Η εσωτερική διαδικασία καταγγελίας σε μια εταιρεία είναι ένας κρίσιμος μηχανισμός για τον εντοπισμό και την αντιμετώπιση παραπτωμάτων, απάτης ή ηθικών παραβιάσεων. Η νομοθεσία περί καταγγελιών ορίζει σαφείς κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο οι οργανισμοί πρέπει να χειρίζονται τις καταγγελίες και, εντός αυτού του πλαισίου, τα ανώτερα στελέχη και οι διευθυντές διαδραματίζουν βασικό ρόλο στη διερεύνηση αυτών των ισχυρισμών.

Συζητάμε παρακάτω τα χαρακτηριστικά που θα πρέπει να καθοδηγούν κάθε ανώτερο στέλεχος μιας εταιρείας όταν προκύπτει ένας εσωτερικός ισχυρισμός περί καταγγελίας:

δωρεάν λογισμικό καταγγελίας

Trusty Δωρεάν λογισμικό Whistleblower

Δέσμευση και λογοδοσία

Τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη και οι διευθυντές είναι υπεύθυνοι για την καθοδήγηση και την εποπτεία της διερεύνησης των εσωτερικών καταγγελιών σε μια εταιρεία, διασφαλίζοντας ότι αυτή διεξάγεται με αμερόληπτο και διαφανή τρόπο. Η δέσμευσή τους στην ηθική και την ακεραιότητα καθίσταται ακόμη πιο ζωτικής σημασίας σε αυτή τη διαδικασία, καθώς δίνουν τον τόνο στην κορυφή και αποτελούν πρότυπο της αναμενόμενης συμπεριφοράς για τον υπόλοιπο οργανισμό.

Σεβασμός στη διαδικασία έρευνας

Η ευρωπαϊκή οδηγία για τις καταγγελίες τονίζει τη σημασία μιας δομημένης και αποτελεσματικής διαδικασίας για τη διερεύνηση των εσωτερικών καταγγελιών. Τα ανώτερα στελέχη και οι διευθυντές θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι υπάρχουν σαφείς διαδικασίες για την παραλαβή, την αξιολόγηση και την αντιμετώπιση των καταγγελιών με εμπιστευτικό τρόπο. Αυτό προϋποθέτει τη δημιουργία μιας ικανής ομάδας διερεύνησης και την κατάλληλη διάθεση πόρων (είτε για τη χρηματοδότηση ειδικών πλατφορμών για τη διαχείριση του διαύλου καταγγελιών, για παράδειγμα).

Προστασία των πληροφοριοδοτών

Ένα από τα βασικά ζητήματα είναι η προστασία των πληροφοριοδοτών. Τα ανώτερα στελέχη και οι διευθυντές θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι υπάρχουν μέτρα για την προστασία των πληροφοριοδοτών, αποφεύγοντας τα αντίποινα και εξασφαλίζοντας την ανωνυμία τους, όπου είναι δυνατόν. Η δημιουργία ενός ασφαλούς περιβάλλοντος για την καταγγελία είναι απαραίτητη για την προώθηση της διαφάνειας και της λογοδοσίας.

Συνεργασία με τις αρμόδιες αρχές

Σε περιπτώσεις που απαιτείται η παρέμβαση εξωτερικών αρχών, η ανώτερη διοίκηση θα πρέπει να συνεργάζεται πλήρως μαζί τους. Οι ευρωπαϊκοί κανονισμοί για την καταγγελία καταγγελιών καθιερώνουν έντονα την ανάγκη συνεργασίας με τις αρμόδιες αρχές, διασφαλίζοντας ότι οι σχετικές πληροφορίες κοινοποιούνται εγκαίρως και πλήρως και ότι οι πληροφορίες αυτές δεν καταφέρνουν να διαρρεύσουν τόσο εντός όσο και εκτός της εταιρείας.

Διαφανής επικοινωνία

Η διαφανής επικοινωνία είναι απαραίτητη καθ’ όλη τη διάρκεια της διαδικασίας έρευνας. Τα ανώτερα στελέχη και οι διευθυντές θα πρέπει να ενημερώνουν τα ενδιαφερόμενα μέρη για την πρόοδο της έρευνας χωρίς να διακυβεύεται η ακεραιότητά της. Η αποτελεσματική επικοινωνία συμβάλλει στη διατήρηση της εμπιστοσύνης τόσο εσωτερικά όσο και εξωτερικά και καταδεικνύει τη δέσμευση της εταιρείας για υπευθυνότητα.

Εφαρμογή των κατάλληλων μέτρων για την περίπτωση

Μετά την ολοκλήρωση της έρευνας, τα ανώτερα στελέχη και οι διευθυντές θα πρέπει να λάβουν αποτελεσματικά διορθωτικά μέτρα. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει πειθαρχικές κυρώσεις, αλλαγές στις εσωτερικές πολιτικές ή ακόμη και προσαρμογές στην οργανωτική κουλτούρα. Ο κανονισμός για την καταγγελία τονίζει την ανάγκη να ενεργούμε αναλογικά και δίκαια, λαμβάνοντας υπόψη τις ειδικές περιστάσεις κάθε περίπτωσης.

Εσωτερική κουλτούρα συμμόρφωσης

Η ανώτερη διοίκηση έχει την ευθύνη να καλλιεργήσει μια συνεχή κουλτούρα συμμόρφωσης στην εταιρεία. Αυτό περιλαμβάνει την εφαρμογή προγραμμάτων κατάρτισης, την περιοδική αναθεώρηση των πολιτικών και την προώθηση των ηθικών αξιών. Μια ισχυρή κουλτούρα συμμόρφωσης όχι μόνο προλαμβάνει τα παραπτώματα, αλλά και ενισχύει την ανθεκτικότητα του οργανισμού σε ενδεχόμενες ηθικές προκλήσεις.

Αποκτήστε το δωρεάν λογισμικό μας για καταγγέλλοντες