Η εφαρμογή ενός εσωτερικού διαύλου για τις καταγγελίες των πληροφοριοδοτών διαδραματίζει καθοριστικό ρόλο στην προώθηση της επιχειρηματικής δεοντολογίας και της διαφάνειας στους οργανισμούς. Σε έναν εταιρικό όμιλο, όπου διάφορες εταιρείες συνεργάζονται και μοιράζονται πόρους, η ορθή διαχείριση της εσωτερικής καταγγελίας αποκτά ακόμη μεγαλύτερη σημασία.

Οι οργανωτικές δομές μπορεί να είναι πολύπλοκες, με πολλαπλές οντότητες που λειτουργούν κάτω από μια οντότητα χαρτοφυλακίου. Μια τέτοια κατάσταση μπορεί να αυξήσει την πιθανότητα αθέμιτων ή δόλιων δραστηριοτήτων. Μια αποτελεσματική εσωτερική διαδικασία καταγγελίας πρέπει να είναι σαφής, προσβάσιμη και εμπιστευτική. Θα πρέπει να επιτρέπει στα ιδρύματα και τις θυγατρικές τους να διερευνούν παράνομες πράξεις. Παράλληλα, θα πρέπει πάντα να διασφαλίζεται η εμπιστευτικότητα και η ιδιωτική ζωή του πληροφοριοδότη.

Αν και η ρύθμιση των διαύλων καταγγελίας έχει ευρωπαϊκή νομοθετική βάση, κάθε χώρα ρυθμίζει ειδικά αυτές τις καταστάσεις σε ομίλους εταιρειών, έτσι ώστε σε ορισμένες χώρες η εταιρεία χαρτοφυλακίου ενός ομίλου εταιρειών είναι αυτή που πρέπει να εγκρίνει μια γενική εσωτερική πολιτική καταγγελίας.

Ο συντονισμός μεταξύ των διαφόρων οντοτήτων ενός ομίλου είναι απαραίτητος για να διασφαλιστεί ότι οι εσωτερικές καταγγελίες καταγγελίας διαχειρίζονται αποτελεσματικά και με συνέπεια σε όλες τις εταιρείες του ομίλου. Σε κάθε περίπτωση, ένας όμιλος εταιρειών θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τις ακόλουθες πτυχές για τη σωστή διαχείριση της εσωτερικής καταγγελίας.

Πώς θα πρέπει να διαχειρίζονται οι καταγγελίες των πληροφοριοδοτών σε ομίλους εταιρειών;

Κοινές πολιτικές και διαδικασίες: Είναι επωφελές για όλες τις εταιρείες του ομίλου να υιοθετήσουν κοινές πολιτικές και διαδικασίες για την εσωτερική καταγγελία. Με τον τρόπο αυτό διασφαλίζεται η ομοιομορφία στη διαχείριση και επεξεργασία των καταγγελιών καταγγελίας.

Κεντρικός συντονισμός: Εξετάστε το ενδεχόμενο δημιουργίας μιας κεντρικής συντονιστικής οντότητας για την εποπτεία των εσωτερικών καταγγελιών σε ολόκληρο τον όμιλο. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε μεγάλους και διαφοροποιημένους εταιρικούς ομίλους.

Εσωτερική επικοινωνία: Εσωτερική επικοινωνία είναι το κλειδί. Ως εκ τούτου, οι εργαζόμενοι σε όλες τις εταιρείες του ομίλου θα πρέπει να γνωρίζουν τα κανάλια αναφοράς και τον τρόπο διαχείρισης των αναφορών τους.

Εμπιστευτικότητα και ιδιωτικότητα: Ανεξάρτητα από το ποιος διαχειρίζεται τις διαδικασίες καταγγελίας, η καταγγελία πρέπει να διεξάγεται με τρόπο που να διασφαλίζει την ανωνυμία του καταγγέλλοντος και την εμπιστευτικότητα των αναφερόμενων γεγονότων.

Η διαχείριση των εσωτερικών καταγγελιών εντός ενός εταιρικού ομίλου αποτελεί κρίσιμο στοιχείο για την προώθηση της επιχειρηματικής δεοντολογίας και της διαφάνειας. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για ομίλους με γραφεία σε διαφορετικές χώρες. Ο συντονισμός είναι απαραίτητος για τη διασφάλιση της συνεπούς και αποτελεσματικής διαχείρισης σε όλες τις εταιρείες του ομίλου.