Mikä on EU:n ilmiantajadirektiivi?

16. joulukuuta 2019 tuli voimaan EU:n direktiivi unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta. Jäsenvaltioiden on saatettava direktiivi osaksi kansallista lainsäädäntöään 17. joulukuuta 2021 mennessä.

Direktiivin soveltamisala on valtava. Se sääntelee asiaa koko mantereella, jossa asuu 450 miljoonaa kansalaista ja 22,5 miljoonaa pk-yritystä. Erityisesti monet niistä ovat sellaisia, joihin direktiivi vaikuttaa suoraan.

Direktiivissä edellytetään, että oikeussubjektit perustavat sisäiset raportointikanavat ja sisäiset menettelyt raporttien vastaanottamista ja seurantaa varten. Seuraavassa on joitakin tärkeimpiä käytännön toimijoille suunnattuja ajatuksia.

Yleiset kynnysarvot ovat 50 työntekijää ja/tai 10 000 asukasta. EU:n ilmiantajadirektiiviä sovelletaan yksityisen sektorin oikeushenkilöihin, joilla on vähintään 50 työntekijää. Joillakin aloilla tätä kynnysarvoa ei sovelleta lainkaan, ja sisäiset kanavat ovat pakollisia työvoiman määrästä riippumatta.

Julkisella sektorilla sisäistä raportointikanavaa koskeva vaatimus koskee kaikkia oikeushenkilöitä. Lisäksi on kuitenkin otettava huomioon kansallinen lainsäädäntö, sillä jäsenvaltiot voivat tehdä poikkeuksia . Tästä yleissäännöstä. Toisin sanoen ne voivat vapauttaa alle 10 000 asukkaan tai alle 50 työntekijän kunnat. sekä muut julkisen sektorin yksiköt, joissa on alle 50 työntekijää.

Mitkä ovat ilmiantokanavan vaatimukset?

Raportointikanavan olisi mahdollistettava raportointi kirjallisesti tai suullisesti tai molemmilla tavoilla. Jokainen vastaanotettu ilmoitus on kirjattava. Raportoivan henkilön olisi voitava pyytää fyysistä tapaamista henkilöstön jäsenten kanssa kohtuullisessa ajassa. Kokous voidaan dokumentoida joko tallentamalla keskustelu pysyvään ja palautettavaan muotoon. Tai kertomuksen käsittelystä vastaavien henkilöstön jäsenten laatiman tarkan kokouspöytäkirjan avulla.

Raportoivalle henkilölle on annettava mahdollisuus tarkistaa, oikaista ja hyväksyä tiedot. Kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan. Samanlaisia säännöksiä sovelletaan muiden puhelimitse tai muiden puheviestijärjestelmien välityksellä annettujen suullisten ilmoitusten tallentamiseen. Raportin säilytysaika riippuu siitä, mikä on tarpeen ja oikeasuhteista direktiivin noudattamiseksi. Tai unionin lainsäädäntöä tai kansallista lainsäädäntöä.

Pitääkö sisäisten ilmiantajakanavien olla yleisön saatavilla?

Sisäisen raportointikanavan on oltava yhteisön työntekijöiden käytettävissä.
EU:n ilmiantodirektiivissä ei edellytetä, että ilmiantoportaali olisi julkinen myös muille henkilöille (esim. tavarantoimittajille, alihankkijoille jne.), jotka voivat ilmoittaa rikkomuksia koskevista tiedoista. Jälkimmäiset voivat kuitenkin milloin tahansa toimittaa raporttinsa ulkoisten raportointikanavien kautta. Näiden käyttö ei edellytä sisäisten raportointikanavien käyttöä.

Entä anonyymi ilmianto?

Ilmiantajia koskevassa laissa ei ole yleistä velvoitetta hyväksyä ja seurata nimettömiä ilmoituksia rikkomuksista. Jäsenvaltiot voivat vapaasti päättää, ottavatko ne tällaisen vaatimuksen käyttöön kansallisessa lainsäädännössään vai eivät. Päätös hyväksyä ja seurata vain sellaisia ilmoituksia, joissa ilmoittavien henkilöiden henkilöllisyys on julkistettu, voi kuitenkin osoittautua haastavaksi. Tunnistamisen varmistusmenetelmät ovat nimittäin rajalliset ja muodostavat ylimääräisen esteen ilmiantajalle.

