De implementatie van een intern kanaal voor klachten van klokkenluiders speelt een belangrijke rol bij het bevorderen van bedrijfsethiek en transparantie in organisaties. In een bedrijfsgroep, waar verschillende bedrijven samenwerken en middelen delen, wordt een goed beheer van interne klokkenluiders nog crucialer.

Organisatiestructuren kunnen complex zijn, met meerdere entiteiten die opereren onder een holding. Een dergelijke situatie kan de kans op ongepaste of frauduleuze activiteiten vergroten. Een effectieve interne klokkenluidersprocedure moet duidelijk, toegankelijk en vertrouwelijk zijn. Het moet instellingen en hun dochterondernemingen in staat stellen om onwettige handelingen te onderzoeken. Daarnaast moeten de vertrouwelijkheid en privacy van de klokkenluider altijd worden gewaarborgd.

Hoewel de regeling van klokkenluiderskanalen een Europese wettelijke basis heeft, regelt elk land deze situaties specifiek voor groepen bedrijven, zodat in sommige landen de holding van een groep bedrijven een algemeen intern klokkenluidersbeleid moet goedkeuren.

Coördinatie tussen de verschillende entiteiten van een groep is essentieel om ervoor te zorgen dat interne klokkenluidersklachten effectief en consistent worden behandeld in alle groepsmaatschappijen. In elk geval moet een groep bedrijven de volgende aspecten in overweging nemen voor een goed beheer van interne klokkenluidersregelingen.

Hoe moeten klokkenluidersklachten worden behandeld in groepen bedrijven?

Gemeenschappelijk beleid en procedures: Het is gunstig voor alle groepsmaatschappijen om gemeenschappelijke beleidsregels en procedures vast te stellen voor interne klokkenluidersregelingen. Dit zorgt voor uniformiteit in het beheer en de verwerking van klokkenluidersklachten.

Gecentraliseerde coördinatie: Overweeg de oprichting van een gecentraliseerde coördinerende entiteit om toezicht te houden op interne klachten binnen de hele groep. Dit kan vooral nuttig zijn bij grote en gediversifieerde bedrijfsgroepen.

Interne communicatie: Interne communicatie is essentieel. Daarom moeten werknemers in alle bedrijven van de groep op de hoogte zijn van de rapportagekanalen en hoe hun rapporten worden beheerd.

Vertrouwelijkheid en privacy: Ongeacht wie de klokkenluidersprocedures beheert, moet klokkenluiden worden uitgevoerd op een manier die de anonimiteit van de klokkenluider en de vertrouwelijkheid van de gerapporteerde feiten garandeert.

Het beheer van interne klokkenluidersregelingen binnen een concern is een cruciaal element in het bevorderen van bedrijfsethiek en transparantie. Dit geldt vooral voor groepen met kantoren in verschillende landen. Coördinatie is essentieel voor een consistent en efficiënt beheer in alle bedrijven van de groep.