La Legge spagnola sul whistleblowing impone alle aziende di prevedere un canale interno per la segnalazione di eventuali atti illeciti che si verifichino all’interno dell’azienda.

Perché un responsabile del sistema Whistleblowing?

L’articolo 8 della legge sul whistleblowing prevede la nomina di un Responsabile del sistema. Da qui in poi per il canale di denuncia, che può essere una persona fisica o un organo collegiale. In secondo luogo, l’azienda deve designare uno dei suoi dipendenti come responsabile della gestione e dell’elaborazione delle comunicazioni. Con l’organo collegiale nel caso in cui venga registrato un reclamo.

La legge spagnola sul whistleblowing chiarisce che, nel caso di un’azienda del settore privato, il responsabile del sistema. Allo stesso modo, una persona fisica o il soggetto a cui l’ente collegiale responsabile ha delegato le proprie funzioni, è un dirigente dell’ente.

D’altra parte, nel caso di gruppi di società, la legge stabilisce delle regole sui Manager di Sistema. In particolare, può trattarsi di una persona per l’intero gruppo di società o di una persona per ogni società del gruppo.

Nomina del Responsabile del sistema di whistleblowing

Il System Manager deve agire liberamente, senza subire pressioni o mandati da parte di alcun collega della sua azienda. Se un gruppo di aziende ha più Responsabili di Sistema, questi possono inviarsi reciprocamente informazioni rilevanti in piena libertà, per il corretto funzionamento dell’elaborazione dei reclami, purché rispettino la privacy delle loro comunicazioni.

È importante ricordare che le nomine e i licenziamenti dei responsabili di sistema devono essere notificati all’Autorità indipendente per la protezione degli informatori.

Autorità indipendente per la protezione degli informatori
o, se del caso, alle autorità e agli altri organismi delle regioni, motivando le ragioni della nomina o del licenziamento.

In quegli enti o organismi in cui una persona responsabile della funzione di conformità normativa o per la gestione delle politiche di integrità, questo dipendente può essere nominato Responsabile del sistema, se soddisfa i requisiti previsti dalla legge spagnola sul whistleblowing.

Compiti del responsabile del sistema di whistleblowing

In questo modo, questa persona dovrà rispettare determinati obblighi, soprattutto quando viene gestita una denuncia interna per whistleblowing:

  • Inviare una notifica di ricezione della comunicazione al whistleblower, entro i termini previsti dalla legge.
  • Risposta agli atti dell’inchiesta.
  • Mantenere sempre la riservatezza dell’informatore, anche nei confronti degli organi direttivi dell’azienda.
  • Mantenere la comunicazione con l’informatore nel caso in cui siano necessarie ulteriori informazioni sui fatti denunciati.
  • Informare l’informatore dei suoi diritti e delle azioni che può intraprendere per tutelare i propri diritti all’interno dell’azienda.
  • Mantenere sempre il rispetto della presunzione di innocenza e dell’onore delle persone coinvolte.
  • Trasmettere immediatamente tutte le informazioni pertinenti alla Procura della Repubblica quando i fatti potrebbero essere indicativi di un’accusa penale. Se i fatti riguardano gli interessi finanziari dell’Unione europea, la questione viene deferita alla Procura europea.

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