Wdrożenie wewnętrznego kanału dla skarg sygnalistów odgrywa kluczową rolę w promowaniu etyki biznesowej i przejrzystości w organizacjach. W grupie korporacyjnej, w której różne firmy współpracują ze sobą i dzielą się zasobami, właściwe zarządzanie wewnętrznym whistleblowingiem staje się jeszcze ważniejsze.

Struktury organizacyjne mogą być złożone, z wieloma podmiotami działającymi w ramach holdingu. Taka sytuacja może zwiększyć prawdopodobieństwo niewłaściwych lub nieuczciwych działań. Skuteczna wewnętrzna procedura zgłaszania nieprawidłowości powinna być jasna, dostępna i poufna. Powinien on umożliwiać instytucjom i ich spółkom zależnym prowadzenie dochodzeń w sprawie czynów niezgodnych z prawem. Oprócz tego należy zawsze chronić poufność i prywatność sygnalisty.

Chociaż regulacje dotyczące kanałów informowania o nieprawidłowościach mają europejską podstawę prawną, każdy kraj szczegółowo reguluje te sytuacje w grupach spółek, tak więc w niektórych krajach to spółka holdingowa grupy spółek musi zatwierdzić ogólną wewnętrzną politykę informowania o nieprawidłowościach.

Koordynacja między różnymi podmiotami grupy ma zasadnicze znaczenie dla zapewnienia skutecznego i spójnego zarządzania wewnętrznymi skargami dotyczącymi zgłaszania nieprawidłowości we wszystkich spółkach grupy. W każdym przypadku grupa spółek powinna wziąć pod uwagę następujące aspekty właściwego zarządzania wewnętrznym whistleblowingiem.

Jak należy zarządzać skargami sygnalistów w grupach przedsiębiorstw?

Wspólne zasady i procedury: Dla wszystkich spółek należących do grupy korzystne jest przyjęcie wspólnych zasad i procedur dotyczących wewnętrznego zgłaszania nieprawidłowości. Zapewnia to jednolitość w zarządzaniu i rozpatrywaniu skarg dotyczących whistleblowingu.

Scentralizowana koordynacja: Należy rozważyć ustanowienie scentralizowanego podmiotu koordynującego, który nadzorowałby skargi wewnętrzne w całej grupie. Może to być szczególnie przydatne w przypadku dużych i zróżnicowanych grup korporacyjnych.

Komunikacja wewnętrzna: Komunikacja wewnętrzna jest kluczowa. W związku z tym pracownicy we wszystkich spółkach grupy powinni być świadomi kanałów raportowania i sposobu zarządzania ich zgłoszeniami.

Poufność i prywatność: Niezależnie od tego, kto zarządza procedurami zgłaszania nieprawidłowości, zgłaszanie nieprawidłowości musi być prowadzone w sposób zapewniający anonimowość zgłaszającego i poufność zgłaszanych faktów.

Zarządzanie wewnętrznym whistleblowingiem w grupie korporacyjnej jest kluczowym elementem promowania etyki biznesowej i przejrzystości. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku grup posiadających biura w różnych krajach. Koordynacja jest niezbędna do zapewnienia spójnego i skutecznego zarządzania we wszystkich spółkach grupy.