Sisäisen kanavan käyttöönotto väärinkäytösten ilmoittamista koskevia valituksia varten on avainasemassa edistettäessä liiketoiminnan etiikkaa ja avoimuutta organisaatioissa. Yrityskonsernissa, jossa eri yritykset tekevät yhteistyötä ja jakavat resursseja, sisäisten ilmiantojen asianmukainen hallinnointi on entistäkin tärkeämpää.

Organisaatiorakenteet voivat olla monimutkaisia, ja holdingyhtiön alaisuudessa voi toimia useita yksiköitä. Tällainen tilanne voi lisätä epäasianmukaisen tai petollisen toiminnan todennäköisyyttä. Tehokkaan sisäisen ilmiantomenettelyn olisi oltava selkeä, helposti saatavilla ja luottamuksellinen. Sen pitäisi antaa toimielimille ja niiden tytäryhtiöille mahdollisuus tutkia laittomia toimia. Tämän lisäksi ilmiantajan luottamuksellisuus ja yksityisyys olisi aina turvattava.

Vaikka ilmiantokanavia koskeva sääntely perustuu eurooppalaiseen lainsäädäntöön, kukin maa sääntelee erityisesti näitä tilanteita yritysryhmissä, joten joissakin maissa yritysryhmän holdingyhtiön on hyväksyttävä yleinen sisäinen ilmiantopolitiikka.

Konsernin eri yksiköiden välinen koordinointi on olennaisen tärkeää sen varmistamiseksi, että sisäisiä ilmiantoja koskevia valituksia käsitellään tehokkaasti ja johdonmukaisesti kaikissa konserniyhtiöissä. Yritysryhmän olisi joka tapauksessa otettava huomioon seuraavat näkökohdat sisäisen ilmiannon asianmukaisen hallinnoinnin kannalta.

Miten whistleblower-valituksia tulisi hallinnoida yritysryhmissä?

Yhteiset toimintatavat ja menettelyt: On hyödyllistä, että kaikki konserniyhtiöt ottavat käyttöön yhteiset toimintatavat ja menettelyt sisäistä ilmiantoa varten. Näin varmistetaan yhdenmukaisuus ilmiantoja koskevien valitusten hallinnoinnissa ja käsittelyssä.

Keskitetty koordinointi: Harkitse keskitetyn koordinointiyksikön perustamista valvomaan sisäisiä valituksia koko konsernissa. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä suurissa ja monialaisissa konserneissa.

Sisäinen viestintä: Sisäinen viestintä on avainasemassa. Siksi kaikkien konserniyhtiöiden työntekijöiden olisi oltava tietoisia raportointikanavista ja siitä, miten heidän raporttejaan käsitellään.

Luottamuksellisuus ja yksityisyys: Riippumatta siitä, kuka hallinnoi ilmiantomenettelyjä, ilmiantaminen on toteutettava tavalla, joka takaa ilmiantajan nimettömyyden ja ilmoitettujen tosiseikkojen luottamuksellisuuden.

Sisäisten ilmiantojen hallinnointi konsernissa on kriittinen tekijä liiketoiminnan etiikan ja avoimuuden edistämisessä. Tämä pätee erityisesti konserneissa, joilla on toimistoja eri maissa. Koordinointi on olennaisen tärkeää johdonmukaisen ja tehokkaan hallinnoinnin varmistamiseksi kaikissa konserniyhtiöissä.