Ao abrigo da Directiva da UE de 2019 relativa à denúncia de irregularidades, as entidades jurídicas são obrigadas a estabelecer canais internos de denúncia e procedimentos internos para a recepção e acompanhamento de denúncias de infracções. Aqui estão algumas das principais ofertas para os praticantes.
Os limiares gerais a observar são 50 trabalhadores e/ou 10.000 habitantes. O requisito aplica-se a entidades jurídicas do sector privado que tenham pelo menos 50 trabalhadores. Em alguns sectores este limiar não se aplica de forma alguma.
No sector público, o requisito aplica-se a todas as entidades jurídicas. No entanto, é necessário remeter para o direito nacional, uma vez que os Estados-Membros são autorizados a fazer excepções a esta regra geral. Podem isentar municípios com menos de 10.000 habitantes ou 50 trabalhadores, bem como outras entidades do sector público com menos de 50 trabalhadores
O canal de informação interno deve ser colocado à disposição dos trabalhadores da entidade. A própria lei de denúncia não exige que o canal interno seja disponibilizado também a outras pessoas (por exemplo, fornecedores, subcontratantes…) para comunicar informações sobre infracções. No entanto, estes últimos não estão impedidos de apresentar os seus relatórios através de canais de relatórios externos, uma vez que a utilização destes não está condicionada à utilização prévia de canais de relatórios internos.
Não há nenhum requisito de aceitação e acompanhamento de relatórios anónimos de violações.
Os Estados Membros são livres de decidir se devem ou não fazer tal exigência. No entanto, a decisão de aceitar e dar seguimento apenas a relatórios com identidades reveladas de pessoas denunciantes pode revelar-se um desafio. Nomeadamente, os métodos de confirmação da identificação são limitados e, além disso, tal estratégia não está de acordo com as melhores práticas. Não aceitar uma denúncia, independentemente do seu conteúdo, apenas porque foi feita anonimamente faz pouco sentido, especialmente porque permanecer anónimo pode ser de facto a melhor protecção para a pessoa denunciante contra a retaliação.
A identidade da pessoa denunciante só pode ser revelada com o consentimento explícito dessa pessoa, ou quando tal revelação for necessária e proporcional nos termos da legislação da União ou nacional.
O canal de denúncia é necessário para assegurar a protecção da confidencialidade da identidade da pessoa denunciante e de qualquer terceiro mencionado no relatório e para impedir o acesso ao mesmo por membros não autorizados do pessoal. A identidade da pessoa denunciante não pode ser revelada a ninguém para além do pessoal autorizado sem o consentimento explícito dessa pessoa, ou quando tal revelação for necessária e proporcional nos termos da legislação da União ou nacional. O declarante precisa de ser informado sobre esta última antes da divulgação, a menos que tal informação ponha em risco as investigações ou processos judiciais relacionados. O mesmo dever de confidencialidade aplica-se também a qualquer outra informação da qual a identidade da pessoa denunciante possa ser directa ou indirectamente deduzida.
O canal de comunicação é obrigado a permitir a comunicação por escrito ou oralmente ou ambos. Todos os relatórios recebidos devem ser registados.
Para efeitos de relato oral, a pessoa relatora pode também solicitar uma reunião física com os membros do pessoal dentro de um prazo razoável. A reunião pode ser documentada quer através de uma gravação da conversa numa forma duradoura e recuperável, quer através de actas precisas da reunião preparadas pelos membros do pessoal responsável pelo tratamento do relatório. O relator deve ter a oportunidade de verificar, rectificar e acordar a acta da reunião, assinando-a. Disposições semelhantes aplicam-se à gravação de outros relatórios orais, fornecidos através de linhas telefónicas ou outros sistemas de mensagens de voz. O período de tempo em que um relatório pode ser armazenado depende do que é necessário e proporcional para cumprir os requisitos da Directiva ou da legislação da União ou da legislação nacional.