Tällainen lähestymistapa ei myöskään ole parhaiden käytäntöjen mukainen. Ei ole järkevää olla hyväksymättä ilmoitusta vain siksi, että se on tehty nimettömänä ja riippumatta sen sisällöstä. Usein nimettömänä pysyminen saattaa olla paras ja itse asiassa ainoa suoja ilmoittajalle kostoa vastaan.

Voidaanko ilmiantajan henkilöllisyys paljastaa?

Ilmoittavan henkilön henkilöllisyys voidaan paljastaa ainoastaan tämän nimenomaisella suostumuksella tai silloin, kun tietojen luovuttaminen on välttämätöntä ja oikeasuhteista unionin tai kansallisen lainsäädännön nojalla.

Raportointikanavan on varmistettava, että raportoivan henkilön ja raportissa mainittujen kolmansien osapuolten henkilöllisyys on luottamuksellinen ja että henkilökunta, jolla ei ole siihen lupaa, ei pääse siihen käsiksi.

Ilmoittavan henkilön henkilöllisyyttä ei saa paljastaa muille kuin valtuutetulle henkilöstölle ilman tämän nimenomaista suostumusta tai silloin, kun tietojen luovuttaminen on välttämätöntä ja oikeasuhteista unionin tai kansallisen lainsäädännön nojalla. Viimeksi mainitusta on ilmoitettava ilmoittavalle henkilölle ennen tietojen luovuttamista, elleivät nämä tiedot vaarantaisi asiaan liittyviä tutkimuksia tai oikeudenkäyntejä. Sama salassapitovelvollisuus koskee myös kaikkia muita tietoja, joista voidaan suoraan tai epäsuorasti päätellä tiedonantajan henkilöllisyys.

Mitkä ovat EU:n ilmiantajadirektiivin edellyttämät menettelyt?

Oikeushenkilöiden on otettava käyttöön menettelyt sisäistä raportointia ja niiden huolellista seurantaa varten. Tietojen on oltava selkeitä ja helposti saatavilla.

Ilmoittavan henkilön henkilöllisyys voidaan paljastaa ainoastaan tämän nimenomaisella suostumuksella tai silloin, kun tietojen luovuttaminen on välttämätöntä ja oikeasuhteista unionin tai kansallisen lainsäädännön nojalla.

Raportointikanavan on varmistettava, että raportoivan henkilön ja raportissa mainittujen kolmansien osapuolten henkilöllisyys on luottamuksellinen ja että henkilökunta, jolla ei ole siihen lupaa, ei pääse siihen käsiksi.

Menettelyt Näin ollen on säänneltävä itse raportointia sekä toimia, joihin raportin vastaanottaja ryhtyy arvioidakseen raportissa esitettyjen väitteiden paikkansapitävyyttä ja tarvittaessa puuttuakseen raportoituun rikkomukseen, mukaan lukien sisäinen tutkinta, tutkinta, syytteeseenpano, varojen takaisinperintä tai menettelyn lopettaminen.

Whistleblowing-lainsäädännön mukaan sisäisten raportointikanavien käyttöä koskevien tietojen ja menettelyjen, joita noudatetaan raportoitaessa ulkoisesti toimivaltaisille viranomaisille, on oltava selkeitä ja helposti saatavilla.

Kenen pitäisi käsitellä ilmiantajaraportteja ja mitä pätevyyksiä vaaditaan?

EU:n ilmiantodirektiivin mukaan ilmoitukset voidaan käsitellä sisäisesti tai kolmannen osapuolen toimesta. riippumattomuus ja eturistiriitojen puuttuminen on varmistettava. Sisäisten raportointikanavien käyttöä varten on nimettävä henkilö tai osasto.

Jälkimmäiseen kuuluu raporttien vastaanottaminen ja yhteydenpito raportoivaan henkilöön. Lisäksi on velvollisuus pyytää lisätietoja ja antaa palautetta raportoivalle henkilölle.

Tämä tehtävä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille, kuten ulkopuolisille lakimiehille, ulkoisten raportointialustojen tarjoajille, asianajotoimistoille, tilintarkastajille, työntekijöiden edustajille ja muille vastaaville.

