Czym jest dyrektywa UE w sprawie informowania o nieprawidłowościach?

16 grudnia 2019 r. weszła w życie dyrektywa UE w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii. Państwa członkowskie są zobowiązane do transpozycji dyrektywy do prawa krajowego do 17 grudnia 2021 r.

Zakres dyrektywy jest ogromny. Reguluje ona tę kwestię na całym kontynencie, na którym mieszka 450 milionów obywateli i 22,5 miliona MŚP. Na wiele z nich dyrektywa będzie miała bezpośredni wpływ.

Dyrektywa nakłada na podmioty prawne obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów sprawozdawczych oraz wewnętrznych procedur przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych. Oto niektóre z głównych wniosków dla praktyków.

Ogólne progi, których należy przestrzegać, to 50 pracowników i/lub 10 000 mieszkańców. Dyrektywa UE w sprawie informowania o nieprawidłowościach ma zastosowanie do podmiotów prawnych w sektorze prywatnym zatrudniających co najmniej 50 pracowników. W niektórych sektorach próg ten nie ma w ogóle zastosowania, a kanały wewnętrzne są obowiązkowe niezależnie od wielkości zatrudnienia.

W sektorze publicznym wymóg wewnętrznego kanału raportowania dotyczy wszystkich podmiotów prawnych. Należy jednak również odnieść się do prawa krajowego, ponieważ państwa członkowskie mogą dokonywać wyłączeń . Od tej ogólnej zasady. Tzn. mogą zwolnić z podatku gminy liczące mniej niż 10 000 mieszkańców lub zatrudniające mniej niż 50 pracowników. Jak również inne podmioty sektora publicznego zatrudniające mniej niż 50 pracowników.

Jakie są wymagania dotyczące kanału zgłaszania nieprawidłowości?

Kanał zgłaszania powinien umożliwiać zgłaszanie w formie pisemnej lub ustnej, lub w obu tych formach. Każdy otrzymany raport musi zostać zarejestrowany. Osoba zgłaszająca powinna mieć możliwość zażądania fizycznego spotkania z członkami personelu w rozsądnych ramach czasowych. Spotkanie może zostać udokumentowane poprzez nagranie rozmowy w trwałej i możliwej do odzyskania formie. Lub poprzez dokładny protokół ze spotkania przygotowany przez pracowników odpowiedzialnych za obsługę raportu.

Osoba zgłaszająca musi mieć możliwość sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia. Protokół ze spotkania musi zostać podpisany. Podobne przepisy mają zastosowanie do nagrywania innych zgłoszeń ustnych przekazywanych za pośrednictwem telefonu lub innych komunikatorów głosowych. Okres przechowywania raportu zależy od tego, co jest wymagane i proporcjonalne do zapewnienia zgodności z dyrektywą. Albo prawo unijne lub prawo krajowe.

Czy wewnętrzne kanały zgłaszania nieprawidłowości muszą być dostępne dla ogółu społeczeństwa?

Wewnętrzny kanał raportowania musi być dostępny dla pracowników jednostki.
Sama dyrektywa UE w sprawie informowania o nieprawidłowościach nie wymaga, aby portal do informowania o nieprawidłowościach był publiczny również dla innych osób (np. dostawców, podwykonawców…) w celu zgłaszania informacji o naruszeniach. Te ostatnie mogą jednak w dowolnym momencie przekazywać swoje raporty za pośrednictwem zewnętrznych kanałów sprawozdawczych. Korzystanie z nich nie jest uwarunkowane wcześniejszym korzystaniem z wewnętrznych kanałów raportowania.

Co z anonimowym informowaniem o nieprawidłowościach?

W ustawie o sygnalistach nie ma ogólnego wymogu przyjmowania anonimowych zgłoszeń naruszeń i podejmowania w związku z nimi działań następczych. Państwa członkowskie mają swobodę decydowania, czy wprowadzić taki wymóg do swoich przepisów krajowych. Jednak decyzja o przyjmowaniu i podejmowaniu działań następczych tylko w przypadku zgłoszeń z ujawnioną tożsamością osób zgłaszających może okazać się trudna. Mianowicie, metody potwierdzania tożsamości są ograniczone i stanowią dodatkową barierę dla sygnalisty.

