A bejelentő panaszok belső csatornájának bevezetése kulcsszerepet játszik az üzleti etika és az átláthatóság előmozdításában a szervezetekben. Egy vállalatcsoportban, ahol a különböző vállalatok együttműködnek és megosztják erőforrásaikat, a belső bejelentések megfelelő kezelése még fontosabbá válik.

A szervezeti struktúrák összetettek lehetnek, több egységgel, amelyek egy holding alatt működnek. Egy ilyen helyzet növelheti a helytelen vagy csalárd tevékenységek valószínűségét. A hatékony belső bejelentési eljárásnak világosnak, hozzáférhetőnek és bizalmasnak kell lennie. Lehetővé kell tennie az intézmények és leányvállalataik számára a jogellenes cselekmények kivizsgálását. Ezzel együtt a bejelentő titoktartását és magánéletét mindig meg kell védeni.

Bár a bejelentési csatornák szabályozásának európai jogszabályi alapja van, az egyes országok külön szabályozzák ezeket a helyzeteket a vállalatcsoportok esetében, így egyes országokban a vállalatcsoport holdingjának kell jóváhagynia az általános belső bejelentési politikát.

A csoport különböző egységei közötti koordináció alapvető fontosságú annak biztosításához, hogy a belső bejelentéseket hatékonyan és következetesen kezeljék a csoport valamennyi vállalatánál. A vállalatcsoportnak minden esetben figyelembe kell vennie a következő szempontokat a belső bejelentések megfelelő kezelése érdekében.

Hogyan kell kezelni a Whistleblower-panaszokat a vállalatcsoportoknál?

Közös irányelvek és eljárások: A csoport valamennyi vállalata számára előnyös, ha közös politikákat és eljárásokat fogad el a belső bejelentésekkel kapcsolatban. Ez biztosítja a bejelentések kezelésének és feldolgozásának egységességét.

Központosított koordináció: Fontolja meg egy központi koordinációs szerv létrehozását a csoporton belüli panaszok felügyeletére. Ez különösen hasznos lehet nagy és diverzifikált vállalatcsoportok esetében.

Belső kommunikáció: A belső kommunikáció kulcsfontosságú. Ezért a csoport valamennyi vállalatának alkalmazottainak tisztában kell lenniük a jelentési csatornákkal és azzal, hogy a jelentéseket hogyan kezelik.

Titoktartás és adatvédelem: Függetlenül attól, hogy ki irányítja a bejelentési eljárásokat, a bejelentést úgy kell végrehajtani, hogy a bejelentő anonimitása és a bejelentett tények bizalmas jellege biztosított legyen.

A vállalatcsoporton belüli belső bejelentések kezelése kritikus fontosságú eleme az üzleti etika és az átláthatóság előmozdításának. Ez különösen igaz a különböző országokban lévő irodákkal rendelkező csoportok esetében. A koordináció alapvető fontosságú a csoport valamennyi vállalatánál a következetes és hatékony irányítás biztosítása érdekében.