Disporre di un adeguato protocollo di canale di whistleblowing è essenziale per garantire la trasparenza e la conformità all’interno delle aziende. Tuttavia, l’implementazione e l’elaborazione di questo protocollo solleva dubbi, soprattutto quando i regolamenti non specificano i dettagli relativi alla registrazione o alla notifica alle autorità competenti. Vediamo come creare questo strumento vitale per la politica di responsabilità sociale d’impresa politica e garantirne l’efficacia.

Qual è il protocollo del canale whistleblower?

Il canale di whistleblowing è uno strumento che consente di presentare reclami o segnalazioni di irregolarità o non conformità all’interno di un’organizzazione. Si tratta di una via che garantisce la riservatezza del segnalante, spesso definita come “…”.informatore‘ o informatore. Questo canale è regolato da Legge 2/2023 che stabilisce la necessità di un sistema informativo interno nelle aziende con più di 50 dipendenti. Stabilire un chiaro protocollo per il canale dei reclami è essenziale per la conformità normativa.

Creazione del protocollo

Per creare un canale di reclamo efficiente, è fondamentale innanzitutto decidere la sua implementazione. La Legge sulla protezione degli informatori  indica che l’organo di gestione è responsabile di questa decisione. Una volta preso, è essenziale progettare il canale tenendo conto della riservatezza, del metodo di segnalazione e di un’adeguata protezione dell’informatore.

La scelta tra un canale di reporting interno ed esterno è libera. Tuttavia, alcune organizzazioni possono optare per uncanale di reclamo esterno per garantire l’imparzialità e la protezione dei dati, in particolare nel quadro delresponsabile della protezione dei dati (DPO) e del responsabile della conformità.

Contenuto del protocollo

Il protocollo deve essere chiaro e specifico:

  • Introduzione: Nome dell’azienda, quadro normativo e ragioni dell’implementazione.
  • Scopo: Scopo del canale.
  • Ambito di applicazione: Definizione di chi si applica.
  • Tutele: Protezione sia per l’informatore che per il segnalato.
  • Procedura: Dettagli sulle modalità di presentazione, elaborazione ed esame dei reclami.

Un componente essenziale di questo protocollo è la Gestione del sistema figura autonoma che assicura il corretto funzionamento del canale.

Diffusione e registrazione

Sebbene non sia richiesto un registro ufficiale, la legge 2/2023 indica che è essenziale avere un registro interno delle informazioni ricevute. Inoltre, il protocollo deve essere accessibile a tutti i dipendenti e alle parti interessate.

Conclusione

La trasparenza e la conformità sono essenziali nell’era moderna. L’implementazione efficace di un canale di whistleblowing assicura che le aziende non solo rispettino le normative, ma proteggano anche coloro che cercano di fare la cosa giusta.

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