Comparaison des Portails de Signalement

Dejan Jasnič (écrit en anglais, traduit automatiquement)

Nous avons déjà écrit surles types de canaux de signalement les mieux adaptés aux besoins de votre entreprise. Dans cette série de blogs, nous examinons de plus près ces deux types de portails de dénonciation. Nous comparons les avantages et les inconvénients de la dénonciation par courrier ordinaire et d’une boîte aux lettres interne pour signaler les actes répréhensibles.

Risques de la dénonciation par courrier ordinaire

Dans la pratique, le signalement par courrier ordinaire est beaucoup moins répandu que le signalement par d’autres canaux.

Lors de la mise en place d’un tel canal, des instructions claires doivent être communiquées aux dénonciateurs potentiels concernant l’adresse à laquelle leur lettre de signalement doit être adressée et si une indication supplémentaire doit être incluse à côté de l’adresse (par exemple : « Signalement – Ne pas ouvrir ! »).

En outre, un processus doit être défini sur la manière dont ces rapports sont reçus et distribués au sein de l’organisation afin de garantir leur confidentialité et leur intégrité.

Qu'en est-il des portails de dénonciation dans les boîtes aux lettres internes ?

Lorsque les boîtes aux lettres internes sont utilisées comme canal de signalement, l’anonymat et la confidentialité de leur utilisation doivent être pris en compte.

Par conséquent, ces boîtes aux lettres ne doivent pas se trouver dans le champ de vision d’une caméra de sécurité, ni être placées dans des endroits où la fréquence est élevée ou à la vue d’autres employés

Qu’est-ce que la perspective Européenne en matière de signalement ?

 

La directive de l’UE stipule que les canaux de réception des rapports doivent être conçus, établis et exploités de manière sécurisée afin de garantir la protection de la confidentialité de l’identité du dénonciateur et de tout tiers mentionné dans le rapport, et d’en empêcher l’accès à des membres du personnel non autorisés.

 

Les canaux de communication internes doivent permettre de rendre compte par écrit ou oralement, ou les deux. Le signalement oral est possible par téléphone ou par d’autres systèmes de messagerie vocale et, à la demande de la personne concernée, par le biais d’une rencontre physique dans un délai raisonnable.

 

Lorsqu’un signalement est effectué en personne, l’organisation est tenue de s’assurer, sous réserve du consentement du dénonciateur, que des comptes rendus complets et précis de la réunion sont conservés sous une forme durable et récupérable. La réunion peut être documentée soit par un enregistrement de la conversation, soit par un procès-verbal précis de la réunion. Lorsqu’un signalement est effectué en personne, l’organisation est tenue de s’assurer, sous réserve du consentement du dénonciateur, que des comptes rendus complets et précis de la réunion sont conservés sous une forme durable et récupérable. Des dispositions similaires s’appliquent également lorsque des transcriptions de rapports reçus par le biais de lignes téléphoniques enregistrées ou d’un autre système de messagerie vocale enregistré sont préparées, ou lorsqu’une conversation avec un dénonciateur par le biais d’une ligne téléphonique non enregistrée ou d’un autre système de messagerie vocale non enregistré est documentée par un procès-verbal.

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