As entidades jurídicas precisam de estabelecer procedimentos para a elaboração de relatórios internos e o seu acompanhamento diligente. A informação deve ser clara e facilmente acessível.
Os procedimentos têm portanto de regular o próprio relatório, bem como qualquer acção que será tomada pelo destinatário de um relatório para avaliar a exactidão das alegações feitas no relatório e, quando relevante, para abordar a violação denunciada, incluindo através de acções como um inquérito interno, uma investigação, um processo judicial, uma acção de recuperação de fundos, ou o encerramento do procedimento. As informações relativas à utilização de canais internos de comunicação e aos procedimentos de comunicação externa às autoridades competentes devem ser claras e facilmente acessíveis.
Os relatórios podem ser tratados internamente ou por um terceiro fornecedor.
É necessário designar uma pessoa ou um departamento para operar canais de informação internos. Este último inclui receber os relatórios e manter a comunicação com o declarante, bem como pedir mais informações a esse declarante e fornecer-lhe feedback.
Esta tarefa pode ser subcontratada a fornecedores terceiros, tais como conselheiros externos, fornecedores de relatórios externos, escritórios de advogados, auditores, representantes dos empregados e afins. Devem também existir garantias e salvaguardas efectivas em matéria de independência, confidencialidade, protecção de dados e sigilo nos prestadores de serviços de terceiros.
O seguimento do relatório pode ser conduzido por uma pessoa ou departamento designado, competente e imparcial. Esta pessoa ou departamento pode ser o mesmo que o que opera o canal de denúncia. Quem é esta pessoa ou departamento, depende do tamanho e da estrutura de cada organização individual. No entanto, a pessoa ou departamento mais apropriado deve ter tal função na organização que garanta a independência e a ausência de conflitos de interesse. Normalmente, tais tarefas são executadas por um chefe de conformidade ou um responsável de RH, um responsável pela integridade, um responsável jurídico ou de privacidade, um chefe financeiro, um chefe executivo de auditoria ou um membro do conselho. As entidades jurídicas privadas com 50 a 249 trabalhadores estão autorizadas a partilhar recursos para a recepção de relatórios e para a realização de quaisquer investigações subsequentes.
A pessoa que apresenta o relatório precisa de ser informada da recepção do relatório no prazo de 7 dias e de fornecer feedback o mais tardar em 3 meses.
A recepção do relatório tem de ser acusada à pessoa relatora no prazo de sete dias após a recepção do relatório. Não há isenção a esta obrigação, ao passo que, ao comunicar externamente, a autoridade competente pode omitir tal reconhecimento quando a pessoa comunicante o tenha explicitamente solicitado ou quando razoavelmente acredite que isso comprometeria a protecção da identidade da pessoa comunicante.
Os procedimentos internos precisam de definir um prazo razoável para fornecer feedback, que não pode exceder três meses a partir do aviso de recepção ou da expiração do período de sete dias acima mencionado.
O feedback deve ser fornecido à pessoa relatora, informando-a sobre as medidas previstas ou tomadas como seguimento e sobre os fundamentos de tal seguimento. Se não forem tomadas medidas adequadas dentro deste período de tempo, a pessoa denunciante pode decidir revelar publicamente a violação enquanto ainda é elegível para protecção contra represálias ao abrigo da Directiva. Evidentemente, a adequação do seguimento é uma norma legal e a sua avaliação dependerá das circunstâncias de cada caso e da natureza das regras que tenham sido infringidas.
Não existe um limite de tempo definido dentro do qual as acções de acompanhamento teriam de ter sido concluídas. Contudo, quanto mais tempo for necessário, mais provável é que as acções, se existirem, sejam consideradas inadequadas, motivando assim a pessoa denunciante a utilizar canais de denúncia externos ou mesmo a divulgar publicamente a violação. Ao contrário dos relatórios externos, não há nenhuma obrigação explícita de comunicar à pessoa relatora o resultado final das investigações desencadeadas pelo relatório.
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