoa relatora o resultado final das investigações desencadeadas pelo relatório.
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