La loi 2/2023, du 20 février, régissant la protection des personnes qui signalent des violations de la réglementation et la lutte contre la corruption, connue sous le nom de « loi sur la dénonciation« , établit dans la première section de l’article 10 quelles entités du secteur privé sont obligées de mettre en œuvre un système de dénonciation interne (entreprises comptant 50 employés ou plus, partis politiques, syndicats, organisations d’entreprises, entre autres).

D’autre part, le deuxième paragraphe du même article stipule que les entreprises qui ne sont pas liées par l’obligation imposée au premier paragraphe de l’article 10 peuvent établir leur propre système d’information, pour autant qu’elles respectent les dispositions de la loi.
Pour ces entreprises, il existe un large éventail de formats pour mettre en œuvre leurs canaux de signalement : plateforme web, courrier, téléphone, boîte aux lettres, ou même par l’intermédiaire d’une personne choisie pour traiter ce type de signalement. Tous doivent cependant respecter certaines exigences minimales, imposées par la loi.

canal des dénonciateurs

Quelles sont les exigences du canal de réclamation ?

Information: La procédure de traitement des plaintes doit être clairement définie. Déterminez la personne chargée de traiter les plaintes et les étapes à suivre dans chacune des procédures de plainte au moyen d’un protocole.

Il est recommandé à toutes les entreprises intéressées de mettre en place plusieurs canaux de dénonciation, afin que les travailleurs puissent signaler des irrégularités par écrit ou oralement, en identifiant le modèle de système le plus approprié en fonction des circonstances propres à chaque entreprise.
En tout état de cause, si l’entreprise choisit de nommer un (ou plusieurs) responsable(s) interne(s) de la dénonciation, l’Autorité indépendante pour la protection des dénonciateurs doit être informée de sa (leur) nomination et de sa (leur) révocation. En outre, cette personne devra remplir certaines fonctions minimales, telles que l’envoi de notifications, le maintien de la communication avec le plaignant et la transmission des informations pertinentes au ministère public, dans le cas où ce qui a été signalé fait l’objet d’une plainte, entre autres tâches.

L’entreprise peut choisir de désigner un organe collégial pour gérer le canal de réclamation, mais elle doit choisir un employé pour gérer et traiter les communications avec cet organe, conformément au deuxième paragraphe de l’article 8.

Accessibilité: le(s) canal(aux) de dénonciation doit(vent) être pleinement accessible(s) à tout travailleur, qu’il(s) travaille(nt) au bureau ou à domicile. Tous les travailleurs doivent avoir le même droit de signaler des irrégularités au sein de l’entreprise.

Quelles sont les autres exigences imposées au canal des plaintes ?

Communication: L’entreprise doit communiquer clairement aux employés qu’un canal de dénonciation a été mis en place, en précisant la procédure et la sécurité qu’elle garantira aux employés qui souhaitent utiliser le système.

Confidentialité et sécurité : la confidentialité et la protection du plaignant doivent être garanties à tout moment : au moment du dépôt de la plainte, ainsi que pendant le traitement et dans toute communication avec les organes ou autorités compétents. Toutes les données et informations fournies par le dénonciateur doivent être conservées de manière sûre et confidentielle à tout moment.

Il est recommandé d’utiliser plus d’un canal de signalement.

Il convient de noter que les filiales de groupes multinationaux ayant une activité commerciale en Espagne sont également tenues de respecter les mandats imposés par la première section de l’article 10 de la loi susmentionnée.

Il est recommandé à toutes les entreprises intéressées de mettre en place plusieurs canaux de dénonciation, afin que les travailleurs puissent signaler des irrégularités par écrit ou oralement, en identifiant le modèle de système le plus approprié en fonction des circonstances propres à chaque entreprise.

En tout état de cause, si l’entreprise choisit de nommer un (ou plusieurs) responsable(s) interne(s) de la dénonciation, l’Autorité indépendante pour la protection des dénonciateurs doit être informée de sa (leur) nomination et de sa (leur) révocation. En outre, cette personne devra remplir certaines fonctions minimales, telles que l’envoi de notifications, le maintien de la communication avec le plaignant et la transmission des informations pertinentes au ministère public, dans le cas où ce qui a été signalé fait l’objet d’une plainte, entre autres tâches.

L’entreprise peut choisir de désigner un organe collégial pour gérer le canal de réclamation, mais elle doit choisir un employé pour gérer et traiter les communications avec cet organe, conformément au deuxième paragraphe de l’article 8.