La puesta en marcha de un canal interno para las denuncias de irregularidades desempeña un papel clave en la promoción de la ética empresarial y la transparencia en las organizaciones. En un grupo de sociedades, donde diversas empresas colaboran y comparten recursos, la gestión adecuada de las denuncias internas se vuelve aún más crucial.

Las estructuras organizativas pueden ser complejas, con múltiples entidades operando bajo una entidad holding. Una situación así puede aumentar la probabilidad de actividades indebidas o fraudulentas. Un procedimiento interno eficaz de denuncia de irregularidades debe ser claro, accesible y confidencial. Debe permitir a las instituciones y a sus filiales investigar los actos ilícitos. Junto a esto, siempre se debe salvaguardar la confidencialidad y la privacidad del denunciante.

Si bien la regulación de los canales de denuncias tiene una base legislativa europea, cada país regula específicamente estas situaciones en grupos de sociedades, por lo que, en algunos países es la sociedad dominante de un grupo de empresas quien tiene que aprobar una política general de gestión de denuncias internas.

La coordinación entre las distintas entidades de un grupo es esencial para garantizar que las denuncias internas se gestionan de forma eficaz y coherente en todas las empresas del grupo. En cualquier caso, un grupo de empresas debe tener en cuenta los siguientes aspectos para la correcta gestión de las denuncias internas.

¿Cómo deben gestionarse las denuncias de los denunciantes en los grupos de empresas?

Políticas y Procedimientos Comunes: es beneficioso que todas las empresas del grupo adopten políticas y procedimientos comunes para las denuncias internas. Esto garantiza uniformidad en la gestión y el tratamiento de las denuncias.

Coordinación Centralizada: considerar la posibilidad de establecer un órgano de coordinación centralizado que supervise las denuncias internas en todo el grupo. Esto puede ser particularmente útil en grupos de sociedades grandes y diversificados.

Comunicación Interna: la comunicación interna es clave. Por lo tanto, los empleados de todas las empresas del grupo deben conocer los canales de información y cómo se gestionarán sus informes.

Confidencialidad y privacidad: Independientemente de quién gestione los procedimientos de denuncia de irregularidades, ésta debe realizarse de forma que se garantice el anonimato del denunciante y la confidencialidad de los hechos denunciados.

La gestión de las denuncias internas dentro de un grupo empresarial es un elemento fundamental para promover la ética y la transparencia en los negocios. Esto es especialmente cierto en los grupos con oficinas en diferentes países. La coordinación es esencial para garantizar una gestión consistente y eficiente en todas las empresas del grupo.