Co więcej, takie podejście nie jest zgodne z najlepszymi praktykami. Nieakceptowanie zgłoszenia tylko dlatego, że zostało dokonane anonimowo i niezależnie od jego treści, nie ma większego sensu. Dość często zachowanie anonimowości może być najlepszą i w efekcie jedyną ochroną osoby zgłaszającej przed odwetem.

Czy tożsamość sygnalisty może zostać ujawniona?

Tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia może zostać ujawniona wyłącznie za wyraźną zgodą tej osoby lub gdy takie ujawnienie jest konieczne i proporcjonalne zgodnie z prawem unijnym lub krajowym.

Kanał raportowania jest zobowiązany do zapewnienia ochrony poufności tożsamości osoby raportującej i osób trzecich wymienionych w raporcie oraz do uniemożliwienia dostępu do nich nieupoważnionym pracownikom.

Tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia nie może zostać ujawniona nikomu poza upoważnionym personelem bez wyraźnej zgody tej osoby lub gdy takie ujawnienie jest konieczne i proporcjonalne na mocy prawa unijnego lub krajowego. Osoba zgłaszająca musi zostać o tym poinformowana przed ujawnieniem informacji, chyba że taka informacja zagroziłaby związanemu z nią dochodzeniu lub postępowaniu sądowemu. Ten sam obowiązek zachowania poufności dotyczy również wszelkich innych informacji, z których można bezpośrednio lub pośrednio wywnioskować tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia.

Jakie są procedury wymagane na mocy dyrektywy UE w sprawie informowania o nieprawidłowościach?

Podmioty prawne muszą ustanowić procedury sprawozdawczości wewnętrznej i skrupulatnie je monitorować. Informacje muszą być jasne i łatwo dostępne.

Tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia może zostać ujawniona wyłącznie za wyraźną zgodą tej osoby lub gdy takie ujawnienie jest konieczne i proporcjonalne zgodnie z prawem unijnym lub krajowym.

Kanał raportowania jest zobowiązany do zapewnienia ochrony poufności tożsamości osoby raportującej i osób trzecich wymienionych w raporcie oraz do uniemożliwienia dostępu do nich nieupoważnionym pracownikom.

Procedury W związku z tym konieczne jest uregulowanie samego zgłaszania, a także wszelkich działań, które zostaną podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny prawdziwości zarzutów przedstawionych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia zgłoszonemu naruszeniu, w tym poprzez działania takie jak wewnętrzne dochodzenie, śledztwo, ściganie, działania mające na celu odzyskanie środków lub zamknięcie procedury.

Zgodnie z ustawą o informowaniu o nieprawidłowościach, informacje dotyczące korzystania z wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości oraz procedur zgłaszania nieprawidłowości na zewnątrz do właściwych organów muszą być jasne i łatwo dostępne.

Kto powinien zajmować się zgłoszeniami o nieprawidłowościach i jakie kwalifikacje są wymagane?

Zgodnie z dyrektywą UE w sprawie informowania o nieprawidłowościach, zgłoszenia mogą być obsługiwane wewnętrznie lub przez zewnętrznego dostawcę. należy zapewnić niezależność i brak konfliktu interesów. Wymagane jest wyznaczenie osoby lub działu do obsługi wewnętrznych kanałów raportowania.

Ten ostatni obejmuje otrzymywanie zgłoszeń i utrzymywanie komunikacji z osobą zgłaszającą. Ponadto istnieje obowiązek poproszenia o dalsze informacje i przekazania informacji zwrotnej osobie zgłaszającej.

Zadanie to może zostać zlecone podmiotom zewnętrznym, takim jak zewnętrzni doradcy, zewnętrzni dostawcy platform sprawozdawczych, kancelarie prawne, audytorzy, przedstawiciele pracowników itp.

Istotne jest, aby ci zewnętrzni dostawcy usług posiadali skuteczne gwarancje i zabezpieczenia dotyczące niezależności, poufności, ochrony danych i tajemnicy. Działania następcze w związku ze zgłoszeniem są zazwyczaj prowadzone przez wyznaczoną, kompetentną i bezstronną osobę lub dział. Ta osoba lub dział może być tym samym podmiotem, który obsługuje kanał raportowania.