On olennaisen tärkeää, että näillä kolmannen osapuolen palveluntarjoajilla on tehokkaat takeet ja takeet riippumattomuudesta, luottamuksellisuudesta, tietosuojasta ja salassapidosta. Raportin seurannasta vastaa yleensä nimetty, pätevä ja puolueeton henkilö tai yksikkö. Tämä henkilö tai osasto voi olla sama yksikkö, joka käyttää raportointikanavaa.

Erityisnimitys riippuu kunkin organisaation koosta ja rakenteesta. On kuitenkin ratkaisevan tärkeää, että tässä roolissa varmistetaan riippumattomuus ja eturistiriitojen puuttuminen. Tällaiset tehtävät siirretään usein sellaisille henkilöille kuin compliance- tai henkilöstöpäällikkö, rehellisyysvastaava, lakiasioista tai yksityisyyden suojasta vastaava henkilö, talouspäällikkö, tilintarkastuspäällikkö tai hallituksen jäsen. Erityisesti yksityiset oikeushenkilöt, joilla on 50-249 työntekijää, voivat jakaa resursseja ilmoitusten vastaanottamiseen ja myöhempiin tutkimuksiin.

Milloin ja mitä ilmoittajalle on ilmoitettava EU:n ilmiantajadirektiivin mukaisesti?

EU:n ilmiantajadirektiivin mukaan ilmoittajalle on ilmoitettava ilmoituksen vastaanottamisesta 7 päivän kuluessa ja annettava palaute viimeistään 3 kuukauden kuluttua. Ilmoituksen vastaanottamisesta on annettava ilmoitusvelvolliselle kuittaus seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta. Tästä velvollisuudesta ei ole poikkeusta, mutta ulkoisessa raportoinnissa toimivaltainen viranomainen voi jättää tällaisen vahvistuksen antamatta, jos raportoiva henkilö sitä nimenomaisesti pyytää tai jos se perustellusti uskoo, että se vaarantaisi raportoivan henkilön henkilöllisyyden suojan.

Sisäisissä menettelyissä on määriteltävä kohtuullinen aika palautteen antamiselle raportoivalle henkilölle. Tämä ei saa ylittää kolmea kuukautta vastaanottovahvistuksen vastaanottamisesta tai edellä mainitun seitsemän päivän määräajan päättymisestä.

Palautteessa on ilmoitettava raportoivalle henkilölle suunnitelluista tai toteutetuista jatkotoimista ja niiden perusteista. Jos asianmukaisia toimia ei toteuteta tämän ajan kuluessa, ilmoitusvelvollinen voi julkistaa rikkomuksen ja saada silti suojaa vastatoimia vastaan ilmiantolain nojalla. Seurannan asianmukaisuus on luonnollisesti oikeudellinen vaatimus, ja sen arviointi riippuu kunkin tapauksen olosuhteista ja niiden sääntöjen luonteesta, joita on ilmoitettu rikotun.

Ei ole määritetty määräaikaa, jonka kuluessa yksikön on saatettava seurantatoimet päätökseen. Mitä kauemmin ne kuitenkin kestävät, sitä todennäköisempää on, että mahdollisia toimia pidetään epäasianmukaisina, mikä motivoi raportoivaa henkilöä käyttämään ulkoisia raportointikanavia tai julkistamaan rikkomuksen.

Toisin kuin ulkoisessa raportoinnissa, raportoivalle henkilölle ei ole nimenomaista velvollisuutta ilmoittaa raportin perusteella käynnistettyjen tutkimusten lopputulosta.

Tietoja Trustysta

Trusty on johtavien asiantuntijoiden rakentama compliance-alusta, joka tukee yrityksiä niiden compliance-matkalla. Se tarjoaa pk-yrityksille maksuttomia ilmiantoratkaisuja ja laajan valikoiman välittömiä ja kohtuuhintaisia vaatimustenmukaisuuden hallintaratkaisuja.

esimerkki sääntöjen noudattamista koskevasta politiikasta

Lue lisää


Ilmainen ratkaisu

Trusty Free
Ilmainen nimetön ilmoituskanava

EU:n Whistleblower-direktiivin ja Yhdysvaltojen whistleblower-lainsäädännön luotettava noudattaminen.

Välittömästi käytössä. Vakuutus. Ei komplikaatioita.


Hanki Trusty Free!

Voit myös rekisteröityä Trustyyn suoraan WordPressin kautta:

wordpressin ilmiantajan vihjelinja