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Di cui abbiamo già scritto quali tipi di canali per il whistleblowing
si adattano meglio alle esigenze della vostra azienda. In questa serie di blog esaminiamo più da vicino questi due tipi di portali per il whistleblowing. Confrontiamo i pro e i contro del whistleblowing tramite posta ordinaria con una casella di posta interna per la segnalazione di illeciti.
Le segnalazioni per posta ordinaria sono in pratica molto meno diffuse di quelle effettuate attraverso altri canali.
Quando si crea un canale di questo tipo, è necessario comunicare ai potenziali informatori istruzioni chiare su chi debba indirizzare le loro segnalazioni e se sia necessario inserire un’ulteriore dicitura accanto all’indirizzo (ad esempio “Segnalazione – Non aprire!”).
Inoltre, è necessario definire un processo per la ricezione e la distribuzione di tali rapporti all’interno dell’organizzazione, al fine di garantirne la riservatezza e l’integrità.
Quando le cassette delle lettere interne vengono utilizzate come canale di segnalazione, occorre tenere conto dell’anonimato e della riservatezza del loro utilizzo.
Pertanto, tali cassette per le lettere non devono trovarsi nel raggio d’azione di una telecamera di sicurezza, né essere collocate in luoghi ad alta frequenza o in vista di altri dipendenti.
Qual è la prospettiva dell’UE in materia di whistleblowing?
La Direttiva UE stabilisce che i canali per la ricezione delle segnalazioni devono essere progettati, istituiti e gestiti in modo sicuro, in modo da garantire la riservatezza dell’identità dell’informatore e di qualsiasi terzo menzionato nella segnalazione, impedendone l’accesso a personale non autorizzato.
I canali di segnalazione interni devono consentire la segnalazione per iscritto, oralmente o in entrambi i modi. Le segnalazioni orali devono essere possibili per telefono o tramite altri sistemi di messaggistica vocale e, su richiesta del segnalante, tramite un incontro fisico entro un lasso di tempo ragionevole.
Quando una segnalazione viene fatta di persona, l’organizzazione è tenuta a garantire, previo consenso dell’informatore, la conservazione di registrazioni complete e accurate dell’incontro in forma durevole e recuperabile. L’incontro può essere documentato con una registrazione della conversazione o con un accurato verbale della riunione. In quest’ultimo caso, all’informatore deve essere offerta la possibilità di controllare, rettificare e approvare il verbale della riunione firmandolo. Disposizioni simili si applicano anche quando vengono redatte trascrizioni di segnalazioni ricevute tramite linee telefoniche registrate o altri sistemi di messaggistica vocale registrati, o quando una conversazione con un whistleblower tramite linea telefonica non registrata o altri sistemi di messaggistica vocale non registrati viene documentata con un verbale.
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