Konkretne oznaczenie zależy od wielkości i struktury każdej organizacji. Kluczowe jest jednak, aby rola ta zapewniała niezależność i brak konfliktu interesów. Takie zadania są często delegowane na stanowiska takie jak dyrektor ds. zgodności lub HR, specjalista ds. uczciwości, specjalista ds. prawnych lub prywatności, dyrektor finansowy, dyrektor ds. audytu lub członek zarządu. W szczególności prywatne podmioty prawne zatrudniające od 50 do 249 pracowników mogą dzielić się zasobami w celu przyjmowania zgłoszeń i prowadzenia dalszych dochodzeń.

Kiedy i co należy przekazać osobie zgłaszającej zgodnie z dyrektywą UE w sprawie sygnalistów?

Zgodnie z dyrektywą UE w sprawie informowania o nieprawidłowościach, osoba zgłaszająca musi zostać poinformowana o otrzymaniu zgłoszenia w ciągu 7 dni i otrzymać informację zwrotną nie później niż po 3 miesiącach. Otrzymanie zgłoszenia musi zostać potwierdzone osobie zgłaszającej w ciągu siedmiu dni od otrzymania zgłoszenia. Nie ma wyjątku od tego obowiązku, podczas gdy w przypadku zgłoszenia zewnętrznego właściwy organ może pominąć takie potwierdzenie, gdy osoba zgłaszająca wyraźnie tego zażądała lub gdy ma uzasadnione przekonanie, że zagroziłoby to ochronie tożsamości osoby zgłaszającej.

Procedury wewnętrzne muszą określać rozsądne ramy czasowe na przekazanie informacji zwrotnej osobie zgłaszającej. Termin ten nie może przekroczyć trzech miesięcy od potwierdzenia odbioru lub upływu wyżej wymienionego siedmiodniowego terminu.

W informacji zwrotnej wymagane jest poinformowanie osoby zgłaszającej o działaniach przewidzianych lub podjętych w ramach działań następczych oraz o podstawach takich działań następczych. Jeśli w tym czasie nie zostaną podjęte żadne odpowiednie działania, osoba zgłaszająca może publicznie ujawnić naruszenie i nadal kwalifikować się do ochrony przed odwetem na mocy ustawy o zgłaszaniu nieprawidłowości. Oczywiście stosowność działań następczych jest standardem prawnym, a jej ocena będzie zależeć od okoliczności każdej sprawy i charakteru zasad, które zostały zgłoszone jako naruszone.

Nie ma określonego terminu, w którym działania następcze podmiotu muszą zostać zakończone. Jednak im dłużej to trwa, tym bardziej prawdopodobne jest, że ewentualne działania zostaną uznane za niewłaściwe, co zmotywuje osobę zgłaszającą do skorzystania z zewnętrznych kanałów raportowania lub upublicznienia informacji o naruszeniu.

W przeciwieństwie do zgłoszeń zewnętrznych, nie ma wyraźnego obowiązku informowania osoby zgłaszającej o ostatecznym wyniku dochodzenia wszczętego na podstawie zgłoszenia.

O Trusty

Trusty to platforma zgodności stworzona przez wiodących ekspertów, aby wspierać firmy na ich drodze do zgodności. Oferuje bezpłatne rozwiązania w zakresie whistleblowingu dla MŚP oraz szeroką gamę natychmiastowych i przystępnych cenowo rozwiązań do zarządzania zgodnością.

przykładowa polityka zgodności

Czytaj więcej


Darmowe rozwiązanie

Trusty Free
Darmowe oprogramowanie dla sygnalistów

Niezawodna zgodność z dyrektywą UE w sprawie informowania o nieprawidłowościach i amerykańskimi przepisami dotyczącymi informowania o nieprawidłowościach.

Natychmiast. Ubezpieczenie. Brak komplikacji.


GET Trusty Free!

Możesz również zarejestrować się w Trusty bezpośrednio przez WordPress:

infolinia dla sygnalistów wordpress