L’implementazione di un canale interno per i reclami degli informatori svolge un ruolo fondamentale nella promozione dell’etica aziendale e della trasparenza nelle organizzazioni. In un gruppo aziendale, in cui le diverse società collaborano e condividono le risorse, la corretta gestione del whistleblowing interno diventa ancora più cruciale.

Le strutture organizzative possono essere complesse, con più entità che operano sotto una holding. Tale situazione può aumentare la probabilità di attività improprie o fraudolente. Una procedura interna di whistleblowing efficace deve essere chiara, accessibile e riservata. Dovrebbe consentire alle istituzioni e alle loro filiali di indagare sugli atti illeciti. Inoltre, la riservatezza e la privacy dell’informatore devono essere sempre salvaguardate.

Sebbene la regolamentazione dei canali di whistleblowing abbia una base legislativa europea, ogni Paese regolamenta in modo specifico queste situazioni nei gruppi di società, così che in alcuni Paesi è la holding di un gruppo di società a dover approvare una politica interna generale di whistleblowing.

Il coordinamento tra le diverse entità di un gruppo è essenziale per garantire che le denunce interne di whistleblowing siano gestite in modo efficace e coerente in tutte le società del gruppo. In ogni caso, un gruppo di aziende dovrebbe considerare i seguenti aspetti per una corretta gestione del whistleblowing interno.

Come devono essere gestite le denunce di whistleblower nei gruppi di aziende?

Politiche e procedure comuni: È utile che tutte le società del gruppo adottino politiche e procedure comuni per le segnalazioni interne. Ciò garantisce l’uniformità nella gestione e nel trattamento delle denunce di whistleblowing.

Coordinamento centralizzato: Valutare la possibilità di istituire un’entità di coordinamento centralizzata per supervisionare i reclami interni del gruppo. Questo può essere particolarmente utile nei gruppi aziendali grandi e diversificati.

Comunicazione interna: La comunicazione interna è fondamentale. Pertanto, i dipendenti di tutte le società del gruppo devono essere consapevoli dei canali di segnalazione e di come verranno gestite le loro segnalazioni.

Riservatezza e privacy: Indipendentemente da chi gestisce le procedure di denuncia, il whistleblowing deve essere condotto in modo da garantire l’anonimato del denunciante e la riservatezza dei fatti segnalati.

La gestione del whistleblowing interno a un gruppo aziendale è un elemento critico per la promozione dell’etica aziendale e della trasparenza. Questo vale soprattutto per i gruppi con sedi in diversi Paesi. Il coordinamento è essenziale per garantire una gestione coerente ed efficiente in tutte le società del gruppo.