La mise en place d’un canal interne pour les plaintes des dénonciateurs joue un rôle clé dans la promotion de l’éthique des affaires et de la transparence au sein des organisations. Dans un groupe d’entreprises, où différentes sociétés collaborent et partagent des ressources, la gestion adéquate des dénonciations internes devient encore plus cruciale.

Les structures organisationnelles peuvent être complexes, avec de multiples entités opérant sous l’égide d’un holding. Une telle situation peut accroître la probabilité d’activités irrégulières ou frauduleuses. Une procédure de dénonciation interne efficace doit être claire, accessible et confidentielle. Elle doit permettre aux institutions et à leurs filiales d’enquêter sur les actes illégaux. En outre, la confidentialité et la vie privée du dénonciateur doivent toujours être préservées.

Bien que la réglementation des canaux de dénonciation repose sur une base législative européenne, chaque pays réglemente spécifiquement ces situations dans les groupes de sociétés, de sorte que dans certains pays, c’est la société holding d’un groupe de sociétés qui doit approuver une politique générale de dénonciation interne.

La coordination entre les différentes entités d’un groupe est essentielle pour garantir une gestion efficace et cohérente des dénonciations internes dans toutes les sociétés du groupe. En tout état de cause, un groupe d’entreprises doit tenir compte des aspects suivants pour gérer correctement les dénonciations internes.

Comment gérer les plaintes des dénonciateurs dans les groupes d’entreprises ?

Politiques et procédures communes : Toutes les entreprises du groupe ont intérêt à adopter des politiques et des procédures communes en matière de dénonciation interne. Cela garantit l’uniformité de la gestion et du traitement des dénonciations.

Coordination centralisée : Envisager la création d’une entité de coordination centralisée chargée de superviser les plaintes internes dans l’ensemble du groupe. Cela peut s’avérer particulièrement utile pour les groupes d’entreprises importants et diversifiés.

Communication interne : La communication interne est essentielle. Par conséquent, les employés de toutes les sociétés du groupe doivent connaître les canaux de signalement et la manière dont leurs signalements seront gérés.

Confidentialité et respect de la vie privée : Quelle que soit la personne qui gère les procédures de dénonciation, celles-ci doivent être menées de manière à garantir l’anonymat du dénonciateur et la confidentialité des faits rapportés.

La gestion des dénonciations internes au sein d’un groupe d’entreprises est un élément essentiel de la promotion de l’éthique des affaires et de la transparence. Ceci est particulièrement vrai pour les groupes ayant des bureaux dans différents pays. La coordination est essentielle pour assurer une gestion cohérente et efficace dans toutes les sociétés du groupe.