Pisaliśmy już o
jakie rodzaje kanałów whistleblowingu
najlepiej pasują do potrzeb Twojej firmy. W tej serii blogów przyjrzymy się bliżej tym dwóm rodzajom portali whistleblowingowych. Porównujemy zalety i wady zgłaszania nieprawidłowości za pośrednictwem zwykłej poczty z wewnętrzną skrzynką pocztową.

Ryzyko związane z informowaniem o nieprawidłowościach za pośrednictwem zwykłej poczty

Zgłaszanie za pośrednictwem zwykłej poczty jest w praktyce znacznie mniej powszechne niż zgłaszanie za pośrednictwem innych kanałów.

Ustanawiając kanał zgłaszania nieprawidłowości, należy przekazać sygnalistom jasne instrukcje dotyczące postępowania ze zgłoszeniami. W odniesieniu do tego, do kogo należy kierować raporty listowne i czy obok adresu należy umieścić dodatkowe oznaczenie (np. „Raport – Nie otwierać!”).

Ponadto należy określić proces otrzymywania i dystrybucji takich raportów. Odbędzie się to wewnątrz organizacji w celu zapewnienia ich poufności i integralności.

A co z wewnętrznymi portalami do zgłaszania nieprawidłowości?

Gdy wewnętrzne skrzynki pocztowe są wykorzystywane jako kanał zgłaszania, należy wyraźnie rozważyć anonimowość i poufność ich wykorzystania.

W związku z tym takie skrzynki na listy nie powinny znajdować się w zasięgu kamer bezpieczeństwa, w miejscach o wysokiej częstotliwości lub w zasięgu wzroku innych pracowników .

Jaka jest unijna perspektywa whistleblowingu?

 

Dyrektywa UE stanowi, że należy opracować kanały otrzymywania raportów. Identycznie eustanowiony i obsługiwany w bezpieczny sposób, zapewniający poufność tożsamości sygnalisty. Co najważniejsze, strona chroni każdą osobę trzecią wymienioną w raporcie i uniemożliwia dostęp do niego nieupoważnionym pracownikom.

 

Wewnętrzne kanały raportowania muszą jednak umożliwiać raportowanie pisemne lub ustne, lub jedno i drugie. Zgłaszanie ustne jest możliwe przez telefon lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej, a na żądanie osoby zgłaszającej – poprzez fizyczne spotkanie w rozsądnym terminie.

 

W przypadku zgłoszenia osobistego organizacja jest zobowiązana do zapewnienia, że osoba zgłaszająca wyrazi na to zgodę. Kompletna i dokładna dokumentacja spotkania będzie przechowywana w trwałej i możliwej do odzyskania formie. Spotkanie może zostać udokumentowane poprzez nagranie rozmowy lub sporządzenie dokładnego protokołu ze spotkania. W tym drugim przypadku sygnalista musi mieć możliwość sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu ze spotkania poprzez jego podpisanie. Podobnie, przepisy mają zastosowanie również w przypadku przygotowywania transkrypcji zgłoszeń otrzymanych za pośrednictwem nagranych linii telefonicznych lub innych nagranych systemów wiadomości głosowych. Czy gdy rozmowa z sygnalistą za pośrednictwem nierejestrowanej linii telefonicznej lub innego nierejestrowanego systemu wiadomości głosowych jest dokumentowana protokołem.

Udostępnij to na:


Czytaj więcej


Darmowe rozwiązanie