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Já escrevemos sobre
que tipos de canais de denúncia
melhor se adapta às necessidades da sua empresa. Nesta série de blogs temos um olhar mais atento sobre estes dois tipos individuais de portais de denúncia de irregularidades. Comparamos os prós e os contras da denúncia através de correio normal com uma caixa de correio interna para a denúncia de irregularidades.
A comunicação via correio normal é na prática muito menos prevalecente do que a comunicação através de outros canais.
Ao criar tal canal, devem ser comunicadas instruções claras aos potenciais denunciantes sobre a quem os seus relatórios de cartas devem ser endereçados e se qualquer marcação adicional deve ser incluída ao lado do endereço (por exemplo, “Relatório – Não abrir!).
Adicionalmente, deve ser definido um processo sobre a forma como tais relatórios são recebidos e distribuídos dentro da organização, a fim de assegurar a sua confidencialidade e integridade.
Quando caixas de correio internas são utilizadas como canal de denúncia, o anonimato e a confidencialidade da sua utilização devem ser considerados.
Assim, tais caixas de correio não devem estar ao alcance de qualquer câmara de segurança, colocadas em locais com alta frequência ou à vista clara de outros empregados.
Qual é a perspectiva da UE em matéria de denúncia de irregularidades?
A Directiva da UE estipula que os canais de recepção dos relatórios devem ser concebidos, estabelecidos e operados de forma segura que assegure a confidencialidade da identidade do denunciante e de qualquer terceiro mencionado no relatório, e impeça o acesso ao mesmo por membros não autorizados do pessoal.
Os canais internos de comunicação devem permitir a comunicação por escrito ou oralmente, ou ambos. A comunicação oral deve ser possível por telefone ou através de outros sistemas de mensagens de voz, e, a pedido da pessoa que apresenta a comunicação, através de uma reunião física dentro de um prazo razoável.
Quando um relatório é feito pessoalmente, a organização é obrigada a assegurar, sujeito ao consentimento do denunciante, que os registos completos e exactos da reunião sejam mantidos de forma durável e recuperável. A reunião pode ser documentada através de uma gravação da conversa ou através de uma acta exacta da reunião. Neste último caso, deve ser dada ao denunciante a oportunidade de verificar, rectificar e acordar a acta da reunião, assinando-a. Disposições semelhantes aplicam-se também quando são preparadas transcrições de relatórios recebidos através de linhas telefónicas gravadas ou outro sistema de mensagens de voz gravadas, ou quando uma conversa com um informador através de uma linha telefónica não gravada ou outro sistema de mensagens de voz não gravadas é documentada com minutos.
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